Affärssystem: Vad är det och vilka system finns på marknaden?

Affärssystem ser olika ut beroende på vilken bransch du jobbar i eller vilka funktioner som är viktiga för ditt företag. Generellt brukar vi sammanfatta affärssystem som ett verktyg för att integrera olika funktioner i ett enda system. Affärssystem kan därför ses som ett sätt att stödja snabbare beslutsfattande och öka företags flexibilitet.

I den här artikeln går vi in närmare på vad ett affärssystem är, hur du väljer affärssystem, samt vilka olika system som finns på svenska marknaden.

Vad är ett affärssystem?

Affärssystem är ett brett begrepp som kan betyda olika saker. I många sammanhang används den engelska termen ERP (Enterprise Resource Planning),  men sanningen är att detta endast omfattar komplexa system för större organisationer. Enklare affärssystem för mindre komplexa företag omfattas därför inte av detta begrepp.

I grunden används ett affärssystem för att samla olika funktioner i ett gemensamt system. Alla system bygger på en central databas som stödjer processer inom olika delar av verksamheten, till exempel HR, orderhantering, CRM och redovisning.

Systemet kan också kopplas ihop med andra program, som e-handelsplattformar, bokföringssystem eller HR-system. Det minskar manuellt arbete, minimerar fel och ger bättre kontroll. Huvudsyftet är att effektivisera processer och ge en tydlig överblick över hela verksamheten, vilket gör det lättare att hitta förbättringsmöjligheter, förenkla rapportering och ta bättre beslut. 
 

Vilka funktioner ska ett affärssystem innehålla?

Innan affärssystem slog igenom så var det vanligt att ha ett system för varje enskild verksamhetsdel. Till exempel kunde ett företag ha ett CRM, ett lönesystem, ett system för rapportering, osv. Poängen med dagens moderna affärssystem är att alla dessa olika system ska kunna prata med varandra obehindrat. Det är i stort sett det ni behöver utgå från när ni ska välja vilka funktioner ert nya system ska ha.

Moderna affärssystem är den nya generationens lösningar som använder avancerad teknik, såsom Internet of Things (IoT) och Fintech. De möjliggör bland annat uppkoppling av hårdvaruenheter inom verksamheten och smidigare integration med banker, vilket skapar nya möjligheter för automation och datahantering.

Väljer ni ett modernt affärssystem så kan leverantören allt som oftast anpassa systemet efter era unika behov och förutsättningar. De riktigt avancerade affärssystemen på marknaden har nästan obegränsade möjligheter när det kommer till vilka funktioner det kan integrera.

• Tillverkning: ERP-system kan inkludera produktionsstyrning, leveranskedjeoptimering och kvalitetskontroll.
• E-handel: Affärssystem kan integreras med e-handelsplattformar för att automatisera orderflöden och kundhantering.
• Offentlig sektor: System kan utvecklas för att uppfylla säkerhetskrav och hantera stora datamängder effektivt.

Lista: Vanliga funktioner i ett affärssystem

• Ekonomihantering
• Bokföring
• Inköp
• Tillverkning
• Försörjningskedja
• Orderläggning
• Lagerhantering
• Inventeringskontroll
• Logistik och leverans
   

Läs mer om affärsystemet Microsoft Dynamics 365 här.

Hur skiljer sig ett affärssystem från ett ekonomisystem?

Ett affärssystem är mer omfattande än ett ekonomisystem. Till skillnad från ekonomisystem behöver ditt affärssystem kunna integreras med alla delar i företaget. Ekonomisystemet behöver i sin tur bara kunna prata med de delar som har med företagets ekonomi att göra.

Är det främst ett system för företagets ekonomiavdelning man är ute efter så blir det ofta billigare att välja ett regelrätt ekonomisystem. Dock finns det många fördelar med att integrera ekonomi, lager, ordrar, HR och alla andra avdelningar inom verksamheten.

Exempel på förbättringar av affärsprocesser genom affärssystem: 

• Effektivare lagerhantering: Automatiserade system kan förutspå efterfrågan och optimera inköp, vilket minskar onödigt lagersaldo och kapacitetsproblem.
• Bättre kundrelationer: CRM-funktioner hjälper till att hantera och analysera kunddata, vilket förbättrar service och försäljning.
• Automatiserad fakturering och betalning: Affärssystem kan integreras med bokföringsprogram för att automatisera fakturor och förfallodatum.
• Snabbare beslutsfattande: Realtidsanalyser och datainsikter hjälper ledningen att fatta informerade beslut baserade på aktuell information.
• Förenklad efterlevnad av regelverk: System kan automatisera rapportering och efterlevnad av branschspecifika krav och lagar.
• Minskade driftskostnader: Genom att optimera resurser och minska manuella arbetsuppgifter kan företag spara pengar på lång sikt.

