Koulutuskeskus Salpaus lähti rohkeasti automatisoimaan taloushallintoaan tekoälyn avulla. CGI:n asiantuntijoiden kanssa toteutettu ratkaisu toi kaivatun tehostusruiskeen ostolaskujen käsittelyyn.
Taloushallinnossa on jo pitkään kaivattu keinoja rutiinitehtävien automatisoimiseen, jotta henkilöstöresursseja voitaisiin vapauttaa vaativampaan asiantuntijatyöhön.
Yksi Suomen suurimmista monialaisista ammatillisen koulutuksen järjestäjistä, Koulutuskeskus Salpaus, päätti tarttua tähän haasteeseen. Heidän tavoitteensa oli selkeä: ostolaskujen kierron tehostaminen, prosessien optimointi ja manuaalisen työn vähentäminen.
"Vuonna 2024 Salpauksessa käsiteltiin yhteensä yli 16 000 ostolaskua. Käsittelijöitä oli yli 200, sillä ostolaskujen käsittelyä ei ole keskitetty, vaan se tehdään tulosyksiköissä. Nämä ihmiset eivät ole taloushallinnon ammattilaisia, ja heillä on omat tehtävänsä, joihin haluttiin vapauttaa aikaa ja parantaa samalla työn mielekkyyttä”, kuvailee Salpauksen kirjanpitopäällikkö Aleksi Teräväinen.
Salpaus on käyttänyt vuodesta 2005 lähtien CGI:n Raindance-taloushallintojärjestelmää, jota on kehitetty pitkän yhteistyön aikana. CGI:n kokemus tekoälyn hyödyntämisestä toisessa ratkaisussa toimi luontevana lähtölaukauksena sen integroimiseksi Salpauksen käyttämään Raindanceen.
"Salpaus oli tässä suhteessa erinomainen asiakas, sillä he suhtautuvat uusiin ajatuksiin ja kokeiluihin erittäin avoimesti. Vaatii rohkeutta lähteä kokeilemaan tekoälyn hyödyntämistä omissa prosesseissa”, kertoo CGI:n projektipäällikkö Virpi Väätäinen.
Kolmessa kuukaudessa rakennettu tekoälyratkaisu vapautti työntekijöiden aikaa, nopeutti prosesseja ja toi konkreettisia hyötyjä yli 16 000 ostolaskun vuosittaisessa käsittelyssä.
Koko projektiin kului vain kolme kuukautta, ja sen aikana yhteistyö ja vuorovaikutus sujuivat hienosti. Kaiken kaikkiaan tämä AI-ratkaisu ylitti merkittävästi odotukset, jotka meillä sille oli.
kirjanpitopäällikkö, Koulutuskeskus Salpaus
Tekoäly hoitaa raskaan työn Raindancessa
Salpauksen kiinnostus tekoälyn hyödyntämiseen kumpusi tavoitteiden lisäksi siitä, että tekoälystä puhutaan paljon, mutta käytännön esimerkkejä on vielä vähän näkyvillä. Sukeltaminen tekoälyn maailmaan yhdessä CGI:n kanssa tarjosi organisaatiolle arvokkaan oppimiskokemuksen. Huhtikuussa 2025 alkanut käyttöönottoprosessi eteni vaiheittain. Ensin arvioitiin saatavilla olevan datan määrä ja laatu, ja sen jälkeen dataa käytettiin tekoälyn kouluttamiseen. Päivitetty Raindance saatiin Salpauksessa tuotantokäyttöön kesän 2025 aikana.
"Mukana oli sitoutuneita oman alansa asiantuntijoita sekä Salpauksesta että CGI:stä. Koko projektiin kului vain kolme kuukautta, ja sen aikana yhteistyö ja vuorovaikutus sujuivat hienosti. Kaiken kaikkiaan tämä AI-ratkaisu ylitti merkittävästi odotukset, jotka meillä sille oli”, kiittelee Teräväinen.
CGI:n asiantuntija Amar Gunic korostaa, että päivitetyn Raindancen kohdalla kyse ei ole pelkästään tekoälystä, vaan ihmisen ja koneen yhteistyöstä. Ihmisiä tarvitaan edelleen suorittamaan tarkastuksia ja tekemään päätöksiä.
"Tekoäly tekee tässä tapauksessa vaativimman osuuden työstä. Tietenkään kehitystyö ei lopu siihen hetkeen, kun järjestelmä siirtyy tuotantoon. Tavoitteena on jatkuva parantaminen kohti teoreettista maksimia ja entistä sujuvampia prosesseja", hän tiivistää.
Aikaa säästyy laskujen reitityksestä
Onnistuneen käyttöönoton jälkeen Salpauksessa on keskitytty viemään läpi tarvittavia prosessimuutoksia, jotta tekoälystä saadaan irti paras mahdollinen hyöty. Ketterään tekemiseen tottuneessa yli 600 henkilön ja viiden eri kampuksen organisaatiossa uudistumista viedään eteenpäin hyvässä hengessä.
“Ostolaskujen käsittelyssä on jo nyt tapahtunut paljon positiivista kehitystä. Kun syksyllä henkilöstöä oli lomien ja sairastumisten takia poissa, huomattiin, että tekoäly selvisi laskujen reitityksestä ongelmitta. Normaalisti laskujen reititykseen menee yhdeltä työntekijältä keskimäärin pari tuntia päivässä”, sanoo Teräväinen.
Tulevaisuuden suunnitelmissa siintää tekoälyn ottaminen avuksi ostolaskujen sisällön käsittelyyn ja analysointiin pullonkaulojen ja kehittämistarpeiden löytämiseksi. Kokemus keväällä toteutetusta hankkeesta on auttanut Salpausta ymmärtämään entistä paremmin tekoälyn soveltamista käytännön tekemiseen.
"Näihin projekteihin kannattaa osallistaa mahdollisimman paljon työntekijöitä, vaikka tekoäly ei suoraan osuisikaan heidän tontilleen. He voivat silti antaa hyviä ideoita ja oppia lisää tekoälystä", neuvoo Teräväinen.
