Vad är EDI?

EDI är en metod att på elektronisk väg överföra dokument och filer mellan parter (vanligtvis företag och kund/leverantör). Metoden har många fördelar jämfört med traditionella pappersfakturor, vilket har gjort att EDI används av i stort sett alla större företag, myndigheter och organisationer världen över.

Mer om EDI-system och e-fakturor

EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange, men i Sverige är metoden mest känd under namnet e-faktura. Dock har EDI fler användningsområden än bara digital fakturering. Metoden används också flitigt för allt från logistik, orderhantering och lagerstatus till returer och reklamationer, m.m.

I korthet går EDI ut på att överföra information mellan två IT-system i ett format som parterna har kommit överens om. Tack vare det valda formatet, kan informationen läsas av båda parternas system utan problem.

Det finns lite olika sätt att använda Electronic Data Interchange, beroende på om man har ett internt system, har outsourcerat sin hantering till en tredjepart eller jobbar inom specifika branscher.

För e-handeln är det till exempel vanligt att sköta sin EDI-hantering genom att integrera det i sitt ERP-system. Inom transport- och logistikbranschen arbetar man ofta med sk. direkt EDI, där dokument och filer skickas mellan för ändamålens avsedda system.

Bland formaten hittar vi både standardiserade (som alla kan använda) och proprietära, som används av specifika branscher eller företag. Det mest använda formatet heter EDIFACT och är utvecklat av FN.

Det dominerande formatet i Nordamerika heter ASC X12 och inom europeisk bilindustri används formaten ODETTE och VDA. Vilket format er verksamhet använder bestämmer ni själva, tillsammans med er kund eller leverantör.

Vad är EDI-betalning?

En EDI-betalning är en helt automatiserad transaktion där betalningsinstruktioner och data skickas direkt mellan ett företags affärssystem (ERP) och dess bank. Till skillnad från vanliga banköverföringar kopplas pengarna ihop med en rik mängd data, vilket gör att mottagarens system kan pricka av fakturor helt automatiskt.

Så fungerar det:

• Systemintegration: Affärssystemet skapar en betalningsfil i ett standardformat (exempelvis ISO 20022).
• Säker överföring: Filen skickas krypterad till banken som utför betalningen.
• Automatisk avstämning: Mottagaren får en detaljerad betalningsavisering (Remittance Advice) via EDI som automatiskt matchar pengarna mot rätt fakturor i kundreskontran.

Vad är fördelarna med EDI?

Möjligheten att snabbt och säkert kunna skicka viktiga dokument som till exempel fakturor, över internet är en grundförutsättning för många verksamheter idag. Har man till exempel en e-handel så blir manuell hantering av ordrar och leveranser snabbt ohanterbart – för att inte säga enormt tidskrävande. Genom EDI kan man förenkla hanteringen, samtidigt som både säkerheten och överblicken blir bättre.

Här är 5 fördelar med EDI

Minskade personalkostnader

Genom att automatisera hanteringen av dokument och filer slipper ni lägga värdefull arbetstid på att sköta detta manuellt. Systemet ser till att rätt information når rätt person, samt att alla tillhörande dokument automatiskt skickas till rätt mottagare enligt era interna rutiner. Automatiserade processer kring fakturering, order och logistik gör att ni sparar stora summor på administration.

Tillgång till information i realtid

En annan stor fördel med EDI är de korta ledtiderna. Tack vare systemet kan berörda parter ta del av information i realtid. Till exempel kan er leverantör börja förbereda lagerplock och frakt så fort ni lagt en beställning. Med EDI kan ni snabbt åtgärda problem med er supply chain, undvika förseningar och jobba agilt med lagerstatus och logistik.

Allt samlat på ett ställe

Innan EDI lanserades var papper det dominerande formatet för fakturor, orderbekräftelser och liknande. Men papper tenderar ju som bekant att då och då försvinna, förstöras eller hamna på fel plats. Tack vare detta system kan ni nu ha alla viktiga dokument samlade på ett ställe, utan att behöva oroa er för den mänskliga faktorn. Vidare säkerställs att både ni och er kund/leverantör har tillgång till exakt samma information, vilket innebär att fel och oklarheter kan upptäckas och åtgärdas snabbare.

Färre misstag

Genom Electronic Data Interchange kan minimera antalet fel och misstag och på så sätt höja både kvalitet, kundnöjdhet och lönsamhet i företaget. Att allt rullar på utan hinder är en förutsättning för ett välfungerande företag och tack vare ökad översikt, kontroll och automatisering kan ni få ner antalet fel och misstag till ett minimum. I praktiken har EDI visat sig kunna eliminera så mycket som 9 av 10 vanliga fel.