Vad är viktigt att tänka på innan man väljer affärssystem?

 Att införa, eller byta, affärssystem är en stor investering som kommer att påverka hela verksamheten under många år framöver. Därför är det viktigt att göra noggrann research innan man bestämmer sig för en viss leverantör. De fyra viktigaste punkterna ni som beställare bör ha koll på är funktioner, kostnader, flexibilitet och support.

Funktioner

För att ni ska bli nöjda med ert val av affärssystem krävs det att systemet är anpassat efter er bransch och era behov. Det finns ingen mening i att betala dyra månadskostnader för funktioner ni aldrig kommer ha användning för.

Inför val av affärssystem är det därför viktigt att ha en klar bild över vad systemet måste kunna hantera, i vilken omfattning uppgifter ska skötas automatiskt, samt hur mycket ni vill göra själva.
Kartlägg därför vilka processer som ni tror skulle vara mest lönsamma att överlåta åt ert affärssystem och gör en plan kring vilka funktioner som ni troligtvis kommer att behöva i framtiden.
 

Kostnader

Givetvis är det också viktigt att kontrollera hur mycket ert affärssystem kommer att kosta i längden. Att välja ett nytt affärssystem innebär för de flesta företag en stor kostnad, det är därför viktigt att ni har en så tydlig bild över kostnadsläget som möjligt innan ni skriver ett flerårigt avtal med er leverantör.

Hur ser upplägget ut? Vilka kostnader kan tillkomma? Kommer det bli dyrt att lägga till nya funktioner, medarbetare, eller extra lagringsutrymme? Genom att ställa dessa frågor till leverantören kan ni försäkra er om att det inte kommer några tråkiga överraskningar som äventyrar er budget.
 

Flexibilitet

Är ni ett snabbt växande företag som planerar att utöka er verksamhet med nya tjänster eller till nya marknader? I så fall har ni med största sannolikhet behov av ett flexibelt system som snabbt kan anpassas efter era nya förutsättningar.

Innan ni väljer system är det därför viktigt att ni analyserat era framtidsplaner för att säkerställa att leverantören kan tillgodose era behov. Systemet måste vara framtidssäkert och kapabelt att utvecklas i takt med att marknaden förändras. 
 

Support

Att skaffa ett affärssystem är som sagt en stor investering som kommer att involvera alla delar av er verksamhet. Det är därför helt nödvändigt att supporten fungerar bra och finns tillgänglig när ni behöver den. Inom support och underhåll finns en del saker som du som beställare bör vara extra uppmärksam på, nämligen vad som faktiskt ingår i avtalet och vad som inte gör det. Bland de saker som du kan komma att faktureras för finns till exempel:

• Support
• Implementering av systemet
• Service & underhåll
• Uppdateringar
• Utbildning

Många leverantörer erbjuder en helhetslösning där alla ovanstående tjänster ingår, men för säkerhets skull råder vi er alltid att läsa igenom villkoren noga innan ni skriver avtal.

När du har undersökt era behov, jämfört olika affärssystem, tagit del av andras erfarenheter och testat systemen, är du redo att göra ett val och börja använda affärssystemet.

Steg-för-steg-guide för implementering av affärssystem

Att implementera ett affärssystem är en omfattande process som kräver noggrann planering för att säkerställa en smidig övergång. Nedan följer de viktigaste stegen för en framgångsrik implementering.

1. Behovsanalys: Identifiera verksamhetens behov och krav på systemet.
2. Marknadsundersökning: Jämför olika affärssystem och leverantörer.
3. Kravspecifikation: Dokumentera funktioner och integrationer som krävs.
4. Systemval och testning: Utvärdera och provkör valda system.
5. Implementeringsplan: Skapa en tydlig tidsplan för systeminförandet.
6. Utbildning av personal: Säkerställ att medarbetarna vet hur systemet används.
7. Driftsättning: Inför systemet i verksamheten och övervaka prestanda.
8. Uppföljning och justering: Justera och förbättra systemet efter behov.

Vid införandet av ett nytt affärssystem uppstår ofta förändringar i rutiner och arbetssätt. Det gör  att ett starkt engagemang från ledning och medarbetare är viktigt för att uppnå ett lyckat resultat. En tydlig förändringshanteringsstrategi och en välplanerad implementering kan bidra till en smidig övergång och minimera produktionsstörningar.Vad kostar ett affärssystem?

