GS1 är motorn bakom ett av världens mest använda standardsystem för handel och logistik. Som global, icke-vinstdrivande organisation utvecklar och förvaltar de standarder för identifiering av produkter, företag och platser i leveranskedjor. Mest kända är de för GTIN-numren bakom streckkoderna (EAN), en självklarhet i butiker, lager och e-handel världen över. Genom GS1-standarder möjliggörs spårbarhet av allt från livsmedel till läkemedel, en avgörande faktor för säkerhet, returhantering och hållbarhetsarbete. 

Två system och en broms i affären

GS1 Sweden arbetade i en miljö med Microsofts CRM-lösning och Hogias ekonomisystem. Systemen hade stöttat verksamheten under lång tid, men drogs också med utmaningar och prestandaproblem. Att göra en faktureringskörning kunde ta dagar för verksamheten och det fanns ingen integration mellan systemen, vilket utmanade både produktivitet och kundnöjdhet. För en organisation som driver digitalisering och effektiv datahantering blev det tydligt att den interna systemmiljön inte höll jämna steg.

GS1 Sweden är en mogen organisation med hög intern kompetens. De visste exakt vad de behövde, men komplexiteten i verksamheten gjorde kravbilden svår att samla och överblicka. Målet var tydligt. Att förbättra och effektivisera finansflödena, skapa bättre flöden från webb till ekonomi och öka prestandan.

Vi såg att en förutsättning att möta vår strategi var att möjliggöra effektivitet och kundnöjdhet genom en skalbar, modern, integrerbar och anpassningsbar lösning, men med en SaaS-produkt i grunden där standard skulle täcka en stor del av nuvarande och framtida behov. Förändringstakten går, som alla vet, allt snabbare och det ställs höga krav på finansprocesserna att inte vara en stoppkloss i att möta kundbehov och effektivitetsmål - säger GS1 Sweden AB:s CFO Benny Hagbert 

Eftersom GS1 Sweden är en icke-vinstdrivande organisation fanns ytterligare en dimension, kostnadseffektivitet. Varje sparad krona kan återinvesteras i verksamheten eller komma kunderna till del genom lägre priser.

En helhetslösning med Business Central i kärnan

GS1 Sweden tog in extern hjälp för att navigera bland leverantörer. I dialogen med CGI upplevde de snabbt en djup förståelse för verksamheten, hur ett implementationsprojekt skulle kunna genomföras och vad som krävdes av verksamheten för att få bästa möjliga utväxling på ett systembyte. Det ledde till att CGI bjöds in att genomföra en förstudie.

Med CGI:s hjälp gjordes ett gediget analysarbete, som hjälpte GS1 Sweden att tydliggöra sina krav, strukturera behoven och skapa en stabil grund för både lösningsval. 
En standardlösning räckte inte för att möta GS1 Sweden’s behov. CGI presenterade därför ett projektupplägg med Microsoft Dynamics 365 Business Central som kärna, integrerat med GS1 Swedens:s egenutvecklade plattform för webb och e-handel.

Eftersom GS1 Sweden själva driver och utvecklar sin digitala plattform ställdes höga krav på integration, prestanda och precision. CGI:s seniora konsulter matchade organisationens tekniska mognad och arbetade nära verksamheten för att säkerställa att systemet stödde befintliga och framtida arbetsflöden.
 

Två lagerarbetare i reflexvästar sorterar paket på ett rullband i ett lager. Kartonger är staplade längs väggen och arbetet sker i en logistisk miljö.
CGI:s konsulter kom själva med egna värdefulla inspel på hur vi kunde lösa olika utmaningar och utmanade gamla sanningar på ett bra sätt. Till exempel gav de förslag på vilka ISV:er som kunde användas för att möta behov som inte fanns i standard Business Central. En stor förutsättning för ett sådant här projekt att lyckas är att ha med konsulter som visar engagemang.

Benny Hagbert, CFO, GS1 Sweden AB

En lagerarbetare står i ett lager och använder en surfplatta för att hantera eller kontrollera inventarier. Hyllor med kartonger syns i bakgrunden.

Ett partnerskap byggt på kompetens och öppenhet

Samarbetet mellan GS1 Sweden och CGI har präglats av öppen dialog och ömsesidig respekt. GS1 Swedens:s interna expertis möttes av erfarna och rådgivande konsulter från CGI, vilket skapade ett gemensamt driv framåt. Efter införandet hanterar CGI numera förvaltning och support för systemet i ett nära samarbete och partnerskap.

I dag står GS1 Sweden med en sammanhållen, modern systemplattform som stödjer organisationens uppdrag, att göra handeln smartare, säkrare och mer effektiv.