Ökad produktivitet

Genom snabbare processer, bättre överblick och minskat personalbehov kan EDI hjälpa till öka produktiviteten, och därmed lönsamheten, i ert företag.

Peppol: Den nya standarden för internationell e-handel

Under de senaste åren har Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) vuxit fram som den viktigaste standarden för elektroniskt utbyte av dokument, särskilt inom EU. Till skillnad från traditionell EDI fungerar Peppol som ett öppet nätverk.

Genom att ansluta sig till Peppol via en certifierad accesspunkt kan ditt företag nå tusentals andra organisationer i nätverket med en enda koppling. Det här förenklar gränsöverskridande handel och är idag ett krav vid fakturering till offentlig sektor i många länder, inklusive Sverige.

Hybrid EDI: API-integrationer för realtidsinsikter

Traditionell EDI är oslagbar när det gäller att hantera stora volymer av strukturerad data med hög säkerhet. Men i dagens marknad räcker det inte alltid med batch-överföringar. Här kommer Hybrid EDI in i bilden. Det är en kombination av klassisk EDI och moderna API:er (Application Programming Interfaces).

Genom att komplettera din EDI-lösning med API:er kan du uppnå en hybrid integration som ger det bästa av två världar:

• EDI för stabilitet: Hanterar bulktransaktioner som fakturor och orderbekräftelser effektivt och säkert.
• API för snabbhet: Möjliggör realtidsfrågor för exempelvis lagerstatus, spårning av leveranser och omedelbar validering av priser.

För företag innebär det här en mer agil supply chain där beslut kan fattas baserat på sekundfärsk data, samtidigt som de robusta processerna för ekonomisk transaktion bibehålls.

EDI-lösningar för små, medelstora och stora företag

Electronic Data Interchange, eller elektroniskt informationsutbyte, är idag en etablerad del av vårt samhälle. Metoden används såväl inom privat näringsverksamhet som inom myndigheter och offentlig sektor. När det kommer till EDI så har olika branscher olika behov. Här gäller det att bedöma riskerna med att använda elektronisk överföring av känslig information och se över sina säkerhetsrutiner innan allvarliga misstag begås. För informationsdistribution på den här nivån krävs i regel ett internt system. För mindre företag som inte omfattas av lika stränga säkerhetskrav kan en EDI-plattform vara ett bättre och billigare alternativ.

På CGI kan vi hjälpa dig att hitta den bästa lösningen för ert företag. Vi har erfarenhet från de flesta branscher, från handel och transport till myndigheter och offentlig sektor. Med våra tjänster kan ni ta emot information från alla era tillgängliga kanaler i en och samma fil. På så sätt blir hanteringen av inkommande och utgående-faktura effektivare, modernare och mer överskådlig!

Ett exempel på hur vi hjälper organisationer att modernisera sitt digitala informationsutbyte är vårt samarbete med GS1 Sweden. Genom att samla sina system och digitalisera sina processer med CGI har de lyckats kapa ledtider och skapa en mer effektiv verksamhet.

Läs hela kundcaset om GS1 Sweden här.

Kontakta oss idag så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa ert företag med EDI, eller läs mer om våra Business Process-tjänster.

Frågor och svar

Vad är en EDI-faktura?

En EDI-faktura är en elektronisk faktura som skickas direkt mellan två affärssystem i ett standardiserat format, utan manuell hantering. Den kan tas emot och bokföras automatiskt.

Vad menas med EDI-faktura?

Med EDI-faktura menas en faktura som utväxlas via EDI (Electronic Data Interchange), där data överförs strukturerat mellan system istället för som exempelvis PDF eller papper.

Vad innebär EDI inom fakturering?

EDI inom fakturering innebär att fakturor skapas, skickas, tas emot och behandlas automatiskt mellan företagssystem. Det minskar manuellt arbete, fel och hanteringstid.

Hur skickar man en EDI-faktura?

För att skicka en EDI-faktura behöver du:

1. Ett affärs- eller ekonomisystem som stödjer EDI
2. En EDI-operatör eller integration
3. Mottagarens EDI-uppgifter (exempelvis GLN eller EDI-adress)

Fakturan skickas sedan direkt från ditt system via operatören till kundens system.

Vad är en EDI-kund?

En EDI-kund är en kund som kan ta emot fakturor via EDI, alltså direkt in i sitt affärssystem i ett strukturerat format, utan manuell registrering.