HUS Kiinteistöt kilpailutti ostolaskujärjestelmänsä, koska käytössä ollut HUS-yhtymän lisenssiohjelma oli tulossa tiensä päähän. Samassa yhteydessä tunnistettiin myös tekoälyn potentiaali ostolaskujen käsittelyssä, joten tekoäly sisällytettiin uuden järjestelmän kilpailutuksen vaatimuksiin.
HUS Kiinteistöjen ostolaskujen käsittelyyn valikoitui CGI DataCycle360 -tuoteperheen Purchase to Pay -ratkaisu. Purchase to Payn ostolaskujen käsittelyprosessi mahdollistaa kaikkien ostolaskutyyppien käsittelyn yhdessä prosessissa tekoälyavusteisesti.
”Huomasimme, että tekoälyn avulla voimme tehostaa ostolaskujen käsittelyä, vähentää kalliin ihmistyön määrää ja keskittää ihmisten työtä enemmän kehittävään toimintaan, mikä on ollut suuri etu organisaatiollemme. Manuaaliseen käsittelyyn jää vain vähän laskuja”, kertoo HUS Kiinteistöjen digitalisaatiota johtava asiantuntija Alexander Kozlov.
Projekti meni aivan loistavasti. Se on malliesimerkki, miten IT-projekti pysyy budjetissa ja aikataulussa.
Digitalisaatiota johtava asiantuntija, HUS Kiinteistöt Oy
Väsymätön tekoäly turvaa jatkuvuutta ja luotettavuutta
HUS Kiinteistöjen ostolaskuista keskimäärin 80 % reititetään tekoälyn avulla, jolloin 20 % jää ohjelmistorobotiikan tai ihmisten reititettäväksi. Jos esimerkiksi toimittaja on uusi, ohjelmistorobotiikka astuu peliin ja etsii laskulta asiatarkastajan nimen ja reitittää sen asianmukaisesti. Yhden ihmisen työajasta 76 % vapautuu muuhun kuin ostolaskujen reitittämiseen.
Tekoälyn hyödyntämiseksi saapuvalta laskulta on löydyttävä tietyt pakolliset tiedot. Kun pakolliset tiedot on varmistettu, tekoäly käsittelee ostolaskun historiaan perustuen ja laskee todennäköisyyksiä laskun asiatarkastajalle ja hyväksyjälle sekä tiliöintidimensioille.
”Tekoäly osaa laskea todennäköisyyksiä ja ehdottaa tiliöintejä, mikä on johtanut erittäin korkeaan onnistumisprosenttiin ostolaskujen käsittelyssä. Nyt ihmisten tehtävänä on lähinnä tarkistaa tekoälyn käsittelemät laskut”, Alexander Kozlov nostaa esiin.
Tekoälyn avulla laskujen reitityskustannukset ovat pienemmät verrattuna ihmisten tekemään työhön. Tekoäly ei myöskään ole koskaan sairaana, lomalla tai väsynyt, ja se on käytettävissä 99 % ajasta, mikä takaa jatkuvan ja luotettavan toiminnan.
Takana menestyksekäs käyttöönotto, edessä tekoälyn kehitys
HUS Kiinteistöjen hankkeen aikana järjestelmäkäyttöönotto eteni tarkasti sekä budjetin että aikataulun puitteissa. Odotuksiin vastaten kaikki tarpeelliset ominaisuudet sisältyivät järjestelmään, ja muutamat myöhemmin toimitetut lisäominaisuudet täydensivät toiminnallisuuksia entisestään.
”Projekti meni aivan loistavasti. Se on malliesimerkki, miten IT-projekti pysyy budjetissa ja aikataulussa. CGI:n erinomainen projektinhallinta varmisti sujuvan etenemisen, ja integraatiot toteutettiin täsmällisesti tarpeidemme mukaisesti. Kaikki vaatimuksemme otettiin huomioon”, Alexander Kozlov kehuu.
Jatkosta Alexander Kozlov lisää: ”Aiomme pyytää toimittajiltamme tarkempia laskusanomia, jotta tekoäly saa enemmän tietoa ja kykenee käsittelemään ostolaskut vieläkin tehokkaammin. Tekoäly kehittyy jatkuvasti ja parantaa ostolaskujen käsittelyn tarkkuutta. Ihmisten käyttämiä oikeita toimintatapoja seuraamalla se oppii ja sopeutuu.”
Lue lisää CGI DataCycle360:n Purchase to Pay -ratkaisusta.
