POL

Varför välja POL lönesystem?

POL är ett erkänt stabilt system med funktioner för lönehantering utvecklade i enlighet med ett systematiskt säkerhetsarbete. Programsviten förnyas kontinuerligt utifrån lagkrav och marknadsbehov samt för ett optimalt utnyttjande av automatiserade processer och integrationer. Funktioner såsom rese- och tidrapportering, attest, ledighetsansökan, sjukanmälan med mera utvecklas löpande och görs tillgängliga för medarbetare och chefer via ett snyggt och lättanvänt webbgränssnitt.

Vill ni skapa en sömlös integration med företagets egna system kan utseendet på POL:s webbmodul också anpassas i enlighet med er grafiska profil.

Självservice – webbgränssnitt för medarbetare och chefer

Med hjälp av POL:s webbaserade självserviceportal kan chefer och medarbetare nå funktioner för olika typer av information och rapporteringar som ligger till grund för lönehanteringen. Alla självserviceapplikationer kan göras tillgängliga i responsivt läge, vilket betyder att de kan köras i en mobiltelefon eller på en surfplatta.

Det finns olika tekniska lösningar för åtkomst till självserviceportalen. Modulen kan t ex nås via enkelinloggning (single sign-on), via BankID, internet och/eller företagets intranät. Detta avgörs från fall till fall i samråd med dig som kund.

Tidrapportering

Här kan den anställde rapportera avvikande tid, t ex sjukfrånvaro, semester och övertid mot det personliga arbetstidsschemat. Rapporten läses in i lönesystemet efter attest av chef i Självservice.

Applikationen kan även ställas in för rapportering av arbetad tid och tid som lagts ner på ett annat kostnadsställe än hemkostnadsstället.

Reserapportering

Rapportering av ersättningsanspråk för inrikes och utrikes resor, representation, kilometerersättning och utlägg.

Inskannade kvitton kan läsas in och bifogas så att attestanten har alla dokument elektroniskt. Attest sker via Självservice attestfunktion.

Attest

Chefens verktyg för att attestera eller avslå en medarbetares avvikelserapport eller ersättningsanspråk. Vid behov kan attestbehörigheten via verktyget delegeras till annan medarbetare under en önskad period.

Lönerevision

Flödesstyrd applikation som stödjer hela lönesättningsprocessen. Personer som ska lönesättas förs över till Lönerevision där den lönesättande chefen hanterar sin egen delmängd av urvalet under den tid lönerevisionen pågår, inklusive simulering av olika utfall, generella påslag och sättning av den överenskomna lönen.

Söka/bevilja ledighet

Flödesstyrd applikation där den anställde ansöker om ledighet, t ex semester eller föräldraledighet. Ansökan skickas till chefen för godkännande eller avslag. Vid godkänd ledighet överförs informationen automatiskt till LA så att rätt lön beräknas i lönesystemet.

Medarbetaruppgifter

Information om den anställde såsom adressuppgifter, anställningsvillkor, kontaktuppgifter till närmast anhöriga etc. Medarbetaren ser sina egna data medan chefen ser informationen för alla medarbetare i sin grupp.

Personregisterutdrag

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har en anställd rätt att få information om vilka uppgifter som finns registrerade i företagets system. Med Personregisterutdrag kan den anställde själv skapa en rapport i pdf-format med de personuppgifter som finns lagrade om honom eller henne i lönesystemet.

Nyanställning/avslut

Processflöde där olika roller deltar i olika steg. Exempelvis kan chefen skapa nyanställningen och registrera viss grundläggande information för att sedan skicka ärendet vidare till nästa instans. Den sista instansen kan t ex vara HR som lägger sista handen vid registreringen, skriver ut anställningskontraktet och skickar nyanställningen till lönesystemet.

Lönespecifikation

Efter att en löneberäkning genomförts kan den anställde se sin lönespecifikation i POL Självservice för såväl aktuell period som tidigare perioder.

Rapporter

Gör det möjligt att via RAPP automatiskt generera och distribuera fördefinierade rapporter till önskade användare för visning på deras ”egna” självservicesidor.

Projektregister (bygg)

Del av POL:s systemlösning för bygglön. Här underhåller administratören de projekt som företagets anställda ska kunna rapportera tid på, t ex generella projektuppgifter, perioder för tidrapportering, ingående arbetslag, behörighetsgrupper, koppling till lönestatistikområden med mera.

Skräddarsy ditt lönesystem med hjälp av våra administrationsverktyg

För administratörerna – specialisterna – erbjuder vi ett applikationspaket i klient-/servermiljö som är åtkomligt via en webbaserad inloggningsportal.

CGI är personuppgiftsbiträde enligt GDPR och funktioner finns på plats i lönesystemet för att tillgodose radering och rättning av personuppgifter, utdrag av personuppgifter samt loggning när en användare av lönesystemet skapar, ändrar, tittar på eller tar bort en personuppgift.

Löneadministration (LA)

LA är löneadministratörens främsta verktyg. Här finns funktioner för underhåll av person- och anställningsinformation, schemaläggning, inläsning av filer från externa system, LAS-information, arbetsgivarintyg, lönekörning och mycket annat.

Systemadministration (SYS)

I SYS hanteras behörigheter till de olika POL-applikationerna (även Självservice) men även regelverk och parametrar som styr hur de olika applikationerna arbetar.

Försäkringsadministration (FS)

FS hjälper företagets försäkringsadministratör hantera och övervaka avsättning av pensionspremier för anställda enligt gällande kollektivavtal. Beroende på företagets pensionsplan finns FS tillgängligt i tre varianter - för ITP, BTP och PA16.

Resultatredovisning (EKO)

Möjlighet att utifrån lönekörningens resultattransaktioner skapa en fil till företagets ekonomisystem. I EKO skapas önskad konteringsautomatik innan överföringen till ekonomisystemet sker.

Rapportgenerator (RAPP)

Med RAPP kan du ta fram ett stort antal rapporter i olika utdataformat utifrån de data som finns i POL:s personaldatabas. Användarens behörighetsinställningar och en mängd filteringsmöjligheter styr vilken information som kan sammanställas.

Automatisk rapportdistribution (RAPP Auto)

Som ett tillval kan RAPP kompletteras med automatisk generering och distribution av rapporter till förutbestämda mottagare, via POL Självservice och/eller e-post.