10 tips till dig som ledare på hur du får dina medarbetare att komma tillbaka engagerade, stärkta och motiverade

Många har nu jobbat hemifrån i månader och skapat nya arbetsrutiner och sätt att förhålla sig till kollegor och chefer. Hur påverkar det organisationen när nu kontoren börjar öppnas upp och medarbetarna välkomnas tillbaka? Malin Lindgren, senior managementkonsult på CGI och ledare för affärsområdet Change Leadership & Transformation har funderat på frågan tillsammans med sina kollegor inom CGI Business consulting: Malin Unger och Sofia Håål. Här delar de med sig av sina tips på hur du kan finjustera din organisation för att ta emot dina medarbetare stärkta och peppade efter krisen.

Kraven på social distans som svar på covid-19-pandemin har drastiskt förändrat hur vi som ledare hanterar vår värdefulla personal och deras förmågor på bästa sätt. När våra anställda för första gången ställts iför faktum att de måste arbeta hemifrån på heltid, har det påverkat deras anknytning till sina kollegor och deras arbetsmotivation.

Samtidigt har arbetsgivarna förkortat sina beslutsprocesser för sina anställda och utvecklat mer taktiska arbetsstyrningsmetoder för att förbättra anpassningsförmågan. Nya interna nätverk och till och med externa nätverk med leverantörer och kunder har dykt upp, tillsammans med nya teambeteenden som driver operativa och kulturella förändringar.

Att utvärdera dessa nya arbetssätt och beteenden kommer att vara nyckeln för att utveckla dina medarbetare så att de både kan och vill driva den nödvändiga kulturella omvandlingen här och nu och efter krisen.

Jag och mina kollegor på CGI Business consulting, Malin Unger och Sofia Håål, har funderat igenom detta och delar här med oss av några av våra idéer för att bättre kunna hjälpa din värdefulla personal och att finjustera din organisationskultur.

1. Gör empati till en konkurrensfördel

Låt oss börja med empati, eller rättare sagt med att öka empatin i agerandet gentemot anställda, kollegor och andra intressenter som kunder, leverantörer och samhället i stort. Med det ökande inflytandet från LinkedIn, liknande jobbsajter och Facebook sprids nyheter om dåligt organisatoriskt beteende snabbt. En omtänksam kultur och socialt ansvar kan bli nya konkurrenskraftiga tillgångar i en utmanande tid för att attrahera och behålla de bästa talangerna. 

2. Återgå till kontoret på ett planerat sätt

Utvärdera noggrant och planera för när och hur ni ska gå tillbaka till kontoret/arbetsplatsen. Vid vilken tidpunkt ska ni återvända? Varje medarbetares kritik eller otrygghet är en nyckelfaktor i denna ekvation. I början kanske du vill begränsa övergången till öppna kontor igen med ökad flexibilitet för delvis fortsatt distansarbete för vissa. Värdera förutsättningarna för de anställda som återvänder till kontoret baserat på arten av deras arbete och lyssna till deras behov.

3. Använd förändringsledningsverktyg

Förvänta dig fortsatta utmaningar. Att återvända till kontoret och till det nya ”normala” kommer att ta tid. Det är också svårt i dagsläget att veta vad det nya ”normala” innebär men vi är övertygade om att det är ett annat sätt att förhålla oss till var och hur vi bäst kan genomföra vårt arbete oberoende av vad vårt jobb innefattar. Sannolikt kan det också vara så att många anställda åtminstone delvis kommer att arbeta på distans under en obestämd tid framåt. Fortsätt att vara empatisk genom ett fortsatt fokus på dina anställdas hälsa och välbefinnande för att minska deras eventuella stress. Använd olika förändringsledningsverktyg som stöd i att bäst hantera förändringen. Det kan vara avgörande för teamets produktivitet och engagemang samtidigt som man hanterar svar på den pågående risken för virusutbrott.

4. Skapa en stark kultur

Omfamna kulturen för att påskynda din verksamhets återhämtning. En stark kultur i kombination med effektiv kommunikation kan vara avgörande här. Fortsätt uppmuntra digitala plattformar för att ge anställda möjlighet att dela information och uttrycka sig. Använd uppifrån-ner-kommunikation för att driva gemensamma mål och ge en förnyad känsla av syfte. Främja dessutom kommunikation nedifrån och upp för att främja en öppen, omtänksam, tillåtande arbetsplats och för att snabbt kunna upptäcka eventuella hälsoproblem. Kulturen och dess utveckling är inte en kortsiktig strategi för att övervinna krisen, utan en stor förändring i din organisationskultur.

5. Fortsätt digitaliseringen – men på det sätt som passar din verksamhet bäst

Snabbare omvandling till digital arbetsplats. Fenomenet ”digitalisering över natten” har visat förmågan hos IT-avdelningar att bryta ned långvariga digitala barriärer på några dagar. Även om digitala verktyg har blivit ett nödvändigt krav, kräver de samtidigt djupare initiativ för att integrera dem i arbetsprocesser, inklusive anslutning till partners och leverantörer för sömlös, slutgiltig hantering. Fortsätt utveckla och hitta de former som passar er bäst.