Priset på affärssystem varierar beroende på hur avancerat system du väljer. Vissa system har en engångsavgift för licens, medan andra har en månadskostnad. Det finns också system som kombinerar en grundavgift med extra kostnader för specifika funktioner.

Priset påverkas till exempel av hur många som ska använda systemet, hur mycket det behöver anpassas och om du väljer en molnbaserad eller lokalt installerad lösning.

Det är också viktigt att tänka på tiden och resurserna som krävs för att utbilda medarbetare och implementera systemet. Även om uppstartskostnaden kan vara hög, kan ett bra affärssystem spara tid och pengar på lång sikt.

För att förstå den verkliga kostnaden, fundera på hur mycket effektivare ert arbete kan bli och vad ni kan tjäna på att investera i rätt system. Ju mer du vet om olika system och era egna behov, desto tydligare blir bilden av vad det kostar och vad ditt företag får tillbaka.

Vad kostar ett affärssystem?

Priset på affärssystem varierar beroende på hur avancerat system ni väljer. Vissa system har en engångsavgift för licens, medan andra har en månadskostnad. Det finns också system som kombinerar en grundavgift med extra kostnader för specifika funktioner.

Priset påverkas till exempel av hur många som ska använda systemet, hur mycket det behöver anpassas och om ni väljer en molnbaserad eller lokalt installerad lösning.

Det är också viktigt att tänka på tiden och resurserna som krävs för att utbilda medarbetare och implementera systemet. Även om uppstartskostnaden kan vara hög, kan ett bra affärssystem spara tid och pengar på lång sikt.

För att förstå den verkliga kostnaden, fundera på hur mycket effektivare ert arbete kan bli och vad ni kan tjäna på att investera i rätt system. Ju mer ni vet om olika system och era egna behov, desto tydligare blir bilden av vad det kostar och vad ditt företag får tillbaka.

Vilka affärsystem finns det?

Utbudet av affärssystem och ERP har bokstavligen exploderat de senaste 10 åren och utgör idag den största systemkategorin. Bara i Sverige finns det över 60 olika leverantörer av affärssystemslösningar – för såväl specifika sektorer som för ett bredare urval av verksamheter. När ni ska välja ett nytt affärssystem bör ni dels kolla efter vilka system som är standard inom er bransch, men också vilka lösningar som passar ert företags storlek och behov. Här nedan har vi listat några olika typer av affärs- och ERP-system för olika typer av verksamheter.

Affärssystem för småföretag

Småföretag har inte sällan små marginaler att lägga på investeringar och utveckling. Det är därför viktigt att välja ett system som klarar av uppdraget, samtidigt som det behöver rymmas inom budgeten. För småföretag kan det därför vara smart att välja ett affärssystem som täcker de delar av verksamheten där det görmest nytta. Efterhand som omsättningen växer kan man sedan investera i fler funktioner. På detta sätt kan ni växa organiskt tillsammans med ert affärssystem och distribuera pengarna dit behoven är som störst.

Bland småföretag är system som ger ökad kontroll över ekonomin det som efterfrågas mest. Därför kan det vara smart att börja med en liten systemlösning som kan byggas på med fler moduler i takt med att företaget växer. För detta ändamål är molnbaserade affärssystem många gånger överlägsna lokala system, då dessa snabbt kan upp- och nedgraderas efter behov.

Det finns många affärssystem som riktar sig särskilt till små- och medelstora företag, till exempel Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Molnbaserade affärssystem

Molnbaserade affärssystem lagrar all data online, vilket gör det möjligt att nå information från vilken enhet som helst. Utvecklingen har gått snabbt, och idag finns få hinder för att driva hela verksamheten via webblösningar. Säkerheten är ofta högre än i lokala system, samtidigt som kostnaderna vanligtvis är lägre.

Systemen bygger på en färdig plattform som kan anpassas efter företagets behov. För den som vill kan standardfunktionerna räcka långt, och support samt löpande uppdateringar ingår ofta i priset.

Ytterligare en fördel med ett molnbaserat ERP är den snabba utvecklingen inom analys och BI (Business Intelligence). Tack vare att plattformarna hela tiden uppgraderas med kraftfullare verktyg kan företag ta del av fler skarpa insikter, snabbare. Ju fler insikter man har desto lättare och snabbare går det att fatta viktiga beslut.

Det finns idag många Saas-företag som erbjuder molnbaserade systemlösningar för företag av alla storlekar.

På CGI kan vi erbjuda specialanpassade lösningar av Microsoft Dynamics 365 och NetSuite, med flera. 
 

