Asiakasesimerkki
CGI Archiving as a Service tarjoaa turvallisen ja tehokkaan tavan siirtää ja säilyttää liiketoimintakriittistä dataa arkistoon. Tämä avaimet käteen -palvelu koostuu kahdesta erillisestä palvelukomponentista: järjestelmän arkistointiprosessista ja sähköisestä arkistosta (CGI Digital Archive). Nämä komponentit muodostavat kustannustehokkaan kokonaisprosessin, mutta toimivat myös itsenäisesti. Järjestelmän arkistointiprosessi mahdollistaa vanhan järjestelmän tietojen arkistoinnin, mikä mahdollistaa vanhentuneen legacy-järjestelmän alasajon.
Onko organisaatiossasi käytössä useita vanhoja järjestelmiä tietojen säilyttämiseen?
Digitalisaation myötä järjestelmäuudistuksia toteutetaan jatkuvasti, ja vanhat järjestelmät voivat hidastaa etenemistä. Vanhojen järjestelmien alasajon ajureina ovat IT-uudistusten lisäksi vanhentunut tekniikka, vanhat palvelimet sekä toiminnan tehostaminen vähentämällä järjestelmien määrää. Vanhentuneet selailukäytössä olevat järjestelmät aiheuttavat tietoturvariskejä ja turhia kustannuksia. Ulkoistamalla datan arkistoinnin ja säilytyksen ammattilaisille organisaatio voi suunnata resurssinsa liiketoiminnan kehittämiseen ja parantaa kyberturvallisuutta.
Kaikkien lähdejärjestelmien aineistot voidaan tuoda sähköiseen arkistoon:
- Järjestelmät (legacy-järjestelmät tai palvelimet, päällekkäisten järjestelmien karsiminen)
- Tietokannat
- Levyasemat
Ota yhteyttä oheisella chatbotilla, niin kerromme lisää!
Datan hyödynnettävyys
Keskitetty arkisto varmistaa datan saatavuuden. Muun muassa auditoinnit, verotarkastukset, tilintarkastukset, GDPR-tietokyselyt sekä takuutiedot ja vanhat rakennepiirustukset löytyvät helposti silloin kun niitä tarvitaan.
Merkittävät kustannussäästöt
Datan keskittäminen yhteen arkistointijärjestelmään mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt. Yhtenä isoimpana vahvuutena CGI Archiving as a Service -palvelu mahdollistaa vanhojen järjestelmien kustannusten alasajon.
Turvallinen ja lakisääteinen datan säilytys
Kyberturvallisuus paranee, kun minimoidaan vanhojen ja päivittämättömien järjestelmien määrä. Arkistojärjestelmä mahdollistaa datalta lakien edellyttämän elinkaarenhallinnan ja tietoturvan sekä varmistaa datan löytymisen. Datan säilytys on suojattu käyttöoikeuksilla, jossa koko organisaatiolla on pääsy arkistoon ja jossa on rajattu, kuka pääsee kiinni mihinkin.
Tuottavuuden kasvu
Keskittämällä data voidaan liiketoimintakriittinen tieto tallentaa samaan paikkaan. Kaikkien tietäessä, että data on tallennettu keskitettyyn arkistoon ja käyttöliittymän ollessa helppokäyttöinen, säästetään merkittävä määrä aikaa. Ei ole tarpeen selvittää, missä järjestelmässä data on ja kuka sen voisi mahdollisesti noutaa jatkokäsiteltäväksi.
Kestävä kehitys
Keskittämällä järjestelmiä säästetään merkittävä määrä sähköä ja palvelimia voidaan kierrättää eteenpäin hyötykäyttöön. Ylimääräisestä huonetilasta voidaan luopua, kun fyysiset arkistot poistetaan.
IT portfolion yhdenmukaistaminen
Yrityksissä on usein jopa sadoittain vanhoja ylläpidettäviä järjestelmiä, koska laki velvoittaa säilyttämään datan ja siihen pitää päästä käsiksi. Vuosittain näistä kerääntyy merkittäviä kustannuksia. Data voidaan siirtää lukukelpoisena yhteen järjestelmään, ja vanhat käyttämättömät järjestelmät voidaan ajaa alas.
Uuden tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä ylijäävän datan arkistointi
Uuden tietojärjestelmän, kuten ERP:n, käyttöönoton yhteydessä joudutaan päättämään korvattavan järjestelmän datan käsittely, jota uuteen järjestelmään ei ole järkevää viedä. Ratkaisu on arkistoida vanha data lukukelpoisena sähköiseen arkistoon (CGI Digital Archive).
Järjestelmien vienti pilvipalveluun
Monesti projektin yhteydessä kaikki data siirretään pilveen, koska halutaan varmistaa pääsy vanhojen järjestelmien dataan. Tämä kasvattaa merkittävästi pilvipalvelun kapasiteettikustannuksia.
Yritysostojen datan säilytettävyys
Organisaatiolla täytyy olla pääsy tärkeään dataan myös yhdistymisen jälkeen. On tärkeää, että datan säilytettävyydessä on huomioitu lain vaatimukset.
Järjestelmän arkistointiprosessi
Palvelu muodostuu kolme pääprosessista, joita ohjaa arkistoinnin ammattilaiset. Palvelussa muodostetaan vanhojen järjestelmien datasta lukukelpoista, jolloin vanhentunutta järjestelmiä ei ole tarpeen ylläpitää. Kriittinen data saadaan talteen, minkä lisäksi ylimääräiset kulut pois ottamalla pois käytöstä ylimääräiset järjestelmät.
Sähköinen arkisto
Sähköinen arkisto (CGI Digital Archive) helpottaa asiakirjojen arkistointia, arkistoitujen asiakirjojen hyödyntämistä sekä arkiston elinkaaren hallintaa. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä. Nykypäivänä dokumenttien säilytys paperisina on miltei mahdotonta. Arkistoitavia dokumentteja on loputtomasti ja Suomen laissa on säädetty tarkasti niiden säilytysajat.
