Coronavirus-pandemin är en aldrig tidigare skådad kris som tvingar företag att möta stora utmaningar. Med en lång högkonjunktur bakom oss är sällan kostnadsbasen anpassad för den tvära ekonomiska inbromsningen vi nu ser. Så frågan är: Vad bör man göra för att få kontroll över inköpskostnaderna och var börjar man? Till att börja med, skaka av dig chocken, återuppta fokus och blicka framåt. Använd tiden till att förbereda dig för att komma ur den här krisen starkare och i ett bättre skick än när den slog till. 

Inköpsavdelningen ansvarar för stora och varierande områden beroende på bransch och företagsstorlek. Åtgärder som tidigare visat sig vara avgörande i kriser, som till exempel att omstrukturera företagets kostnadsbas, kommer återigen att vara en av de viktigaste att vidta. En relevant fråga i sammanhanget att ställa sig blir då: Hur skulle kostnadsbasen se ut om ditt företag fick börja om från noll? När alla kostnader i företaget ses över kan inköpsfunktionen ta hjälp av Zero-based budgeting (ZBB) för att förbättra lönsamheten och kickstarta företagets tillväxt. 

Vad är Zero-based budgeting? 

ZBB är en strukturerad metod för att utmana och analysera företagets nuvarande kostnadsbas i detalj och skapa en kultur av kostnadsmedvetenhet bland företagets anställda på alla nivåer. 

Filosofin bakom ZBB bygger på att man har detaljerad insyn i vad som driver kostnader, ifrågasätter dessa och funderar över vilka kostnader som måste vara kvar. Efter det sätts aggressiva men trovärdiga budgetmål. 

Genom att tillämpa ZBB tvärfunktionellt mellan inköps-, produktions- och ekonomiavdelningen kan man identifiera och eliminera onödiga kostnader som har direkt påverkan på företagets resultat på ett framgångsrikt sätt, samtidigt som man bygger en ansvarsfull och kostnadsmedveten kultur inom företaget. 

Sätt detaljerade kostnadsmål

Med kostnader för sålda varor på mellan 50 till 70 procent av ett företags omsättning är inköpsavdelningen rätt positionerad att med hjälp av ZBB-metoden leda prioriterade och affärskritiska kostnadsbesparingsprojekt.  

För att framgångsrikt leda den typen av projekt krävs en stark analytisk kompetens. Detta för att snabbt kunna identifiera och analysera kostnadsdrivare genom att sammanställa en totalkostnadsanalys för prioriterade produktgrupper eller produktkategorier.  

När en detaljerad bild av kostnadsdrivarna upprättats, kan en mängd efterfråge-, kostnads-, specifikations- och processhävstänger, samt en hel del kreativitet användas för att ifrågasätta och ändra respektive kostnadsdrivare. På så sätt kan man från grunden sätta detaljerade och holistiska mål för vilken nivå de accepterade kostnaderna bör ligga på.  

Zero-based budgeting är ett verktyg som inköpsavdelningen bör använda i sina tvärfunktionella projekt och tillsammans med sina intressenter. Om det används korrekt kan man göra betydande och långsiktiga besparingar på 5 till 10 procent som direkt påverkar företagets resultat eller möjliggör investeringar i andra värdeskapande aktiviteter som driver framtida tillväxt. 

ZBB är ett av verktygen som CGI Business Consulting använder sig av för att snabbt identifiera kostnadsbesparingar hos våra kunder. Vill du veta mer så ser vi fram emot att höra av dig. 

Vad bör man göra för att få kontroll över inköpskostnaderna och var börjar man? Till att börja med, skaka av dig chocken, återuppta fokus och blicka framåt. Använd tiden till att förbereda dig för att komma ur den här krisen starkare och i ett bättre skick än när den slog till.