Riikka Suurmaa

Riikka Suurmaa

CGI DataCycle360 -ratkaisun asiantuntija

Vanhojen IT-järjestelmien hallinta aiheuttaa kustannuksia, turvallisuusriskejä ja operatiivista tehottomuutta. IT-portfolion harmonisoinnilla organisaatio voi optimoida resurssinsa, parantaa tietoturvaa, vähentää riskejä ja tehostaa toimintaa, mikä johtaa kokonaisvaltaisesti paremmin toimivaan ja kustannustehokkaampaan IT-ympäristöön.

IT-portfolion harmonisoinnin päätavoitteena on ymmärtää organisaation koko IT-portfolion tilanne. On tärkeää kartoittaa järjestelmät, niiden tila sekä niiden sisältämä data, jotta voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä arkistoinnin ja muiden toimenpiteiden suhteen.

Käytöstä poistuvien järjestelmien eli legacy-järjestelmien alasajo vähentää kustannuksia ja riskejä, ja samalla varmistetaan, että tärkeä tieto säilyy turvallisesti ja on helposti saatavilla. Tämä parantaa myös organisaation kykyä vastata muuttuviin liiketoimintatarpeisiin ja sääntelyvaatimuksiin.

Kokonaista arkistointiprojektia ei tarvitse heti aloittaa ulkoistetulla arkistointipalvelulla. Liikkeelle voidaan lähteä järjestelmäportfolion kartoituksella ja sen perusteella päättää, minkä järjestelmien data siirretään arkistoon ja milloin.

IT-portfolion analysointi vaihe vaiheelta

1. Portfolioanalyysi

Ensimmäinen vaihe etenemissuunnitelman laatimisessa on kattava IT-portfolion analyysi. Organisaatiolla ei välttämättä ole käsitystä siitä, mitä kaikkea IT-portfolio sisältää. CGI:n asiantuntijat käyvät konsultoivalla otteella asiakkaan kanssa läpi IT-portfoliota yksityiskohtaisesti. Tavoitteena on tunnistaa järjestelmät, joissa on aineistoa, jota ei enää hyödynnetä aktiivisesti.

2. Riskianalyysi

Seuraavaksi suoritetaan riskianalyysi, jonka tavoitteena on arvioida mahdollisia riskejä, jotka liittyvät siihen, jos aineistoa ei arkistoida asianmukaisesti, kuinka haavoittuvia nykyiset järjestelmät ovat ja mitä seurauksia voi olla, jos tiedot menetetään tai niitä ei ole saatavilla kriittisellä hetkellä. Esimerkiksi vanhoilla palvelimilla säilytettävät tiedot ovat alttiita teknisille vioille, laitteistovaurioille ja jopa kyberhyökkäyksille.

3. Business case -laskelma

Riskianalyysin jälkeen tehdään business case -laskelma, jonka perusteella saadaan lista legacy-järjestelmistä, niiden kustannuksista ja arvio, mitä ulkoistettu arkistointipalvelu maksaisi. Tarkoituksena on selvittää, onko arkistointi taloudellisesti järkevää ja millaisia säästöjä se voisi tuottaa. Laskelma auttaa varmistamaan, että organisaatio voi hyötyä mahdollisista säästöistä ja parantuneesta toimintakyvystä pitkällä aikavälillä.

4. Jatkotoimenpiteiden suunnittelu

Viimeisenä vaiheena on hahmotella jatkotoimenpiteet. Joissakin tapauksissa organisaation saattaa olla tarpeen säilyttää vanhaa dataa operatiivisessa käytössä esimerkiksi lakivaatimusten tai liiketoimintatarpeiden vuoksi. Tällöin tulee laatia suunnitelma, kuinka näiden järjestelmien ja tietojen hallinta toteutetaan jatkossa.

Jatkotoimenpiteiden suunnittelussa myös tarkastellaan, minkä järjestelmien ja tietojen arkistointi pitäisi asettaa etusijalle. Priorisointi auttaa määrittämään, mitkä järjestelmät ja tiedot ovat kiireellisimpiä arkistoida ja mitkä voidaan käsitellä myöhemmin. Samalla selkeytyy, mistä arkistointi kannattaa aloittaa.

Kaipaatteko apua järjestelmienne kartoituksessa ja IT-portfolion harmonisoinnissa? Haluatteko saada tarkemman kuvan järjestelmien nykytilasta ja mahdollisuuksista sen parantamiseksi? Asiantuntijamme auttavat mielellään, joten ota yhteyttä ja keskustellaan lisää.

Lue samasta aiheesta myös kirjoitus Pura vanhojen järjestelmien kirous ja tee säästöjä ulkoistetulla arkistointipalvelulla.

Kirjoittajasta

Riikka Suurmaa

Riikka Suurmaa

CGI DataCycle360 -ratkaisun asiantuntija

Olen Riikka Suurmaa ja toimin CGI:llä CGI DataCycle360 -ratkaisun myynnissä asiantuntijana.