EDI är en metod att på elektronisk väg överföra dokument och filer mellan parter (vanligtvis företag och kund/leverantör). Metoden har många fördelar jämfört med traditionella pappersfakturor, vilket har gjort i att EDI används av i stort sett alla större företag, myndigheter och organisationer, världen över.

Mer information om EDI och e-fakturor

EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange, men i Sverige är metoden mest känd under namnet e-faktura. Dock har EDI fler användningsområden än bara digital fakturering. Metoden används också flitigt för allt från logistik, orderhantering och lagerstatus till returer och reklamationer, m.m.

I korthet går EDI ut på att överföra information mellan två IT-system i ett format som parterna har kommit överens om. Tack vare det valda formatet, kan informationen läsas av båda parternas system utan problem.

Det finns lite olika sätt att använda Electronic Data Interchange, beroende på om man har ett internt system, har outsource:at sin hantering till en tredjepart eller jobbar inom specifika branscher.

För e-handeln är det till exempel vanligt att sköta sin EDI-hantering genom att integrera det i sitt ERP-system. Inom transport- och logistikbranschen arbetar man ofta med s.k. direkt EDI, där dokument och filer skickas mellan för ändamålen avsedda system.

Bland formaten hittar vi både standardiserade (som alla kan använda) och proprietära, som används av specifika branscher eller företag. Det mest använda formatet heter EDIFACT och är utvecklat av FN. Det dominerande formatet i Nordamerika heter ASC X12 och inom europeisk bilindustri används formaten ODETTE och VDA. Vilket format er verksamhet använder bestämmer ni själva, tillsammans med er kund eller leverantör.

Vad är fördelarna med EDI?

Möjligheten att snabbt och säkert kunna skicka viktiga dokument som till exempel fakturor, över internet är en grundförutsättning för många verksamheter idag. Har man till exempel en e-handel så blir manuell hantering av ordrar och leveranser snabbt ohanterbart – för att inte säga enormt tidskrävande. Genom EDI kan man förenkla hanteringen, samtidigt som både säkerheten och överblicken blir bättre.

Här är 5 fördelar med EDI

Minskade personalkostnader:

Genom att automatisera hanteringen av dokument och filer slipper ni lägga värdefull arbetstid på att sköta detta manuellt. Systemet ser till att rätt information når rätt person, samt att alla tillhörande dokument automatiskt skickas till rätt mottagare enligt era interna rutiner.  Automatiserade processer kring fakturering, ordrar och logistik gör att ni sparar stora summor på administration.

Tillgång till information i realtid

En annan stor fördel med EDI är de korta ledtiderna. Tack vare systemet kan berörda parter ta del av information i realtid. Till exempel kan er leverantör börja förbereda lagerplock och frakt så fort ni lagt en beställning. Med EDI kan ni snabbt åtgärda problem med er supply chain, undvika förseningar och jobba agilt med lagerstatus och logistik.

Allt samlat på ett ställe

Innan EDI lanserades var papper det dominerande formatet för fakturor, orderbekräftelser och liknande. Men papper tenderar ju som bekant att då och då försvinna, förstöras eller hamna på fel plats. Tack vare detta system kan ni nu ha alla viktiga dokument samlade på ett ställe, utan att behöva oroa er för den mänskliga faktorn. Vidare säkerställs att både ni och er kund/leverantör har tillgång till exakt samma information, vilket innebär att fel och oklarheter kan upptäckas och åtgärdas snabbare.

Färre misstag

Genom Electronic Data Interchange kan minimera antalet fel och misstag och på så sätt höja både kvalitet, kundnöjdhet och lönsamhet i företaget. Att allt rullar på utan hinder är en förutsättning för ett välfungerande företag och tack vare ökad översikt, kontroll och automatisering kan ni få ner antalet fel och misstag till ett minimum. I praktiken har EDI visat sig kunna eliminera så mycket som 9 av 10 vanliga fel.

Ökad produktivitet

Genom snabbare processer, bättre överblick och minskat personalbehov kan EDI hjälpa till öka produktiviteten, och därmed lönsamheten, i ert företag.

EDI-lösningar för små, medelstora och stora företag

Electronic Data Interchange, eller elektroniskt informationsutbyte, är idag en etablerad del av vårt samhälle. Metoden används såväl inom privat näringsverksamhet som inom myndigheter och offentlig sektor. När det kommer till EDI så har olika branscher olika behov. Här gäller det att bedöma riskerna med att använda elektronisk överföring av känslig information och se över sina säkerhetsrutiner innan allvarliga misstag begås. För informationsdistribution på den här nivån krävs i regel ett internt system. För mindre företag som inte omfattas av lika stränga säkerhetskrav kan en EDI-plattform vara ett bättre och billigare alternativ.

På CGI kan vi hjälpa dig att hitta den bästa lösningen för ert företag. Vi har erfarenhet från de flesta branscher, från handel och transport till myndigheter och offentlig sektor. Med våra tjänster kan ni ta emot information från alla era tillgängliga kanaler i en och samma fil. På så sätt blir hanteringen av inkommande och utgående dokument och fakturor effektivare, modernare och mer överskådligt!

Kontakta oss idag så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa ert företag med EDI, eller klicka här om du läsa mer om våra Business Process-tjänster.

About this author

Man och kvinna som samtalar

Redaktionen

På CGI arbetar experter inom en lång rad områden. Om du vill veta mer, kontakta oss.