Raindance – modernt affärssystem för ekonomistyrning

Varför välja Raindance - ekonomistyrning?

Affärssystemet Raindance erbjuder en digital och automatiserad helhetslösning för organisationers behov inom ekonomistyrning med allt från beställning till bokslut. Här ingår processer för effektiv ekonomistyrning; fakturering, betalning, beställning, kund- och leverantörsreskontra, inköp och e-handel, redovisning och bokslut samt budget, prognos, datalager och uppföljning. Tjänsten är framtidssäkrad med hög tillgänglighet, användarvänlig och flexibel då ni väljer och betalar bara för de affärsdelar ni har behov av. Raindance uppgraderas kontinuerligt och det ingår även tjänster för AI, automation och API:er. Raindance är ett modernt och flexibelt affärssystem som levereras säkert i molnet som en ”Software as a Service”(SaaS) lösning från våra lokaler i Sverige.

Raindance Användarförening – möjlighet att påverka utvecklingen av Raindance

Alla kunder som har affärssystemet Raindance har möjlighet att gå med i Raindance Användarförening, som är en fristående förening som drivs av medlemsföretagen. Föreningens syfte är att driva affärsutvecklingen framåt tillsammans med CGI. Det sker genom aktivt erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen och med möjlighet att kravställa och prioritera utveckling i kommande releaser. Användarföreningen har årligen två större möten för att prioritera utveckling och byta erfarenheter och varje år får medlemsföretagen ett antal utvecklingstimmar som de kan välja och fördela. Användarföreningens styrelse tillsätter olika referensgrupper för att ge input till olika utvecklingsområden inom Raindance. Alla medlemsföretag har samma möjlighet att skicka in förslag och delta i de referens-grupper som tillsätts för utvecklingsarbetet. Mer information om Användarföreningen samt medlemsansökan hittar du här https://www.raindanceanv.se/raindance

Löpande redovisning och bokslut

Här finns grunden för redovisning och kontering för samtliga processtöd i Raindance. Underhåll av kodplan och regler för att säkerställa kontroll och kvalitet i redovisning sker på ett och samma ställe för samtliga delprocesser. Raindance har en mycket flexibel hantering av kodsträng med tillhörande grupperingar och summeringsnivåer. De följer med hela vägen genom löpande redovisning, hantering av anläggningar, uppföljning av projekt och hantering av bokslutsprocessen.

Automatisering

Inom processen för löpande redovisning och bokslut ger Raindance stöd för att automatisera bland annat:

• Härledda verifikationer; man kan automatiskt få verifikationer baserat på olika inställningar
• Fasta fördelningar; utifrån satta regler kan man få verifikationer med givna värden
• Interims verifikationer; bokslutsverifikationer med automatisk motbokning
• Schemaläggning; här kan man få det mesta att gå per automatik
• API för inläsning av attestregler eller för uppdatering av masterdata som kodplan och valuta från banken

Redovisning

Processtödet hanterar arbetsflöde och attest av bokföringsorder i ett användarvänligt gränssnitt. Inregistrering sker antingen manuellt eller via inläsning av filer och Excel. Korrigeringsverifikation kan skapas vid ombokning av definitivsatt verifikation med koppling till ursprungsverifikationen. Vid all registrering sker förutom ordinarie giltighetskontroll på koderna även kontroll mot sambandskontrollregistret.

Hantering av anläggningsregister

Raindance anläggningsredovisning är helintegrerat med övriga delar av Raindance. Det innehåller t ex funktionalitet för generering av preliminära anläggningar utifrån fakturor och bokföringsorder, aktivering av definitiva anläggningar, komponentindelning, planmässiga avskrivningar, kapitalränteberäkning, kalkylmässiga avskrivningar, skattemässiga avskrivningar och simuleringar för budget och prognos. Alla händelser kring en anläggning hanteras i anläggningsregistret som omfördelning, flytt, försäljning, utrangering och ger historik som sedan kan följas i utdata. All bokföring sker automatiskt till huvudboken via uppsatta konteringsinställningar i anläggningsregistret och liksom för alla delsystem finns kodplan och alla sambandskontroller redan i huvudboken.

