people discussing while looking at papers

Vad är ett HR-system?

Ett HR-system – även kallat HCM- eller HRM-system – är ett digitalt verktyg som används för att hantera HR-relaterade funktioner. Systemet är ofta en viktig del av ett företags IT-landskap, eftersom det innehåller information om medarbetarna. Därför är HR-systemet ofta integrerat med andra system, såsom:

  • Lönesystem – där uppgifter om anställning, arbetstid och frånvaro automatiskt förs över för korrekt löneutbetalning.
  • Ekonomisystem – till exempel för att koppla personalkostnader till rätt kostnadsställen och projekt.
  • Behörighets- och åtkomstsystem – där information om en medarbetares roll och avdelning styr vilka system och lokaler personen har tillgång till.
  • Tidrapporterings- och schemaläggningssystem – använder HR-data för att skapa korrekta arbetsscheman och följa upp närvaro.
     

Olika typer av HR-system

HR-system kommer i många olika former – från enkla verktyg för personaladministration till avancerade plattformar som stödjer strategiskt beslutsfattande. Vad som passar bäst beror på ditt företags behov, storlek och mognadsgrad inom HR. Nedan ser du en översikt över de vanligaste typerna av HR-system och vad de används till.

Operativa HR-system

Fokuserar på att effektivisera vardagliga HR-uppgifter som administration, personaldata och rapportering. Systemen är bra för att få ordning och struktur i HR-processerna.

Taktiska HR-system

Hjälper till med resurshantering på en övergripande nivå – exempelvis planering, bemanning och kompetensbehov. Systemen stödjer chefer i att fatta bättre beslut kring personalresurser.

Strategiska HR-system

Ger underlag för långsiktiga beslut och analyser. Bra för företag som vill arbeta datadrivet och satsa på tillväxt och utveckling.

Heltäckande HR-system

Kombinerar operativa, taktiska och strategiska funktioner i ett och samma system. Heltäckande HR-system ger en komplett plattform för alla HR-behov – från rekrytering till offboarding.

Specialiserade HR-verktyg ("best-of-breed")

Viktiga funktioner i ett HR-system

HR-masterdata

HR-systemet samlar och uppdaterar all viktig information om medarbetare – som namn, roll, kontaktuppgifter och lön. När uppgifterna är korrekta och tillgängliga skapas ett effektivt dataflöde till andra system – som lön, IT och ekonomi – vilket sparar tid, minskar fel och förenklar administrationen.

Lön och lönerevision

Med ett modernt HR-system får ni ett integrerat stöd för lönehantering och revision. Det förenklar processen med budgetfördelning, utvärderingar och dokumentation. Ni slipper krångliga kalkylblad och ger chefer ett bättre beslutsunderlag.

Medarbetarsamtal

Digitala medarbetarsamtal sparar tid och ger både chefer och anställda möjlighet att följa upp mål, utveckling och feedback över tid – allt samlat på ett ställe.

Onboarding och offboarding

Ett systemstöd för onboarding och offboarding skapar en smidig och strukturerad övergång – både för nya medarbetare och dem som avslutar sin anställning. HR, IT och chefer får rätt stöd i varje steg, vilket stärker medarbetarupplevelsen och minimerar säkerhetsrisker.

Kompetenshantering

Kompetensutveckling är en central del av ett HR-system och gör det möjligt att kartlägga medarbetarnas styrkor, utvecklingsområden och kompetensgap. Genom att få en tydlig översikt kan organisationen planera för framtida kompetensbehov – samtidigt som medarbetarna får vägledning i hur de kan växa och utvecklas i sin roll.

Rapportering och analys

Ett modernt HR-system ger er verktyg för att följa upp nyckeltal, skapa rapporter och analysera trender i realtid. Genom tydliga dashboards får HR och ledning snabb tillgång till relevanta insikter – ett effektivt stöd för datadrivna och välgrundade beslut.

GDPR och datasäkerhet

Med ett HR-system hanteras personuppgifter säkert, i enlighet med GDPR, och utan risk för manuella misstag. Istället för att lagra känslig information i Excel eller mejl, samlas allt på ett säkert ställe.

Våra HR-system omfattar följande områden

HR Master

HR-mastern är kärnan i HR-systemet och utgör navet till vilket alla andra moduler är anslutna. Medarbetare, chefer och HR-specialister möts av en användarvänlig och intuitiv portal som ger enkel och effektiv åtkomst till HR-processerna.

Rekrytering

Våra HR-system omfattar alla delar inom HRM och hanterar bland annat rekrytering, anställning, onboarding, LAS och svenska arbetsregler, mål och utveckling samt utbildning.

Lärande

Individens utveckling är i fokus i våra HR-system i form av kompetensförsörjning, utbildning, utvecklingssamtal, mål och prestation, succession och karriärplanering.

1000 000 +
anställda får lön genom CGI:s olika lönesystem för offentlig och privat sektor
30+
års erfarenhet av HR och lön
Skräddarsytt +
kundanpassade modulbaserade HR-system som följer svenska lagar och kollektivavtal

Heltäckande HR-system från CGI

Vi erbjuder heltäckande HR-system för samtliga HR-behov i Sverige – oavsett om ni är verksam inom den privata eller offentliga sektorn. Våra fullskaliga HR-lösningar finns tillgängliga både som molnbaserad Software as a Service lösningar (SaaS), som lokal installation (OnPrem) eller som HRM- och löneoutsorcing. 

Våra HR-system är modulbaserade, vilket betyder att ni väljer och betalar endast för de HR-moduler ni har behov av. Det är en unik möjlighet att hålla nere era kostnader och samtidigt få en kundanpassad helhetslösning. Det är enkelt att nå våra HR-system eftersom alla HR-uppgifter finns tillgängliga på webbportaler som nås via datorn, mobiltelefonen och surfplattan. 
 

