Pura vanhojen järjestelmien kirous ja tee säästöjä ulkoistetulla arkistointipalvelulla

Käytöstä poistuvat järjestelmät eli niin sanotut legacy-ratkaisut aiheuttavat haasteita sekä liiketoiminnalle että yritysten IT-osastoille. Järjestelmät voivat sisältää liiketoiminnalle kriittistä dataa, mutta varmuutta siitä mitä se on, ei yrityksessä välttämättä ole. Tällöin poistuneet järjestelmät jätetään usein selailukäyttöön. Mikäli legacy-järjestelmiä on kymmeniä tai jopa satoja, ylläpitäminen on kallista ja aikaa vievää. CGI:n kehittämä arkistointipalvelukonsepti varmistaa tietojen saatavuuden kustannustehokkaasti.

Liiketoiminnan kehittäminen ja muutokset edellyttävät ketteryyttä myös IT-kehitykseltä. Digitalisaatio, yhtenä esimerkkinä, edellyttää tietojärjestelmien nopeaa kehittämistä, ja usein vanhoja järjestelmiä joudutaan korvaamaan uusilla. Kun uudet järjestelmät otetaan käyttöön, korvatut säilytetään niiden sisältämän datan takia, mikä hajauttaa it-arkkitehtuuria ja lisää kustannuksia.

Kun legacy-järjestelmien tiedot arkistoidaan ja arkistointi ulkoistetaan asiantuntijoille esimerkiksi CGI Archiving as a Service -palvelulla, yritys voi täysin keskittyä ydinliiketoimintaansa kehittämiseen.

Legacy-järjestelmien ylläpidon piina

Poistuneiden järjestelmien säilyttäminen edellyttää myös vanhojen järjestelmien osaamisen ylläpitoa, jotta tietoja pystytään tarvittaessa hakemaan. Jatkamalla käytöstä poistuneiden järjestelmien ylläpitoa syntyy kustannuksia, kuten lisenssimaksuja ja laitehuoltoon liittyviä kuluja.

Lisäksi poistuneet järjestelmät ovat usein palvelimilla, joille tarvittavia tietoturva päivityksiä ei pystytä suorittamaan. Tällöin myös tietoturva on merkittävä huolenaihe.

Arkistointipalvelu loihtii datan talteen ja järjestykseen

Ratkaisu legacy-järjestelmien ongelmiin on analysoida järjestelmien tiedot ja siirtää vain tarvittavat tiedot arkistoon, jolloin ne ovat edelleen tehokkaasti saatavilla. Mitä mahdollisuuksia arkistointipalveluun liittyy ja miten se tuo säästöä?

1. Vanhojen järjestelmien tarpeellisen tiedon arkistointi

Yritykseltä voi puuttua prosessit, metodologia ja työkalut poistuneiden järjestelmien tiedon analysointiin ja tiedon hallintaan. Tämä voi aiheuttaa epäjärjestystä ja tehotonta resurssien käyttöä. Arkistointipalveluun on kokonaisvaltainen ”end-to-end”-palvelu, jossa tiedon säilytystarpeet analysoidaan ja analyysin mukaisesti huolehditaan tiedon säilytysajoista sekä saatavuudesta. Arkistoimalla poistuneiden järjestelmien tiedot voidaan prosesseja tehostaa ja keskittää kehitysresurssit liiketoimintaa tukevien järjestelmien kehittämiseen.

2. Jatkuvaa kehitystä liiketoiminnan muuttuessa

Liiketoimintamuutokset ovat väistämättömiä, ja yritykset joutuvat jatkuvasti sopeutumaan uusiin haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Esimerkiksi yrityskaupat, fuusiot ja muut suuret muutokset voivat vaikuttaa merkittävästi it-arkkitehtuuriin. Usein tällaisissa tilanteissa on tarpeen yhdistää tai poistaa vanhoja järjestelmiä, mikä voi olla monimutkaista ja vaatia erityisosaamista. Ulkoistettu arkistointipalvelu auttaa hallitsemaan muutosta tarjoamalla joustavan ja skaalautuvan tavan hallita dataa.

3. Tietojen löydettävyys

Selkeä hakemistorakenne ja metadata parantavat tietojen löydettävyyttä, tehostavat tiedon käyttöä ja säästävät aikaa ja vaivaa. Asiakkaan ei tarvitse muistaa, mikä järjestelmä oli käytössä menneinä vuosina, vaan voi luottaa siihen, että tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla. Asiakas voi itse määrittää tarvittavat hakutekijät tai kansiot, joiden avulla on nopeaa paikallistaa tarvitut tiedot. Esimerkiksi taloushallinnon ja tilinpäätösten arkistointi voidaan järjestää selkeisiin kansioihin, jotka vastaavat liiketoimintatarpeita.

4. Lainmukaisuus ja tietoturva

Arkistointipalvelun avulla on varmaa, että lainsäädännölliset vaatimukset täyttyvät ja säilytysaikojen hallinta on tehokasta. Arkistopalveluissa voidaan esimerkiksi määrittää selkeämpi ja tehokkaampi käyttöoikeuksien hallintarakenne, joka tukee tietoturvaa. Tällöin tietojen jakaminen ja suojaaminen on helpompaa ja inhimilliset virheet vähenevät. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään herkkiä tai lainsäädännön alaisia tietoja.

5. Vahva osaaminen

CGI:n vahva osaaminen ja toimialatuntemus takaavat laadukkaan ja räätälöidyn palvelun, joka edistää tehokkuuden kautta kustannussäästöjä. Arkistointipalvelulla on Suomessa vahva osaamiskeskus, joka on kehittänyt edistyksellisiä ratkaisuja auttaakseen asiakkaita hallitsemaan arkistoitavia tietoja tehokkaasti ja turvallisesti. Toimialatuntemus on myös vahvuutemme, joka tukee arkistointipalvelujen mukauttamista erilaisiin liiketoimintavaatimuksiin.

Haluatko tietää lisää? Tutustu CGI Archiving as a Service -palveluun ja ota yhteyttä.