Hantera tidregistering och projektekonomi

I processstödet sker administration, fakturering och uppföljning av projekt. Projekt kan skapas och därefter underhållas löpande. Det finns även möjlighet till tidsregistrering i systemet såväl som i app.

Hantera och deklarera momsrapportering

I Raindance bokas moms upp automatiskt i huvudboken vid ankomstregistrering av leverantörsfakturor och utifrån momskod på kundfakturors fakturarader.
Det finns en färdig rutin för att hantera moms på utländska fakturor. Här styr fakturans innehåll av vara eller tjänst i kombination med landskod för leverantören till rätt momskod och därmed uppbokning på rätt momskonto i huvudboken. I de fall där all moms inte får bokas upp finns bra stöd för automatisk ombokning av delar av momsbeloppet, t ex utifrån schabloner i en pristabell och fakturans resultatkontering. Det finns även stöd för speciell hantering av moms för mobiler, datorer och byggmoms i de fall som är tillämpliga för byggherrar. Momsersättning söks fram och bokas upp via en rapport månadsvis och här finns även kompletterande kontrollrapporter för att se att rätt belopp bokas upp.
De momsbokningar som skett under månaden presenteras i rapporten Momsdeklaration och kan därifrån rapporteras vidare i eSKD-format om så önskas.

Hantera bokslut och upprätta månads- delårs- och årsrapport

Raindance har ett processtöd för bokslutsarbetet som ger överblick över bokslutets olika delar; dels en processöversikt över vad som ska göras, dels vem som gör vad i form av att-göra-listor per användare. Det finns också möjlighet att pricka av det som är gjort. Genom verktyget samlas bokslutsarbetet på ett och samma ställe och är tillgängligt för både användare och för revisorer. Med hjälp av rapporter görs avstämningar direkt i verktyget med redovisningsinformation som alltid är uppdaterad. Bokslutsspecifikationer kan skapas och/eller bifogas till balansposter och vid behov exporteras. Bevakningar kan ställas in på klarmarkerade avstämningsrader som inte är fullständigt specificerade.

Från fakturering till betalning

Raindance kundreskontra innehåller funktionalitet för att stödja er verksamhet såsom kundregister, fakturering, betalningsrutin, kravhantering, övervakning och uttag av rapporter för analys. Det är flexibelt att ställa in vilka typer av fakturor som skall hanteras i arbetsflöde med attest, t ex endast kreditfakturor. Även upplägg och ändring av kunder är möjligt att hantera i ett arbetsflöde med godkännande innan kunden aktiveras.
 

Automatisering

Med Raindance kundreskontra ges möjlighet att en stor del av arbetsprocesserna kan automatiseras och anpassas efter den enskilda organisationens behov för att minimera manuellt arbete och frigöra verksamhetens resurser.

Inom fakturering till betalning ger Raindance stöd för att automatisera delprocesserna för:

• Kundupplägg automatiskt från försystem (slagning mot folkbokföringsregistret)
• Fakturaregistrering med automatik från försystem
• Fakturautskrift med automatik
• Autogiro/Internetbank/Digital brevlåda medgivande från bank/digital brevlåda
• Autogirouppdrag med automatik
• Inbetalningar med automatisk matchning från BG/PG/Autogiro
• Periodisk fakturering; med automatik enligt tidsbestämt intervall
• Automatisk återbetalning av fel/dubbelbetalda poster
• Automatisk påminnelsehantering enligt schema
• Avbetalningsplan som genererar automatiskt fakturering av dessa med avräkning mot ursprungsfaktura
• Konteringsmallar för automatisk kontering av manuella fakturor
• Automatisk avskrivning

