Tämän päivän työvoimasuunnittelussa tarvittavien resurssien ja tehtäväkohtaisen työvoiman saatavuus on avain päivittäisen arjen tai projektien onnistumiseen. Töiden eteneminen suunnitellusti ja kustannustehokkaasti vaatii tarkkaa aikataulutusta ja nopeaa ja joustavaa reagointia muutoksiin. Avainasemassa tässä on järjestelmä, joka ohjaa työvoimatarpeen ennustamista, työvuorojen suunnittelua, tehtävätason ohjausta, viime hetken muutoshallintaa sekä palkkatulkintaa.

Kaikissa organisaatioissa on omanlaisensa toimintatavat ja työvoimanhallintaan liittyvät haasteet. Työtunnit, lomat, lepoajat, työtehtävät ja monet muut asiat voivat erota työnantajasta riippuen, ja kaikki nämä tekijät vaikuttavat päivittäiseen tekemiseen ja työn suunnitteluunKattavalla, luotettavalla ja reaaliaikaiseen älykkääseen tietoon perustuva työvoimanhallinta varmistaa samanaikaisesti kustannustehokkuuden sekä henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyyden kannattavaa liiketoimintaa unohtamatta.

    ORTEC WFM -kumppaniratkaisu on käyttäjäystävällinen vaihtoehto suurille ja keskisuurille organisaatioille kokonaisvaltaiseen työvoimanhallintaan vuosikymmenien ajalle. 

    Järjestelmä perustuu ORTECin kehittämään WFM-järjestelmään, jonka me CGI:ssä toimitamme asiakkaiden tarpeiden mukaan konfiguroituna. Järjestelmän modulaarisuuden ansiosta se on myös mahdollista ottaa käyttöön osissa. Tämä helpottaa muutosjohtamista ja uuden toimintakulttuurin jalkauttamista organisaatiossa. Ratkaisu konfiguroidaan aina huomioiden asiakkaidemme vaatimukset, lainsäädäntö sekä työvoimanhallinnan kentällä muuttuvat tekijät.

    Ominaisuuksia eri toimialojen tarpeisiin

    Ei ole kahta samanlaista organisaatiota. Työajat, lomapäivät, lepoajat, työnkuvat ja monet muut tekijät voivat vaihdella yhtiöittäin ja toimialoittain. Moni tekijä voi vaikuttaa työntekijöiden päivittäiseen aikatauluun.

     

    Hyvä työvoimanhallintaratkaisu voidaan mukauttaa organisaatioiden erityistarpeisiin. Ja sama toimii myös toiseen suuntaan – työntekijät voivat vaikuttaa ilmoittamalla saavutettavuudestaan ja toiveistaan. Tutustu esimerkkien avulla, millaisia eri toimialojen tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja ORTEC WFM -kumppaniratkaisu tarjoaa.

    • Resurssointi asiakasvirtojen mukaisesti
    • Minimimiehityksen varmistaminen
    • Tavarantoimitusten huomioiminen resursoinnissa
    • Erilaisten työsuhdetyyppien hallinnointi yhdessä (osa- ja määräaikaisuudet, eri sopimustyypit)
    • Eri ammattiryhmien hallinnointi
    • Työ- ja vapaalaskurit
    • Lisätyön tarjoaminen ja poimiminen
    • Työntekijöiden ristiinkäyttö eri yksiköissä ja tehtävissä
    • Poissaolotilanteiden muutoshallinta
    • Työpiste-ergonomia ja työpisteen käytön mukainen suunnittelu
    • Työpisteoptimointi – oikea henkilö ja osaaminen tiettyyn tehtävään.
    • Työnkierto – työpisteiden miehityksen vaihto, osaamisen ja kuormituksen tasaaminen (ergonomia).
    • Muutoshallinta – poissaolotilanteiden hallinta ja työpistemiehityksen osaamisten varmistaminen poissatilanteissa.
    • Työajanlyhennysten / henkilösaldojen laskenta (ylityö ja lisätyö).
    • Mahdollisuus yhdistää leimaustoiminnallisuus työpisteisiin.
    • Hoitajamitoituksen varmistaminen, välillisen ja välittömän työn erotteleminen
    • Tasoittumisjaksojen huomioiminen
    • Poissaolotilanteiden muutoshallinta
    • Osaamisvaateiden täyttymisen varmistaminen
    • Automaattiset tulkitut palkkatapahtumat ja palkkatulkinnat
    • Räätälöitävä, kattava raportointi
    • Vuorojen poiminta itsepalvelusta
    • Tehokas BI-tuki

     

     

     

    Modulaarisuus

    Järjestelmän modulaarisuuden ansiosta se on myös mahdollista ottaa käyttöön osissa. Tämä helpottaa muutosjohtamista ja uuden toimintakulttuurin jalkauttamista organisaatiossa. Ratkaisu konfiguroidaan aina huomioiden asiakkaidemme vaatimukset, lainsäädäntö sekä työvoimanhallinnan kentällä muuttuvat tekijät.

    Työvuorojen suunnittelu

    ORTEC WFM -kumppaniratkaisu sisältää kaikki tarvittavat työkalut yksinkertaista ja tarvittaessa monipuolista työvuorosuunnittelua varten. Ratkaisu mahdollistaa lisäksi ajankohtaiset suunnittelumallit, kuten keskitetyn suunnittelun sekä Pohjoismaissa suuressa kysynnässä olevan työntekijöiden itse tekemän, autonomisen työvuorosuunnittelun. Suunnittelijan työ helpottuu monipuolisten laskurien ja raporttien avulla, ja työvuorolistan suunnittelun joka vaiheessa pystytään seuraamaan läpinäkyvästi kustannuksia, tunteja ja tehokkuutta.

