Vad är ett ERP-system?

ERP står för Enterprise Resource Planning och är ett affärssystem som knyter samman alla verksamhetsområden och all information inom ett företag. Namnet till trots används systemet av företag och organisationer av alla storlekar. I den här guiden ska vi gå in på vad ett ERP faktiskt är och hur det kan hjälpa dig att effektivisera och förbättra din verksamhet.

Vad är ett ERP-system?

ERP står för Enterprise Resource Planning och är ett affärssystem som knyter samman alla verksamhetsområden och all information inom ett företag. Namnet till trots används systemet av företag och organisationer av alla storlekar. I den här guiden ska vi gå in på vad ett ERP faktiskt är och hur det kan hjälpa dig att effektivisera och förbättra din verksamhet.

Vad är Enterprise Resource Planning (ERP)?

Oavsett bransch eller bolagsform står de flesta företag inför liknande utmaningar – att driva projekt där personal, resurser och information från olika delar av organisationen behöver samverka. När viktig information är utspridd i flera system som inte kan kommunicera med varandra blir arbetet ofta både tidskrävande och ineffektivt. Det är här ERP kommer in i bilden.

ERP är i grunden ett affärssystem som samlar företagets data i en gemensam, central databas. På så sätt får hela organisationen tillgång till samma information, i realtid och utan onödiga hinder.

Ett ERP-system kan bland annat hjälpa företag att:

• Samla och strukturera data från hela verksamheten
• Automatisera återkommande processer
• Ge bättre underlag för analys, rapportering och beslutsfattande
• Säkerställa interna kontroller och spårbarhet

I praktiken används ERP ofta för att koppla samman funktioner som:

• Ekonomi och redovisning
• HR och personaladministration
• Supply chain management (SCM)
• CRM (kundrelationer)
• IT och systemstöd

Vilka delar som ingår varierar dock. De flesta ERP-lösningar är modulbaserade och anpassas efter företagets specifika behov – det är alltså verksamheten själv som väljer vilka funktioner som ska ingå.

I större organisationer är det vanligt att olika avdelningar utvecklar egna arbetssätt och system. Det kan leda till att information lagras på olika sätt, i olika format och på olika platser. Resultatet blir ofta motstridiga uppgifter, svåråtkomlig information och begränsade möjligheter till analys och rapportering.

Ett ERP-system löser detta genom att samla all data på ett och samma ställe och koppla samman teknik, människor och processer. Det ger både chefer och medarbetare bättre överblick över hela verksamheten – något som i sin tur skapar bättre samarbete, effektivare arbetsflöden och bättre beslut.

Vad står ERP för?

ERP står för Enterprise Resource Planning, vilket på svenska ofta översätts till affärssystem eller resursplaneringssystem.

Varför behövs ERP-system?

ERP är idag en grundförutsättning för företag som vill nyttja sina resurser på ett klokt och hållbart sätt. Systemet hjälper chefer och företagsledare att optimera sina tillgångar och resurser, vare sig det handlar om personal eller finansiellt kapital. Systemet kan också bidra till att effektivisera processer inom kärnverksamheten och minska kostnader – utan att kvaliteten blir lidande.

ERP är dock inte bara ett kraftfullt verktyg för företagsledningar. Det kan i lika stor grad användas för planering och koordinering inom olika delar av verksamheten. Har du till exempel en e-handel så kan systemet användas för att kolla lagerstatus och kundorderlistor, vilka sedan kan jämföras med inköpsordrar och beräknad framtida efterfrågan. På detta sätt kan man effektivt avstyra felaktiga inköp och tillgodose kundernas efterfrågan, innan lagerhyllorna gapar tomma (eller för den delen, är fyllda av varor som ingen vill ha).

Ett ERP hjälper på så vis till att underlätta beslutsfattningen och kommunikationen över hela företaget. Genom möjligheten att hämta relevanta insikter från olika delar av verksamheten kan medarbetare vägledas att ta rätt beslut i rätt tid. Vidare stärks allt från samarbete till kunskapsdelning över organisationen.

Genom att all data samlas i en och samma källa kan ett ERP också göra avancerade analyser och rapporter. Ohanterliga mängder information kan i systemets “händer” omvandlas till modeller och diagram som tydligt visar trender och framtida affärsmöjligheter. Just ERP:s förmåga att assistera affärsutvecklingen är en av dess största fördelar.

Hur är ett ERP-system uppbyggt?