Kundregistrering

Nya kunder kan skapas antingen manuellt i kundreskontran eller via inläsning från försystem. För att underlätta vid registrering används kundtyper i Raindance vilket också möjliggör anpassade registreringsvyer. Förvalda tabellvärden kan användas, som t ex motpart, betalningsvillkor, kravgrupp, räntegrupp m fl. Dessa värden kan sedan ärvas ner till faktura/kontering och man kan använda båda fasta värden eller ange dessa som ändringsbara. Som tillägg kan koppling göras till folkbokföringsregistret Navet. Vid registrering av privatperson med personnummer registreras då automatiskt adressuppgifter från Navet på kunden i Raindance.

Fakturaregistrering

I processen från fakturering till betalning hanteras dels manuellt skapande av kundfakturor såväl som inläsning av fakturaunderlag från olika försystem. Oavsett om fakturor skapas manuellt eller läses in hanteras fakturering, betalningsrutiner och kravhantering på samma sätt. Stöd finns även för periodisk fakturering och samlingsfakturering. Distribution av fakturor sker elektroniskt enligt rådande standarder men kan även skrivas ut lokalt eller via utskriftstjänst med standardlayout som enkelt kan anpassas efter era behov.

Kravhantering

I rutinen för kravhantering finns stöd för påminnelsehantering, anstånd, avbetalningsplan, räntefakturering, integration med inkassobolag samt automatisk hantering av osäkra fodringar och avskrivningar.

Övervakning

För övervakning av integrationer finns Integrationscentralen. På ett enkelt sätt hanteras eventuella avvikelser/fel vid import av kunder, kundfakturor, bilagor och även faktureringsavtal och mallar hanteras. När det finns något saknat eller felaktigt värde vid en import så stoppas det upp i Integrationscentralen för att på ett enkelt sätt kunna fångas upp och hanteras.

Från beställning till betalning

Raindance stöd för processen från beställning till betalning förenklar rutinerna och frigör tid. Att automatisera de affärskritiska processerna från inköp till betalning ger stora möjligheter till effektivisering. Lösningen innebär en helintegrerad inköpsmodul med fakturahantering, attestregister och arbetsflöde.

Automatisering

Inom processen beställning till betalning ger Raindance stöd för att automatisera delprocesserna för:

• Automatisk inläsning och godkännande av produktkatalog är möjligt med uppsatta regler för när en produktkatalog automatiskt ska godkännas
• Mappning av leverantörens produktgrupper och artiklar gentemot produktgrupp och artiklar
• Kontering av artiklar via produktgrupp
• Stående beställning
• Vid skapande av beställning sätts kontering per automatik utifrån artikel och vilken användare som gör inköpet. Denna kontering kan sedan ärvas till fakturan för automatisk fakturahantering.
• Uppdatering av order utifrån information från leverantör via orderbekräftelse och leveransavisering.
• Fakturor läses in per automatik och går till rätt person eller roll, i rätt steg enligt era uppsatta regelverk. I Raindance leverantörsreskontra hanteras även godkännande av abonnemang, leverantör och för att godkänna utbetalningar.
• Fakturor kan hanteras per automatik med funktionalitet för abonnemang och matchning av inköpsfakturor. Vad gäller hantering av övriga fakturor finns funktionalitet för att minska det manuella arbetet genom att ärva in värden från leverantör eller från tidigare angivna värden med hjälp av kodkomplettering.
• Skapande av betalningsförslag och godkännande av betalningsförslag kan automatiskt hanteras av systemet.