6. Mät dina anställdas tillfredsställelse och engagemang

Gissningsvis är det så att ni fortsätter att kommunicera att arbete hemifrån ska gälla ett tag till eller att anställda till viss del ska jobba på kontoret under ordnade former. Kort efter att de anställda har återvänt till sina arbetsplatser, gör en undersökning för att mäta deras sinnestillstånd, oro och förväntningar. Utvärdera deras åsikter om dina och organisationens krisåtgärder och fortsätt att övervaka lagstiftningsförändringar och att anpassa ditt sätt att hantera dina anställda utefter deras behov.

7. Omfamna 360 °personalstyrning

Din personal är en stor konkurrensfördel och sannolikt det mest värdefulla du har. Din förmåga att anpassa resurser till operativa behov och uppfylla nya anställdas förväntningar i företaget kommer att kräva avancerad analysplanering och avancerade verktyg. Överväg sätt att engagera anställda i att tillhandahålla mer data (samtidigt som du tänker på integritetshänsyn) och utveckla nya mätvärden för att följa upp arbetet på rätt sätt.

8. Behåll drivkraften för kollektiv smidighet

Många anställda som arbetar hemma (och på arbetsplatsen förstås) behöver vara självständiga och effektiva för att uppfylla kraven på företagets kontinuitet. Att utnyttja deras kollektiva smidighet kan skapa konkurrensfördelar. Fånga medarbetares idéer, lärdomar och innovationer till följd av krisen. För att bibehålla fart, hjälp chefer och medarbetare att bevara och förbättra arbetsplatsens sociala dynamik. Hjälp också till att främja en känsla av gemenskap och tillhörighet i din organisation och stötta cheferna i deras ansträngningar att driva engagemang och mobilisering.

9. Överväg nya sätt att anställa, utbilda och coacha

Din organisations motståndskraft och affärsmässiga smidighet kan kräva en omdefiniering av väsentliga färdigheter. Till exempel kanske du vill lägga mer fokus på intellektuella och praktiska färdigheter tillsammans med känslomässig förmåga, snarare än på ren kunskap. Fokusera på att ta hand om dina anställda för att hjälpa dem att anpassa sig till det "nya normala." Distans, virtuell verklighet och praktikbaserat lärande är innovativa komplement till traditionell utbildning. Sist men inte minst, coacha dina chefer och ledare att leda med empati och främja en meningsfull, samarbetsvillig och högpresterande kultur. Detta kan leda till att nya ledare identifieras för att föra organisationen framåt.

10. Uppdatera ditt företags syfte

Organisationer kan stärka sina anställdas fritänkande genom att eventuellt ompröva sitt företags syfte. Att ställa frågan "varför?", ompröva balansen mellan affärsresultat och socialt ansvar och utforma en unik känsla av identitet kan hjälpa till att motivera anställda. Ett meningsfullt företagssyfte kan skapa ett mycket starkt varumärke som lockar kandidater, motiverar anställda, imponerar kunder och övertygar investerare.

Vi på CGI Business consulting har managementkonsulter som arbetar med organisationer över hela världen för att driva utveckling och konkurrenskraft genom innovativa metoder för humankapital och kultur. Under pandemin är vårt mål att hjälpa organisationer att inte bara överleva krisen, utan även att komma starkare ur den, genom bland annat att på bästa sätt hantera sitt värdefulla humankapital. Kontakta mig gärna för dialog om på vilket sätt jag eller mina fantastiska kollegor kan hjälpa dig och dina anställda att komma vidare i er utveckling.

Mer om författarna

Malin Lindgren

Malin är expert på förändringsledning och brinner för att leverera verklig nytta för kunder. Hon leder CGI Business Consultings affärsområde Change Leadership & Transformation, som fokuserar på den mänskliga sidan av förändring. Som senior managementkonsult arbetar Malin med förändringsledningsuppdrag på både strategisk och operativ nivå.

Under de senaste tio åren har Malin lett förändringsinitiativ för flera komplexa organisationer där en tydlig framgångsfaktor varit att visa empati och arbeta nära och tillsammans med ledare, chefer och relevanta målgrupper för att uppnå önskad effekt av förändringen. Hon har också nästan två decennier av erfarenhet inom flera branscher, såsom försäkring, detaljhandel och offentlig sektor.

Malin Unger

Malin Unger är en erfaren ledare som ansvarar för CGI:s satsning Business Consulting i Malmö & South, en enhet med konsulter och traineer med breda förmågor inom bland annat förändringsledning, verksamhetsutveckling och digital transformation. Malin har erfarenhet av förändringsledning på såväl strategiskt som operativt plan och drivs av tron på utveckling, insikt och samarbete.

Malin brinner för individen i sitt ledarskap och använder ledorden mod, tydlighet och empati i allt hon tar sig an. I sina olika roller på CGI har Malin arbetat som ledare och managementkonsult med olika kunder och branscher men med en extra förkärlek för detaljhandel och e-handel.

Sofia Håål

Sofia Håål är en kommunikativ och kreativ förändringsledare med bred professionell bakgrund inom bland annat retail, offentlig sektor och betalindustrin. Hon är senior managementkonsult och har framgångsrikt drivit lokala och globala förändringsprojekt inom systemimplementation och infrastruktur.

Sofia leder sitt arbete med en stor portion empati, tydlighet och inkludering och drivs av att dela med sig av sin kunskap och kompetens till både kunder och medarbetare för att bidra till hållbar förändring.