Två personer granskar och diskuterar dokument vid ett skrivbord, en håller i en penna.

Hur väljer ni rätt HR-system?

Att investera i ett HR-system är ett smart val – men vilket system passar er? Börja med att tydligt definiera era behov.

Det kan vara svårt att veta exakt vilka funktioner som behövs innan ni börjar jämföra. Genom att titta på olika alternativ blir det ofta lättare att se vad som är viktigt för er.

Börja med att fundera över:

  • Budget: Hur mycket kan ni investera?
  • Skalbarhet: Behöver systemet kunna växa med er?
  • Användarvänlighet: Är det lätt för både HR och chefer att använda?
  • Support: Behöver ni hjälp vid uppstart och löpande frågor?
  • Verksamhetstyp: Driver ni ett företag, en offentlig verksamhet eller en ideell organisation? Olika system passar olika typer av organisationer.

Varför välja ett HR-system hos CGI?

I ett IT-landskap som ofta består av många olika och komplexa lösningar är det en trygghet att kunna samla allt i ett heltäckande HR-system. Med över 30 års erfarenhet av HR-lösningar erbjuder CGI moderna, molnbaserade HR-plattformar för både privat och offentlig sektor – anpassade efter svenska lagar och kollektivavtal.

Systemen täcker hela medarbetarresan: från rekrytering, anställning och onboarding till mål- och prestationshantering, kompetensutveckling, succession och arbetsmiljö. Allt är integrerat i ett sammanhängande systemstöd som förenklar vardagen för både chefer, HR och medarbetare.

Med CGI:s HR-system får ni en stabil HR-master som avlastar organisationen, skapar framtidssäkra processer och ger rätt stöd i det dagliga personalarbetet – både strategiskt och operativt.

Vad kostar ett HR-system i Sverige?

Kostnaden för ett HR-system beror på funktioner, användarantal och systemets omfattning. Gratisalternativ finns, men de saknar ofta support och kan bli dyra i längden om leverantören börjar ta betalt.

Tänk långsiktigt – välj ett system som kan växa med er och möta framtida behov inom till exempel rekrytering eller kompetensutveckling. Fokusera inte bara på priset, utan på vilket värde systemet skapar för er verksamhet.

consultant holding a tablet and smiling

Våra HR-system omfattar bl a följande områden

HR Master

HR-mastern är kärnan i HR-systemet och utgör navet till vilket alla andra moduler är anslutna. Medarbetare, chefer och HR-specialister möts av en användarvänlig och intuitiv portal som ger enkel och effektiv åtkomst till HR-processerna.

Rekrytering

HR-systemen omfattar alla delar inom HRM och hanterar bl a rekrytering, anställning, onboarding, LAS och svenska arbetsregler, mål och utveckling, utbildning m m.

Lärande

Individens utveckling är i fokus i våra HR-system i form av kompetensförsörjning, utbildning, utvecklingssamtal, mål och prestation, succession och karriärsplanering mm.

Fördelar med HR-system hos CGI

Helhetslösning
  • heltäckande HR-system och lönesystem för privat och offentlig sektor, som är utvecklat för både svenska lagar och kollektivavtal samt global användning
  • fokus på användarvänlighet
  • självbetjäning via webbportaler
Kostnadseffektivt
  • modulärt upplägg; välj och betala enbart för de HR-och lönemoduler som ni har behov av.
  • ökad tillgänglighet och effektivitet via webbportaler för medarbetare och chefer.
  • möjlighet att skapa en mer kostnadseffektiv HR-funktion
Framtidssäkert
  • kraftfull HR-master för enklare uppkoppling mot externa system
  • generella HR-rapporter samlade på ett ställe

Webinar- Förändringsledningens framgångsfaktorer och påverkan på framtidens arbetsplats:

Ta del av vårt webinar där våra experter Susanna Fritzdorf och Lars Ljungquist, i samverkan med Sveriges HR-Förening delar med sig av sina erfarenheter angående förändringsledningens framgångsfaktorer och påverkan på framtidens arbetsplats. 

Kom igång enkelt med våra HR-system

Det är enkelt att starta och komma igång med våra HR-system. Tack vare lång och bred erfarenhet baserad på best practice hos våra många kunder erbjuder vi med samlad expertis en kundanpassad uppstart.

Så här går ett införandeprojekt till

Projekten kan se olika ut beroende på kundens behov men de genomförs med utgångspunkt i vår projektmodell där följande faser ingår:

Visuell process i fyra steg: Förstudie, Pilot, Produktion och Avslut – representerade med cirkulära ikoner och pilar som visar ett linjärt flöde.

Förstudie

Projektet inleds med en förstudie där era behov analyseras och lösningsbeskrivningar tas fram. Här läggs grunden för hela implementationen.

Pilot

Under pilotfasen genomförs workshops, systemet konfigureras och användarna får utbildning. Här sker även testkonvertering av data, leverans av integrationer samt kundtester av pilotlösningen.

Produktion

I denna fas implementeras den färdiga lösningen i er verksamhet.

Avslut

Projektet avslutas med en provdrift där allt testas i verklig miljö. När systemet fungerar som det ska sker ett formellt avslut av projektet.

två kvinnor står leende och tittar på en laptop medan kollegor syns i bakgrunden

Offentlig sektor 

Heroma – ett heltäckande HR-och lönesystem för kommuner, myndigheter och regioner heltäckande HR-lösning för alla Offentlig Sektor

Läs mer

Man som leende intervjuas av en annan man

Privat sektor

SAP SuccessFactors- en heltäckande HR-lösning för alla företag

Läs mer