Det finns en stor mängd ERP-system på marknaden idag, var och ett med sina unika funktioner. Dock finns det vissa saker som alla dessa system har gemensamt. De är nämligen uppbyggda på i stort sett samma sätt.

Dagens ERP-system fungerar genom att de använder en standardiserad datastruktur. Detta betyder att den data som en avdelning tillför systemet omedelbart blir tillgänglig för samtliga behöriga användare inom företaget. Den gemensamma strukturen bidrar på så sätt till att hålla alla berörda parter uppdaterade med samma information.

Bäst resultat blir det om systemet har enskilda moduler för varje större verksamhetsområde, samt att en snabb inmatning av korrekt och relevant data kan säkerställas.

Företag som använder sig av många olika system kan i de flesta fall integrera dessa i sitt ERP och på så sätt automatisera infödet av information från olika datakällor. Informationen blir sedan tillgänglig för alla inom organisationen, vilket i sin tur leder till effektivare processer och arbetsflöden.

Hur används moduler i ett ERP-system?

Ett ERP-system består av olika moduler, där varje modul är anpassad för ett specifikt verksamhetsområde. Vanliga områden som får en egen modul är bland andra ekonomi, lagerhantering och inköp. Vilka moduler ditt system har beror på vad ditt företag jobbar med.

Modulen har till uppgift att fungera som ett “undersystem” till ERP:en och förser personalen inom den enskilda avdelningen med de transaktioner och den information de behöver för att utföra sitt jobb. Modulen är i sin tur kopplad till det överordnade ERP-systemet, till vilket den skickar korrekt information som delas med alla andra verksamhetsområden.

 

Vanliga typer av moduler inom ett ERP 

Ekonomi och redovisning:

För de allra flesta företag är ekonomi-modulen den viktigaste komponenten i ERP-systemet. Denna modul gör allt från att spåra transaktioner och sköta bokföringen till att samla in viktiga uppgifter, såsom kundreskontra och leverantörsreskontra. En bra ekonomi-modul bör dessutom kunna sammanställa rapporter, automatisera efterlevnad av regler och minimera finansiella risker, med mera.

Inköp

Med denna modul kan företag hantera inköp av tjänster, material och komponenter som behövs för att producera egna produkter och tjänster. Tack vare automatiseringsfunktioner kan modulen sköta stora delar av inköpsprocessen själv, inklusive moment som att begära in offerter, lägga upp avtal, med mera. Genom tillämpad AI kan modulen även se till att inköpen motsvarar efterfrågan och snabbt anpassa inköpsvolymerna.

Tillverkning

En tillverkningsprocess består oftast av många olika delmoment. Genom denna modul kan företag koordinera alla steg i processen och säkerställa att produktionstakten motsvarar marknadens efterfrågan. I denna modul finns vanligen funktioner för planering av materialbehov och produktion, samt verktyg för kvalitetsstyrning, m.m.

CRM

I modulen för Customer relationship management (CRM) samlas all kommunikation som företaget har med sina kunder, från alla steg i försäljningsprocessen. Här finns till exempel data från orderhantering, fakturering, support och mycket annat. Med denna data kan modulen ta fram insikter som hjälper försäljnings- och marknadsföringsteam att öka försäljningen, skapa framgångsrika kampanjer, förbättra kundservice och generera leads, bland mycket annat.

Supply Chain Management

Med en SCM-modul kan du effektivisera och automatisera stora delar av din lagerhantering och försörjningskedja. I denna modul finns ofta funktioner för att spåra hur varor och föremål rör sig genom verksamhetens olika områden. Den hjälper också till med allt från lagerstatus i realtid, optimering av transport och logistik och andra viktiga processer.

Läs mer: Hur ditt ERP bidrar till att hantera snabba förändringar i försörjningskedjan

HR

I de flesta ERP-system finns en modul för personaladministration och HR. Dessa moduler är ofta utrustade med funktioner för registrering av närvaro och arbetstid, samt löneadministration. I avancerade HR-moduler (HRM) finns även möjlighet att mäta anställdas utveckling och göra detaljerade analyser över hur olika avdelningar, team och individer presterar. 

Orderhantering

Med modulen för orderhantering får du en tydlig överblick över alla kundordrar som kommer in till företaget. Verktyget låter dig prioritera och hantera olika ordrar, samtidigt som du kan spåra hur ordern hanteras i olika steg. Genom denna modul kan du till exempel korta ner leveranstider och på så sätt öka kundnöjdheten.