    Optimointi

    Ratkaisumme tarjoaa monipuoliset optimointitoiminnallisuudet, joiden avulla varmistetaan, että työvuorot vastaavat työvoiman todellista tarvetta ja resurssien käyttö on optimoitu. Työvuorot on mahdollista myös miehittää täysin automaattisesti optimoinnin avulla. ORTEC WFM -kumppaniratkaisun optimointitoiminnallisuudet ovat syntyneet vuosikymmenien yhteistyön tuloksena alan parhaiden tutkijoiden ja matemaatikkojen kanssa.

     

     

    Muutoshallinta

    ORTEC WFM-kumppaniratkaisussa on muutoshallintaa tukevat toiminnallisuudet, jotka mahdollistavat sijaisten löytämisen tarpeen mukaan myös mobiilisti. Ratkaisu tukee sijaisten hakua organisaation sisältä sekä ulkopuolelta. Resurssitilannetta pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti missä ja milloin tahansa ja lisätyövuorojen tarjoaminen työntekijöille onnistuu helposti. Organisaation sisäisellä sijaispoolilla voidaan tehostaa työvoiman käyttöä siellä, missä sijaisia tarvitaan eniten. Ratkaisussa voi myös hallinnoida vuokratyövoimaa keskitetysti.

    Palkkatulkinnat

    Palkka-aineiston muodostuminen, palkka-ajot sekä palkkakorjausajot ovat automatisoituja ratkaisussa.

    • TES-tulkittu palkka-aineisto, jota voidaan tarkastella missä tahansa työvuorolistan vaiheessa
    • Automaattiset palkka-ajot
    • Automaattiset palkkakorjausajot menneiltä jaksoilta
    Työntekijän itsepalvelut

    Työntekijöille sekä esihenkilöille on tarjolla modernit arkea helpottavat itsepalvelutoiminnallisuudet mobiilissa ja webissä. Esihenkilön on mahdollista suorittaa työnjohtotehtäviä liikkuvaa työtä tehdessä. Työntekijä pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti omia työvuorojaan, tunteja sekä saldoja. Myös lisätyön tarjoaminen ja vastaanottaminen onnistuu täysin mobiilisti.

    Asiantuntijat työssä
    • Yhtenäistää työvuorosuunnittelun. Oikeat resurssit ovat oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja oikealla osaamisella.
    • Hyödyntää automaatiota. Työvuorojen miehitys ja palkka-aineistojen muodostus tapahtuu automaatiota hyödyntäen. Tämä parantaa resurssien käytön tehokkuutta vähentäen samalla virheiden määrää.
    • Nostaa henkilöstötyytyväisyyttä. Työntekijöiden tyytyväisyyden parantuntuu, kun heillä on mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihinsa itsepalvelutoimintojen avulla.
    • Tehostaa päätöksentekoa. Työvoimaan liittyvät päätökset on mahdollista tehdä yhdistettyjen, ajantasaisten tietojen perusteella.

    • Tukee muutostilanteiden hallintaa. Monipuoliset toiminnallisuudet ja hakutyökalut tuovat helppoutta ja joustoa muutostilanteiden hallintaan odottamattomissa tilanteissa  myös mobiilisti.  
    • Tarkka ja optimoiva. Ratkaisu optimoi henkilökunnan määrän aikataulujen, työpisteiden ja toiveiden mukaan yrityskohtaiset vaatimukset sekä palkkatulkinnan huomioiden.
    • Kustannustehokas. Investoinnin lyhyt takaisinmaksuaika. Toiminnan säästöt realisoituvat jo käyttöönottovuotena mm. hallinnollisten kustannusten minimointina. Modulaarisuus ja jousto tuovat vaihtoehtoja käyttöönottoon.
    • Älykäs ja ennustava. Hyödyntää automaatiota, reaaliaikaisia laskureita, erilaisia suunnittelumalleja ja tarjoaa monipuoliset raportointimahdollisuudet eri organisaatioiden yksilölliset tarpeet huomioiden. Helpottaa henkilöstön ristiinkäyttöä.
    • Henkilökuntaa osallistava. Mahdollistaa yhteisöllisen työvuorosuunnittelun. Erilaiset suunnittelumallit sekä monipuoliset itsepalvelut lisäävät työntekijän vuorovaikutusmahdollisuuksia.
    • Tukee johtamista. ORTEC WFM auttaa analysoimaan ja ennustamaan toimintaa tuottamalla monipuolista dataa ja raportteja valituilla BI-raportointityökaluilla.

    Olipa haasteena työvoimanhallinta tai laajempi henkilöstöhallinnallinen asia, mietimme yhdessä asiakkaidemme kanssa juuri heidän tarpeisiinsa soveltuvat ratkaisut ja toiminnallisuudet yrityksen yksilölliset vaatimukset sekä alati muuttuvat tekijät työvoimanhallinnan kentällä huomioiden. Tavoitteenamme on rakentaa järjestelmiä, jotka palvelevat asiakkaitamme vuosikymmenien ajan. 

    Lue lisää myös muista henkilöstöhallinnon palveluistamme.

    Tutustu myös muihin CGI HR -tuoteratkaisuihimme

    CGI HR -kokonaisratkaisu

    Palvelumme henkilöstöhallinnolle ja liiketoiminnalle