Affärssystem för e-handel

För att en e-handel ska blomstra krävs att allt från lagerhantering till fakturering går som på räls. I takt med att e-handeln ökat har det kommit många affärssystem specifikt utvecklade för försäljning på nätet. E-handeln är en bransch i ständig förändring vilket betyder att behovet av insikter och analys är extra stort.

En viktig faktor när det kommer till affärssystem för e-handel är att systemet ska kunna integreras med e-handelsplattformen. Genom att integrera system och plattform kan ditt företag få tillgång till värdefulla data, identifiera nya affärsmöjligheter och snabbt anpassa er verksamhet och era processer efter dessa. Enformiga arbetsuppgifter som att skicka ut orderbekräftelser, fakturera och optimera leveransprocesser och inköp kan i många fall automatiseras, vilket snabbar på processerna i en bransch där snabba beslut ofta är avgörande.

Bland de populäraste affärssystemen för e-handel hittar vi Raindance, Dynamics 365 Business Central och NetSuite.

Resursplaneringssystem för storföretag

För att ett företag ska fungera effektivt krävs samordning och synkronisering, särskilt i stora organisationer. Oavsett marknader eller antal anställda måste information kunna flöda fritt. Med ett ERP-system knyts alla delar av verksamheten ihop – från ekonomi, HR och försäljning till logistik, lager och IT.

Systemet ger bättre överblick, underlättar beslut och investeringar, samt gör det möjligt att ta fram mer precisa prognoser och rapporter. All data samlad på ett ställe förenklar också IT:s arbete med säkerhet och regelverk, som GDPR.

Alltså, ett effektivt affärssystem är idag avgörande för att kunna konkurrera globalt, och valet av leverantör är därför kritiskt. 

Läs mer om affärssystem för stora företag i vår blogg Vad är ERP?.

Verksamhetssystem för offentlig sektor

En partner för digitalisering av offentlig sektor

För att spela upp den här videon, aktivera statistikcookies. Google/YouTube kan komma att behandla dina uppgifter - Läs mer.

Inom socialtjänst, vård och omsorg och andra verksamheter inom offentlig sektor är säkerheten alltid högsta prioritet. Samtidigt finns det krav på att information ska kunna skickas och mottas utan hinder. För att denna ekvation ska gå ihop krävs ett säkert verksamhetssystem, som samtidigt är lätt för alla att förstå och använda. CGI:s verksamhetssystem Treserva är ett heltäckande system för såväl administration som personal och patienter och används idag i hela 30% av Sveriges kommuner.

Med stora mängder känslig data och mycket personal (varav många saknar datorvana) gäller det att minimera den mänskliga faktorn genom automatiserade och självinstruerande processer. Med Treserva ges personalen möjlighet att arbeta mobilt, oberoende av var de befinner sig. Samtidigt förbättras patientupplevelsen genom smarta e-tjänster som kan anpassas efter verksamhetens unika behov.

Intresserad av att veta mer om Treserva och verksamhetssystem inom vård och omsorg? Se vår video “En partner för digitalisering av offentlig sektor”.

Affärystem och säkerhet

Att samla all kärnverksamhet och information i ett och samma system ställer förstås höga krav på säkerheten. Detta gäller dels säkerhet mot externa hot som dataintrång och virus m.m. men också att minimera inre risker såsom olaglig användning av systemet eller att obehöriga får tillgång till information. Det är alltså inte bara teknisk säkerhet som är viktigt utan också organisatorisk säkerhet.

Vilken nivå av säkerhet man behöver beror mycket på hur ert system är uppbyggt. Har ni ett lokalt affärssystem med fysiska servrar i ert kontor så bör det finnas tydliga rutiner på vem som ska ha tillgång till dessa. Detsamma gäller kring vilka som ska ha tillgång till vilken information och behörighet i systemet. Vidare måste det även finnas rutiner kring lösenord (hur dessa ska konstrueras och hur ofta de ska bytas ut), samt att användarna genomför uppdateringar regelbundet.

Att jobba med identitets- och behörighetshantering (IAM) är med andra ord en förutsättning för ett stabilt och säkert affärssystem.

Använder ni ett molnbaserat affärssystem så är era servrar placerade i stora, övervakade serverhallar. Men detta innebär inte att ert ERP är skyddade från intrång. Även här utgör den mänskliga faktorn den avgjort största risken. För att hålla en hög säkerhetsnivå inom ert affärssystem krävs hög lösenordshygien, samt flerfaktorsautentiering (till exempel tvåstegsverifiering). Detta innebär oftast att en medarbetare först loggar in med sina inloggningsuppgifter, för att sedan verifiera sin identitet via en mobiltelefon eller annan enhet. På så sätt försvårar ni för eventuella hackers och obehöriga användare att ta del av era företagshemligheter.

