Tehosta toimintaa toimintalähtöisellä työvuorosuunnittelulla

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun avulla organisaatio voi tehostaa toimintaansa ja saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä.

Titania Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun lähtökohta on toiminnan aiheuttama tarve; määritelty miehitys- ja osaamistarve sekä henkilöstön osaaminen/pätevyys ohjaavat työvuorosuunnittelua. Toisin sanoen suunnittelua tehdään asiakkaiden eli esimerkiksi sairaaloissa potilaiden tarpeiden lähtökohdista. Tarvelähtöinen työvuorosuunnittelu helpottaa ja selkeyttää työvuorojen suunnittelutyötä.

Kuvituskuva: keski-ikäinen kokenut ammattilainen työskentelee kannettavalla tietokoneella avokonttorissa
Kuva: Työvuorosuunnittelijat käsittelevät kokouksessa toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun hyötyjä

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun hyödyt organisaatiolle

  • Mahdollinen resurssivaje tai -ylitykset ovat selkeästi nähtävillä työvuorosuunnittelun, työvuoromuutosten ja toteumakirjauksen aikana
  • Kun lähtötiedot määritellään kerran perusteellisesti, jaksokohtainen työvuorolistan suunnittelu vie huomattavasti vähemmän aikaa
  • Näkyvyys suunnittelupisteen henkilöstön osaamiseen, osaamisen tasoon ja osaajien määrään paranee
  • Tarvelähtöinen työvuorosuunnittelu helpottaa ja selkeyttää työvuorojen suunnittelutyötä
  • Työvuorojen suunnittelu kokonaisuutena nopeutuu ja suunnittelua voidaan tarvittaessa keskittää, kun suunnittelun lähtötiedot ovat kunnossa

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun laaja käyttöönotto lisää hyötyjä

Työvuorosuunnittelun lähtötietojen perusteellisen määrittelyn jälkeen lähtötietojen jaksokohtainen ylläpito ja työvuorolistan suunnittelu vie huomattavasti vähemmän aikaa. Lisäksi kun lähtötiedot on määritelty, työvuorosuunnittelua voidaan tehdä ilman yksikön toiminnan perusteellista tuntemista ja hoitaa esimerkiksi keskitetysti suunnittelualuetasolla. Suunnittelussa avautuu mahdollisuus myös ammattisuunnittelijoiden käyttöön. Näin toimipisteiden avainhenkilöiden työaikaa vapautuu työvuorosuunnittelusta varsinaisen perustehtävän hoitamiseen.

Toimintalähtöisen suunnittelun voi siis ottaa käyttöön myös laajemmin, jolloin koko organisaation työvuorosuunnittelu uudistetaan. Tällöin työvuorojen suunnittelukokonaisuus ja -pisteet muodostetaan uudelleen. Laajemmat toiminnalliset yksiköt mahdollistavat paremmin resurssien ristiin käytön organisaation sisällä. 

Kuva: Silta, jonka taustalla sinistä taivasta
Kuva: Nainen työskentelee kannettavalla tietokoneella työpöydän ääressä

Toimintalähtöisessä työvuorosuunnittelussa kysyntä ja tarjonta kohtaavat

Toimintalähtöisessä suunnittelussa voidaan lähteä liikkeelle siitä, että kriittisimmät työvuorot ja tehtävät täytetään ensimmäisenä. Kun näkyvyys henkilöstön osaamiseen ja tehtävien vaatimaan osaamiseen paranee, mahdollistuu myös tehtävien ja osaamisen parempi kohtaaminen. Resursseja ei kohdisteta liian vaativiin eikä liian helppoihin tehtäviin. Käytettävissä olevat työntekijät voidaan sijoittaa sinne, missä on toiminnan näkökulmasta tarpeellisinta.

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun rinnalla ovat käytössä Titania Sähköisen asioinnin ominaisuudet: suunnitelma- ja toteumatietojen julkaisu, työvuorotoiveiden kirjaus, toteumalistojen sähköinen vahvistaminen ja arkistointi sekä varahenkilöstön varaukset.

Lisätietoja Titania-työvuorojensuunnittelusta

Tutustu myös muihin työajanhallinnan ratkaisuihimme

Titania työvuorosuunnittelun tuen yhteystiedot asiakkaillemme

servicedesk.titania.fi@cgi.com
puh. 010 302 3262