Arbetsflöde

I Raindance är det möjligt att sätta upp ett automatiskt arbetsflöde för fakturor, upplägg av leverantörer, godkännande av abonnemang för automatkontering/attest och utbetalningar. Arbetsflödet styrs utifrån uppsatta attestregler och delegationsordningar och ger er möjlighet att bygga olika arbetsflöden för olika typer av fakturor, t ex abonnemang- och orderfakturor, per leverantör, per försystem, per projekt, höga belopp och representation m fl

• Smarta och enkla funktioner för avvikelsehantering i arbetsflödet minskar manuellt arbete och frigör resurser i er verksamhet
• Ni får en ökad flexibilitet i hantering av dokument i leverantörsreskontran
• Tydliggör arbetsprocesser och rutiner
• Anpassade flöden efter verksamhetens behov och krav
• Säkerställer att rätt dokument hanteras av rätt användare i rätt tid
• Bättre internkontroll och högra grad av regelefterlevnad

Leverantörsregistrering

Vid skapande av leverantör anges först leverantörstyp. Detta görs för att enbart behöva arbeta med de fält som är relevanta för denna typ av leverantör och möjlighet att hämta in fördefinierade uppgifter för att minimera manuellt arbete. Därefter anges organisationsnummer för att automatiskt hämta in uppgifter och validerar leverantören mot ett externt register.

Inköp

Raindance består av en modern webbshop för verksamhetens alla inköp med ett användarvänligt gränssnitt optimerat för inköp och effektiv administration. För att underlätta inköpsprocessen finns även en e-handelsapp som hanterar beställningar, en app för varumottagning/inleverans samt appar för att attestera faktura och beställningar. Alla filformat som inkommer via VAN-tjänst utgår ifrån SFTIs standarder och rekommendationer. Nya standarder eller standarförändringar införs i Raindance e-handelsprocess inom sex månader.

Läkemedel

Läkemedelsartiklar visas i en egen vy i beställargränssnittet, skiljt från handelsvaror men innehåller samma funktionalitet för sökning och skapande av inköpslistor mm. Eftersom läkemedelsartiklar innehåller annan information än handelsvaror, visas kolumner med läkemedelsspecifik information som t ex beredningsform, styrka och inre förpackningstyp.

Leverantörsportal

Raindance Leverantörsportal är en molntjänst som ger våra kunders leverantörer, som inte själva har tillgång till lämpliga IT-lösningar, möjlighet att använda elektroniska orderflöden och elektronisk fakturering. Det är en renodlad tjänstelösning som inte kräver någon installation i befintliga Raindance-system. Kunderna bestämmer vilka leverantörer de vill bjuda in för kommunikation via Leverantörsportalen. Leverantörerna kan själva registrera ett konto och själva administrera och underhålla sina företagsuppgifter. I Leverantörsportalen kan en ansluten leverantör ta emot elektroniska orders, skicka bekräftelser för att godkänna eller avvisa orders samt enkelt fakturera en order. Det går också använda Leverantörsportalen till enbart fakturering. Alla elektroniska meddelanden är baserade på Peppol BIS enligt SFTI rekommendationer.

Elektronisk fakturahantering

I Raindance finns stöd för att automatisera en stor del av er fakturahantering genom matchning mot gjorda inköp, automatkontering och attest enligt uppsatta regelverk (abonnemang). Då fakturor behöver hanteras manuellt finns stöd för att förenkla hanteringen såsom konteringsmallar, arv från konteringsinformation från leverantör och kodkompletering utifrån tidigare angivna värden.

Övervakning och avvikelsehantering

I funktionen övervakning finns en samlad informationsbild över alla fakturor i arbetsflödet. Till hjälp finns leverantörsfakturarapporter: Inte attesterat, Legat länge, Höga belopp, Stoppade dokument, Ej i workflow och Under utredning. Vid inläsning av filer med fakturor kommer dessa att gå via Integrationscentralen. Om det finns fel på en faktura stoppas den i Integrationscentralen och felet visas tydligt. Det kan t ex vara att uppgifter saknas på fakturan, leverantör inte finns upplagd, orimliga datum eller att referenskontroll slår till. I Integrationscentralen finns det möjlighet att t ex skapa upp leverantör, rätta enskild eller flera fakturor med samma fel samtidigt för att sedan skicka ut dem i arbetsflödet för vidare hantering.