Övriga moduler

Eftersom alla branscher utvecklar sina egna ERP-system finns det ett nästintill oändligt antal moduler att välja från. När du ska välja ut moduler till ditt ERP bör du därför utgå från ditt företags egna behov och framtidsplaner.

Hur kan ERP göra mitt företag mer framgångsrikt?

Rätt ERP-system kan göra stor skillnad för ett företag. Det hjälper dig att:

• Identifiera områden som behöver förbättras
• Upptäcka nya möjligheter för tillväxt
• Fatta snabbare och bättre beslut

Ju fler delar av företaget som använder systemet, desto fler insikter och risker kan upptäckas i tid.

ERP förenklar och effektiviserar arbetet för alla, från chefer till lagerarbetare. Systemet kan till exempel:

• Analysera produktivitet, materialåtgång och besparingsmöjligheter
• Upptäcka förändringar i kundbeteenden och marknaden
• Automatisera tidskrävande uppgifter som fakturering, orderhantering och bokföring

Varje företag har sina egna prioriteringar, men ERP ger tydliga fördelar på flera viktiga områden.

7 viktiga fördelar med ett ERP-system

1. Beslut grundade i korrekt data

En av de främsta fördelarna med ett ERP är att systemet kan samla in och processa information från hela företaget i realtid. På så sätt slipper du duplicerad och motstridig information och kan basera dina beslut på data som du vet är korrekt och relevant. Genom tillgången till uppdaterad information, detaljerade rapporter och insikter kan du som företagsledare fatta bättre och mer välgrundade beslut.

Läs mer: Så kan ditt ERP-system göra dig mer datadriven

2. Obegränsad tillgång till uppdaterad information

Med all information samlad i en central databas behöver ingen längre ödsla värdefull arbetstid på att leta reda på rätt papper, mapp eller pärm. Med ERP har nämligen dina anställda alla data de behöver ett knapptryck bort. Detta innebär att en butikschef kan kolla aktuell status i ert centrallager via mobilen, samtidigt som en logistikchef kan logga in från lagret och göra prognoser för kommande månaders leveranser, på samma gång som en affärsutvecklare på huvudkontoret går igenom samma data för att hitta potentiella effektiviseringsområden i försörjningskedjan. Tack vare det ständiga flödet av korrekt och uppdaterad information från de olika avdelningarna snabbar man på processerna, samtidigt som man säkerställer att alla har tillgång till samma information.

3. Minskade kostnader

Det kanske största skälet till att företag skaffar ERP är för att spara pengar. ERP står ju för Enterprise Resourse Planning och det är just detta som systemet är till för – att använda hela företagets samlade resurser på det bästa och mest lönsamma sättet. Men ett ERP bidrar inte bara till att det blir lättare att upptäcka potentiella besparingsmöjligheter, det kan dessutom automatisera enformiga arbetsuppgifter och effektivisera arbetsflöden, med mera.

4. Stärkt cybersäkerhet

I takt med att cyberbrottslingarna blir skickligare höjs också kraven på att dina affärsdata är säkra . Oavsett företag eller bransch så utgör ERP-systemet verksamhetens hjärta där all affärskritisk och känslig information finns samlad. Genom att använda ett molnbaserat ERP från någon av de ledande leverantörerna kan du känna dig trygg i att dina data är väl skyddade. Dagens ERP-plattformar använder sig av revolutionerande säkerhetsprotokoll för att säkerställa att företagets uppgifter inte kommer obehöriga till del. Systemet ger större insyn och kontroll över alla delar av verksamheten, vilket gör det lättare att förutse och förebygga framtida risker och incidenter. I tillägg kan systemet genom automatiserade processer även se till att allt från dataskydd till integritetspolicys efterlevs enligt gällande regelverk.

5. Bättre insyn i olika arbetsprocesser

Genom att samla alla arbetsflöden, processer och tillhörande information i en databas kan anställda med rätt behörighet ta del av aktuell status och resursåtgång för olika projekt inom deras respektive arbetsfält. Genom den ökade insynen i verksamhetens arbetsflöden får chefer och projektledare ett kraftfullt verktyg till att nå uppsatta mål och förbättra sina resultat.

6. Ökad innovation

Innovation och kreativa lösningar är ett måste för varje företag som vill bli marknadsledande inom sin bransch. Med ett ERP-system får du tidigt insikter och analyser om stundande förändringar i marknaden, ändrade köpmönster och nya förutsättningar.