I vissa fall kan säkerheten behöva stärkas ytterligare. Är ni ett stort företag med många anställda så kan det vara nödvändigt att bygga eller anlita ett Security Operations Center (SOC).

Varför behöver mitt företag ett affärssystem? 

Ett affärssystem är mer än bara ett verktyg – det binder ihop hela företaget. Istället för att varje avdelning jobbar med separata system kan ni samla ekonomi, lager, försäljning, HR och andra funktioner på ett ställe. Det gör vardagen enklare för medarbetarna, minskar risken för fel och sparar tid på repetitiva arbetsuppgifter.

För ledningen ger systemet en tydlig överblick över verksamheten i realtid. På så sätt kan ni lättare se var det finns flaskhalsar, identifiera nya möjligheter och planera för framtiden. Dessutom blir det enklare att följa regelverk och branschkrav, samtidigt som ni kan växa utan att processerna kraschar. 
 

Vill ni ha hjälp att välja rätt affärssystem?

Att införa eller byta affärssystem är ett lika delar komplext som tidskrävande projekt. På CGI hjälper vi er hitta rätt lösning för er verksamhet, baserat på er bransch och era behov. Vi arbetar med modern integration och skräddarsydda tjänster för att optimera varje del av er organisation. 

I dagsläget kan vi erbjuda unika lösningar av marknadens ledande affärssystem och ERP, som till exempel:

• SAP S/4HANA
• Microsoft Dynamics 365
• NetSuite
• IFS
• Infor M3
• Raindance
• M.fl.

Till dig som vill arbeta med affärssystem

Vill du jobba med affärssystem och utveckla effektiva IT-lösningar? Inom områden som IT-projektledning och affärssystem samt IT-design för affärssystem och ekonomi finns stora möjligheter att kombinera teknik, analys och verksamhetsutveckling.

Genom att arbeta med affärssystem och tjänstedesign kan du optimera företagsprocesser och skapa användarvänliga lösningar som stödjer affärsbeslut och effektivisering. Dessutom är efterfrågan på denna kompetens hög, vilket kan ge en konkurrenskraftig lön och goda karriärmöjligheter.

Vanliga frågor och svar

Vilket affärssystem är bäst?

Det finns inget universellt “bäst” affärssystem – det som passar ett företag kan vara fel för ett annat. Det viktiga är att systemet matchar era behov, processer och framtidsplaner.

När ni ska välja system bör ni tänka på:

• Funktioner: Klarar systemet av era kritiska processer, som ekonomi, lager, försäljning och HR? Tänk också på framtida behov.
• Flexibilitet: Kan systemet växa och anpassas efter nya krav? Molnlösningar är ofta mer flexibla än lokala system.
• Användarvänlighet: Är systemet enkelt att använda och integrera med andra verktyg?
• Support och uppdateringar: Erbjuder leverantören support, utbildning och löpande uppdateringar?

Alltså, det bästa affärssystemet är det som stödjer ert företag idag och kan växa med er i framtiden. Många börjar med ett standardiserat system och lägger sedan till branschspecifika funktioner eller integrationer, vilket ger både kostnadseffektivitet och skräddarsydd funktionalitet.

Varför ska man byta affärssystem?

Att byta affärssystem kan ge ditt företag bättre kontroll, effektivare processer och möjlighet att växa. Moderna system erbjuder realtidsdata, automatisering, bättre integrationer och högre säkerhet. Ett nytt affärssystem gör det enklare att fatta snabba beslut, minska manuellt arbete och anpassa verksamheten efter framtida behov. Dessutom kan ett modernare system ge bättre användarupplevelse för medarbetarna och stödja nya digitala tjänster som stärker kundrelationer och konkurrenskraft.

Hur fungerar AI-automation i affärssystem?

AI-automation i affärssystem innebär att artificiell intelligens används för att automatisera och optimera olika processer i verksamheten. Systemet kan exempelvis analysera stora datamängder, förutsäga efterfrågan, identifiera ineffektiviteter och föreslå åtgärder – allt i realtid.

Vanliga användningsområden är:

• Automatiserad fakturahantering: Systemet läser, matchar och bokför fakturor utan manuellt arbete.
• Prediktiv lagerstyrning: AI förutser försäljningsvolymer och optimerar inköp och lagerhållning.
• Kundanalys och CRM: AI identifierar mönster i kunddata och föreslår uppföljningar eller kampanjer.
• Effektivisering av arbetsflöden: Uppgifter som tidigare krävde manuell handpåläggning kan automatiseras, vilket frigör tid för strategiskt arbete.