I dagens globaliserade värld ligger fokus många gånger på varumärke och extern kommunikation. Men en effektiv internkommunikation spelar en minst lika viktig roll för ökad kundnöjdhet, motiverade medarbetare och i slutändan bättre lönsamhet. Vad är viktigt att ha i åtanke för att utforma en effektiv internkommunikation? Här är fem viktiga faktorer för att lyckas och därmed skapa mer värde och affärsnytta.
1. Engagerat ledarskap och tydlig vision
Internkommunikation är ledarskapets verktyg för att förverkliga strategier och visioner internt. Genom att ha en förståelse för dess betydelse, vara involverad i processen och säkerställa att den interna kommunikationen lyckas kan den bli en katalysator till ökat engagemang och stärkt lagkänsla i organisationen.
Internkommunikationen ska inte bara stödja verksamheten utan också bidra till att bygga en stark företagskultur, vilket är en nyckel till framgång
2. Strategi och struktur
Den interna kommunikationsplanen är ett strategiskt styrverktyg för hela bolaget. Den måste i sin tur vara kopplad till den övergripande verksamhetsstrategin med vision och affärsmål. Det organisationen säger externt måste kommuniceras och levas internt. Sätt upp en ordentlig struktur och tydliga riktlinjer för vilka kommunikationskanaler som ska användas när och hur och av vem. Säkerställ att ni inför en genomtänkt strategi för hur kommunikationsarbetet ska utvecklas och till vilka affärsmål det ska kopplas.
3. Personifiering och prioritering
Segmentera anställda i olika grupper baserade på deras roller och intresse, detta för att kunna anpassa rätt budskap till rätt person. Dela upp nyheter, information och budskap i en matris och prioritera bland sådant som alla behöver veta och som endast några behöver veta, samt vem som ska skriva/producera materialet och när den ska spridas.
Kom ihåg att allt som är brådskande inte är viktigt, och allt som är viktigt inte brådskar. Säkerställ också att kommunikationen hålls interaktiv, att det finns möjlighet för medarbetare att återkoppla och att du fångar upp viktiga kommentarer, förslag, synpunkter etcetera. Kom ihåg att om man försöker prata med alla samtidigt, är risken att man blir för allemansriktig och inte blir relevant eller intressant till någon.
4. Kontinuerlig uppföljning och förbättring av processen
En effektiv internkommunikation kräver ett kontinuerligt arbete och mod att våga testa nya vägar. För att gå från information till kommunikation måste du våga misslyckas. Säkerställ att du alltid mäter engagemanget för att se vad som ger mest effekt och hur du kan förbättra. Använd dig av moderna verktyg för mätning av hur effektiva kommunikationsinsatserna är. Precis som med interna sociala kanaler, såsom din privata Facebook, låter moderna verktyg dig interagera med läsare och kan på ett smidigt sätt mäta likes, kommentarer och delningar.
5. Mobilitet och digitala kommunikationsverktyg
Kommunicera där mottagaren är. Om personalen arbetar på fabriksgolvet kan en informationsskärm under kaffepausen vara mer relevant än en pop-up på datorn, medan en säljare på fältet säkerligen vill få all information via sin telefon eller surfplatta. För kontorsplacerad personal har den digitala arbetsplatsen många positiva effekter såsom smidigare samarbete, större kunskapsutbyte och frihet tack vare molnets möjligheter att komma åt sin arbetsplats från olika enheter och håll. Effektiviteten kommer att styra vilka kommunikationskanaler som lämpar sig bäst och hur insatserna kan koordineras och länkas samman genom olika typer av interna kanaler.
Hur påverkas din organisation av ineffektiv internkommunikation? Bristfällig kommunikation leder till alla möjliga sorters problem såsom missförstånd, stress, frustration, konflikt och inte minst sänkt motivation. Detta blir särskilt tydligt i en organisation där medarbetare ska arbeta mot gemensamma mål men där bristande kommunikation internt förhindrar ett effektivt samarbete.
Organisationen måste med stöd från ledningen ta ett gemensamt ansvar för att den interna kommunikationen fungerar och även utvecklas med verksamheten. En medveten och väl fungerande internkommunikation ska genomsyra hela organisationen från högsta ledningen till längst ut i verksamheten, med möjlighet till återkoppling från medarbetare till ledning. Även om du som kommunikationschef ansvarar för att bygga och äga kommunikationsplanen blir internkommunikationen effektiv först när ledningen förstår hur viktig den är och helhjärtat och tydligt uttalat står bakom planen.
Kontakta våra digitala experter
För en effektiv internkommunikation krävs givetvis även moderna verktyg. Vi på CGI har arbetat med digitala arbetsplatser i över 10 år. Vi erbjuder en komplett lösning för din digitala arbetsplats baserat på Microsoft 365 (tidigare Office 365). En lösning med den senaste tekniken som främjar gruppers och individers produktivitet. Läs mer