Med denna information blir det lättare att hitta innovativa lösningar och identifiera nya möjligheter för din verksamhet. Dessutom tillåter systemet att du själv integrerar egna lösningar som får just ditt företag att ligga steget före konkurrenterna. Även om ERP-systemet inte är kreativt i sig, så erbjuder det dig och dina kollegor alla möjligheter att vara det.

7. Mer flexibilitet och större anpassningsbarhet

Ett bra ERP-system ska inte bara möta de behov ditt företag har idag, utan även om 5-10 år. Jämfört med tidiga affärssystem är dagens moderna ERP-system mycket mer flexibla och agila när det kommer till att anpassa sig efter nya förutsättningar. I synnerhet molnbaserade lösningar är mycket flexibla och går att skala upp allteftersom företaget växer. Genom större flexibilitet och anpassningsbarhet står ditt företag väl rustade inför att möta framtidens utmaningar och möjligheter.

Olika typer av ERP-lösningar

Det finns ett antal olika metoder att implementera ERP i en verksamhet: lokal implementering, via molnet, eller genom någon form av hybrid-lösning. Vilken typ av implementering som lämpar sig bäst för ditt företag beror på vilka behov du vill att systemet ska tillgodose. Här nedan följer en kort redogörelse över de tre vanligaste typerna av ERP-implementering.

Ett lokalt ERP innebär att ni som företag har totalt ägandeskap över ert ERP-system. Servrarna som systemet körs på är oftast placerade på plats på ert kontor (vilket gör att denna form av implementering också kallas on-premise). När det kommer till on-premise ERP så ansvarar ni för allt från installation av hård- och mjukvara till underhåll, säkerhet, uppgraderingar och integrationer, m.m. Detta innebär att det måste finnas IT-personal inom verksamheten som har rätt kompetens för att styra alla delar av systemet. Lokala affärssystem har länge varit den dominerande typen av ERP, men börjar nu tappa mark gentemot molnbaserade lösningar.

 

 

Molnbaserad ERP innebär att systemet finns i molnet och nås via internet, antingen genom prenumeration eller licens. Det finns två huvudtyper: cloud hosting och äkta moln.

Med cloud hosting köper företaget en licens för att använda ett system som körs på en extern server. Data lagras i ett privat moln som bara företaget har åtkomst till. Fördelen är bättre kontroll och fler möjligheter till specialanpassningar, men det kräver mer arbete internt.

Äkta molnbaserade ERP-system, eller SaaS, sköts helt av leverantören, som hanterar servrar, programvara och uppgraderingar. Företaget betalar en prenumeration och får en standardplattform som kan anpassas efter behov. Eftersom systemet ofta delas mellan flera användare blir det enklare att hålla det säkert och uppdaterat, samtidigt som kostnader och arbete minskar.

Med lägre kostnader, enklare implementering och bättre skalbarhet är det inte konstigt att allt fler företag väljer molnbaserade ERP-system.

Hybrid-ERP är en lösning som kombinerar delar från både on-premise och molnbaserade ERP-system. Till exempel är det inte ovanligt för stora koncerner att ha ett lokalt ERP på moderbolaget som i sin tur integreras med dotterbolagens olika molnbaserade system. Det kan också röra sig om en vidareutveckling av ett äldre lokala affärssystem där vissa verksamhetsområden av olika anledningar styrs via molnbaserade moduler. Som vi nämnt tidigare så finns det ingen universallösning som passar alla typer företag, vilket gör att många väljer att utveckla sina egna ERP-system.  

 

Implementering av ERP

Att implementera ett nytt ERP-system i din verksamhet är ett omfattande projekt som kräver både noggrann planering, tålamod och rätt kompetens. För dig som vill ha full kontroll över hela implementeringsprocessen kan det vara smart att dela in implementering i olika delmoment.

Förberedelser, urval, utveckling och installation 

Börja med att definiera vad det nya systemet ska tillföra och samla medarbetare från olika delar av företaget för att identifiera förbättringsområden. Bestämmer ni er för att byta till ERP behöver ni sedan utvärdera olika lösningar, ta in offerter och välja den plattform som bäst passar verksamheten, både vad gäller prestanda och kostnad. När systemet är valt är det dags att anpassa det efter era processer, göra nödvändiga specialanpassningar och migrera data från befintliga system. Konfiguration och datamigrering kan göras internt eller med hjälp av externa IT-konsulter, beroende på implementeringsmodell.

