Digitalisaatio on vuosia ollut yksi tärkeimmistä hankkeista, jossa vanhat järjestelmät ovat olleet etenemisen haasteena. Ulkoistamalla datan arkistointi ammattilaisille voidaan organisaation fokus suunnata liiketoiminnan kehittämiseen ja digitalisointiin. Laajimmillaan tämä on avaimet käteen -palvelu. Siirrämme asiakkaan puolesta datan arkistoon palveluna, jolloin organisaatio voi keskittyä liiketoiminnan kannalta tuottaviin asioihin.
CGI Archiving as a Service -palveluprosessi varmistaa turvallisen ja tehokkaan tavan siirtää ja säilyttää liiketoimintakriittistä dataa arkistoon. Palvelu takaa pääsyn dokumentteihin ja huomioi lain mukaiset säilytysajat. Palvelu koostuu kahdesta erillisestä palvelukomponentista Retirement Factory ja CGI Digital Archive, jotka muodostavat kokonaisprosessin, mutta toimivat myös erikseen.
Ota yhteyttä oheisella chatbotilla, niin kerromme lisää!
Datan hyödynnettävyys
Keskitetty arkisto varmistaa datan saatavuuden. Muun muassa auditoinnit, verotarkastukset, tilintarkastukset, GDPR-tietokyselyt sekä takuutiedot ja vanhat rakennepiirustukset löytyvät helposti silloin kun niitä tarvitaan.
Merkittävät kustannussäästöt
Datan keskittäminen yhteen arkistointijärjestelmään mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt. Yhtenä isoimpana vahvuutena CGI Archiving as a Service -palvelu mahdollistaa vanhojen järjestelmien kustannusten alasajon.
Turvallinen ja lakisääteinen datan säilytys
Kyberturvallisuus paranee, kun minimoidaan vanhojen ja päivittämättömien järjestelmien määrä. Arkistojärjestelmä mahdollistaa datalta lakien edellyttämän elinkaarenhallinnan ja tietoturvan sekä varmistaa datan löytymisen. Datan säilytys on suojattu käyttöoikeuksilla, jossa koko organisaatiolla on pääsy arkistoon ja jossa on rajattu, kuka pääsee kiinni mihinkin.
Tuottavuuden kasvu
Keskittämällä data voidaan liiketoimintakriittinen tieto tallentaa samaan paikkaan. Kaikkien tietäessä, että data on tallennettu keskitettyyn arkistoon ja käyttöliittymän ollessa helppokäyttöinen, säästetään merkittävä määrä aikaa. Ei ole tarpeen selvittää, missä järjestelmässä data on ja kuka sen voisi mahdollisesti noutaa jatkokäsiteltäväksi.
Kestävä kehitys
Keskittämällä järjestelmiä säästetään merkittävä määrä sähköä ja palvelimia voidaan kierrättää eteenpäin hyötykäyttöön. Ylimääräisestä huonetilasta voidaan luopua, kun fyysiset arkistot poistetaan.
IT portfolion yhdenmukaistaminen
Yrityksissä on usein jopa sadoittain vanhoja ylläpidettäviä järjestelmiä, koska laki velvoittaa säilyttämään datan ja siihen pitää päästä käsiksi. Vuosittain näistä kerääntyy merkittäviä kustannuksia. Data voidaan siirtää lukukelpoisena yhteen järjestelmään, ja vanhat käyttämättömät järjestelmät voidaan ajaa alas.
Uuden tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä ylijäävän datan arkistointi
Uuden tietojärjestelmän, kuten ERP:n, käyttöönoton yhteydessä joudutaan päättämään korvattavan järjestelmän datan käsittely, jota uuteen järjestelmään ei ole järkevää viedä. Ratkaisu on arkistoida vanha data lukukelpoisena CGI Digital Archiveen.
Järjestelmien vienti pilvipalveluun
Monesti projektin yhteydessä kaikki data siirretään pilveen, koska halutaan varmistaa pääsy vanhojen järjestelmien dataan. Tämä kasvattaa merkittävästi pilvipalvelun kapasiteettikustannuksia.
Yritysostojen datan säilytettävyys
Organisaatiolla täytyy olla pääsy tärkeään dataan myös yhdistymisen jälkeen. On tärkeää, että datan säilytettävyydessä on huomioitu lain vaatimukset.
Retirement Factory
Palvelu muodostuu prosessista ja metodologiasta, joita ohjaa arkistoinnin ammattilaiset. Palvelussa muodostetaan vanhojen järjestelmien datasta lukukelpoinen, jolloin järjestelmiä ei ole tarpeen ylläpitää. Kriittinen data saadaan talteen ja ylimääräiset kulut pois.
CGI Digital Archive
CGI Digital Archive helpottaa asiakirjojen arkistointia, arkistoitujen asiakirjojen hyödyntämistä sekä arkiston elinkaaren hallintaa. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä. Nykypäivänä dokumenttien säilytys paperisina on miltei mahdotonta. Arkistoitavia dokumentteja on loputtomasti ja Suomen laissa on säädetty tarkasti niiden säilytysajat.