Enligt IHM Business School är bara 16 procent av svenskarna engagerade i sina jobb idag, och orsaken med högst påverkansgrad stavas bristfällig kommunikation. Att kommunicera via interna kanaler innebär ofta en större utmaning jämfört med att kommunicera externt. Inte minst för att relationen till mottagaren är annorlunda. Det finns ingen snabbfix för att öka engagemanget på arbetsplatsen, men att ha en intern kommunikationsstrategi på plats är en av nycklarna.
Varför är engagemang på jobbet viktigt? Alla företag strävar efter att ha engagerade medarbetare, då det främjar både individen och företaget. Exempel på effekter av högt engagemang är allt från bättre nöjd-kund-index, högre produktivitet och högre vinster – samtidigt som medarbetaren trivs bättre.
Har du en intern kommunikationsstrategi?
En intern nyhet kan bland annat komma från närmste chef, projektledare, regionchef eller från högsta ledningen. Som medarbetare behöver jag kunna konsumera dessa nyheter där jag befinner mig och jag förväntar mig att språkbruk och formalitet skiljer sig åt beroende på avsändare. Att som ledare nå ut till målgruppen är ett första steg i att möjliggöra engagemang. Det räcker därför inte att ha många läsare, utan du behöver nå ut till rätt läsare, genom att målgruppsanpassa ditt innehåll och nå ut med budskapet via rätt kanal. Därför är det också centralt att tydligt skilja på totalt antal läsare och antal relevanta läsare, framför allt när du mäter utfallet av nyheten.
Anpassa innehåll och kanal efter din målgrupp
Mät och följ upp
Vad innebär egentligen högt eller lågt engagemang, och hur mäter man det? Självklart är det viktigaste att nyheten blir läst av målgruppen, men vi har också en möjlighet att mäta när någon gillar, kommenterar eller delar en nyhet. Här är det viktigt att se till nyheten som en enhet, det vill säga en översättning av en nyhet är inte en egen entitet utan vi håller ihop alla nyckeltal för själva nyheten oavsett språk. Detta är också viktigt för medarbetaren, som upplever ett högre engagemang om denne ser samtliga gilla-markeringar (läs: likes) oavsett vilket språk denne läser nyheten på.
Mät alltid utfallet och justera innehållet efter resultat
Nu kan vi stanna upp och fundera över hur vi mäter engagemanget för nyheten. Det är, som vi har nämnt ovan, naturligtvis viktigt att särskilja nyckeltalen för målgruppen från övriga medarbetare – men vi har även möjlighet att poängsätta olika aktiviteter. Exempelvis kan en läsning ge 1 poäng, en like kan ge 3, en kommentar 5 och delning kan ge 7 poäng. Med rätt rapport och en skärning av målgruppen går det på så vis att få fram det beräknade engagemanget. Exakt hur poängen sätts beror naturligtvis på formulerade mål och vision med den interna kommunikationen.
När vi använder detta sätt för att mäta engagemang går det också att dra slutsatsen att avsaknad av gillande, kommentarer och delningar påvisar ett lågt engagemang. Detta är idag realiteten ute på många företag, vilket naturligtvis kan vara början på en negativ spiral där även avsändaren tappar engagemang i sitt jobb.
Vad hindrar medarbetaren från att engagera sig?
Först och främst; vet vi att vi når målgruppen med nyheten och att denna är planerad på ett sådant sätt att medarbetaren har möjlighet att läsa den? Vid extern kommunikation detaljplaneras ofta när släppet sker för att maximera mottagandet, men gör vi detta även internt? Vi kanske når medarbetaren bättre på väg till eller från jobbet snarare än ad-hoc 14:15 en onsdag.
Nyheten måste även vara tillgänglig där medarbetaren finns. Det räcker inte med en upprullning på förstasidan av ett intranät, utan vi måste tänka multikanal där nyheten sprids på interna sociala plattformar, samarbetsytor, via digital skyltning och eventuellt nyhetsbrev vid behov.
Om vi sedan definierar engagemang enligt ovan måste vi säkerställa att medarbetaren känner att det finns en kultur där det är okej att kommentera och komma med feedback. Här har ledningen ett dubbelt ansvar vad gäller kultur samt att gå före och faktiskt engagera sig. Denna typ av förflyttning bygger på tillit, relation och öppenhet.
Om nyheten har ett för blandat innehåll kan det också vara svårt att engagera sig. Om det exempelvis samtidigt kommuniceras om en ny affär och att en medarbetare ska sluta, kan det vara oklart vad gilla (läs: like) egentligen innebär.
Nyheter som bara sänder ut information, utan att bjuda in till dialog eller öppna upp för feedback, hämmar också engagemanget. För att jag som medarbetare ska bli engagerad vill jag känna mig inkluderad.
Olika kommunikationsteman, alltså strategiska initiativ eller liknande kan engagera mer eller mindre beroende på målgrupp, detta går att mäta för att anpassa kommunikationen. Har vi ett strategiskt initiativ som vi inte når ut med till en målgrupp måste vi förstå varför, speciellt om annan kommunikation engagerar samma målgrupp i större utsträckning. Då får vi fråga oss varför en annars engagerad målgrupp har så lågt engagemang i just denna fråga.
Angrip utmaningen från flera håll
Högt engagemang på jobbet är viktigt dels för individen, men också för företaget, och går delvis att mäta när vi bestämt oss för en modell. Att förstå och inkludera målgruppen ökar engagemanget och vi måste behandla den interna kommunikationen med lika stor respekt som den externa. Om vi inte kan mäta och analysera kan vi inte heller justera innehållet för att bli bättre. Tekniken finns tillgänglig, men den måste kompletteras med en intern kommunikationsstrategi som nyttjar alla möjligheter och som strävar efter att bli bättre.
Läs även
Experten: det här driver engagemang på jobbet →
Effektiv internkommunikation - Fem faktorer för att lyckas →
Ladda ner vår guide till en effektiv internkommunikation →