Läs även: Hur du får ut det mesta och det bästa av ditt ERP och integration med övriga system.

För att implementationen ska bli lyckad är det viktigt att medarbetare tränas tidigt i systemets funktioner. Låt olika avdelningar testa systemet innan det tas i drift, så att användarvänlighet och effektivitet kan säkerställas. Testfasen hjälper även till att upptäcka och åtgärda fel innan fullskalig lansering. När systemet rullas ut kan det ske stegvis eller i hela verksamheten samtidigt, men räkna med att mindre justeringar kan behövas initialt.

När ERP-systemet är igång börjar den långsiktiga fasen av drift och underhåll. Säkerställ att medarbetare har tillgång till support och expertis vid behov. Hur uppdateringar, säkerhet och underhåll hanteras beror på implementeringsmodellen – molnlösningar sköts ofta av leverantören, medan on-premise kräver interna resurser. Löpande uppföljning och utvärdering av systemets prestanda är avgörande, och budget för drift och underhåll bör alltid avsättas, eftersom ett ERP-system är ett kontinuerligt utvecklingsprojekt.

Vad kostar ett ERP?

Vad kostar då ett ERP? Det beror förstås på en rad olika faktorer. För det första varierar priset mycket från leverantör till leverantör. I regel är en molnbaserad lösning billigare än ett lokalt ERP. Men detta är inte alltid fallet. Ett vanligt upplägg hos Saas-företagen är att man betalar för antalet användare. Har man då ett större företag så kan dessa användaravgifter snabbt bli till ganska ansenliga summor. I sådana fall kan det vara mer ekonomiskt motiverat att införskaffa en on premise-lösning utan begränsningar för hur många som kan använda systemet.

I en on premise-lösning är upplägget vanligtvis att först betala för mjuk- och hårdvara och implementering. Sedan tillkommer det kostnader för olika tilläggstjänster efter behov, som till exempel drift, underhåll, säkerhet och support, m.m.

Som tidigare nämnts så ingår de flesta av de här tilläggstjänsterna om ni valt en molnbaserad lösning. Dock kan det tillkomma andra kostnader, som till exempel anpassning och utveckling av nya moduler och funktioner.

I samband med att ni ska köpa in ett nytt system så är det viktigt att vara medveten om alla olika kostnader och vad den totala kostnaden kommer att bli i slutändan.

Hitta rätt lösning för ditt företag med CGI

På CGI hjälper vi våra kunder att hitta det bästa affärssystemen utifrån deras behov och bransch. Oavsett vilka utmaningar din verksamhet står inför så kan vi hitta en lösning som passar dina processer och budget.

Vi arbetar med de ledande ERP-systemen på marknaden och erbjuder modern integrering mellan system och applikationer , samt utveckling av funktioner – skräddarsydda utifrån era behov och önskemål.

I vår blogg om affärssystem kan du läsa mer om vilka ERP- och affärssystem som lämpar sig bäst för din bransch eller storlek. I videon nedan kan du se hur vi hjälpte Ovako att byta från föråldrade interna system till ett avancerat och agilt ERP.

Vanliga frågor och svar

Vad är skillnaden mellan ERP och affärsanalys?

ERP fokuserar på att styra och samordna företagets operativa processer, såsom ekonomi, inköp, lager och produktion. Affärsanalys (Business Intelligence/BI) handlar istället om att analysera data för att få insikter, identifiera mönster och stödja strategiska beslut. Kort sagt: ERP samlar in och hanterar data, medan affärsanalys använder datan för uppföljning, prognoser och beslutsstöd.

Vad betyder ERP-lösning?

En ERP-lösning är den samlade systemlösning som omfattar ett ERP-system tillsammans med tillhörande funktioner, anpassningar, integrationer och ibland även support och tjänster. Det innebär inte bara själva mjukvaran, utan hela upplägget som är anpassat för företagets behov och arbetssätt.

När lönar sig ERP för småföretag?

ERP lönar sig för småföretag när verksamheten börjar växa och manuella rutiner eller fristående system inte längre räcker till. Om ni lägger mycket tid på administration, hanterar samma data i flera system eller behöver bättre kontroll över ekonomi, lager eller orderflöden, kan ett ERP-system spara både tid och pengar. Molnbaserade ERP-lösningar gör det dessutom möjligt för småföretag att komma igång utan stora initiala investeringar.