Som ansvarig för inköp i en organisation är det svårt att genomföra positiva förändringar på egen hand. Du behöver helt enkelt känna till vad kärnverksamheten efterfrågar och behöver för att kunna göra ett bra jobb. Det klassiska silo-tänket där alla fokuserar på sitt med limiterat meningsutbyte kanske fungerar kortsiktigt – men för att säkerställa kvalitet i inköp och avtal krävs en stor dos samarbete. Vi förklarar varför tvärfunktionella team är en framgångsfaktor.
Varför behövs tvärfunktionell samverkan vid inköp?
Inköpsfunktionen och inköpschefer har inte sällan press på sig att reducera kostnader och spara in pengar, vilket i sig såklart är bra, men det får inte gå ut över kvalitet och relevans i produkterna eller tjänsterna som köps in.
I slutändan är det kärnverksamheten som ska använda själva inköpen, och de sitter inne på central information kring vad de behöver. Det är alltså viktigt att de som nyttjar inköpen delar med sig av sina tankar, både innan inköp och efter, till inköpschefen eller -funktionen, så att processen optimeras.
Det är de som faktiskt använder inköpen, som bäst kan svara på vad de behöver
Just den här typen av samarbete kallar vi för tvärfunktionell samverkan, och det är nödvändigt för att inköpen ska bli så bra som möjligt. Inte minst om man arbetar aktivt och strategiskt med inköp, vilket har flera positiva effekter, men om man missar att samarbeta med slutanvändarna faller mycket av idén.
Träffa våra experter för att utvärdera er inköpsprocess
Samarbete minskar riskerna
Det är vanligare än vad man tror att inköpsfunktionen inte alls eller bara delvis förhör sig om krav och förväntningar från verksamheten innan man köper in varor och tjänster. Men blir något fel eller mindre lyckat i inköpen kan det väcka både irritation och tryckt stämning från båda håll – också kvaliteten på inköpen kan bli lidande. Så, istället för att fokusera för mycket på pris eller bra deals borde man istället lägga tiden på att göra en gemensam bedömning av behovet tillsammans med personerna som ska använda inköpen. Det blir i nästan hundra procent av fallen bättre inköp när man jobbar på det sättet.
Att öppna upp för dialog minskar risken för irritation och tryckt stämning
Det finns flera fördelar med att jobba tvärfunktionellt
Det finns en hel del fördelar och mervärde med tvärfunktionell samverkan, bland annat bättre avtal och säkrade leverantörer. Men det finns också kostnadsbesparingar att hämta hem i det långa loppet. Genom dialog och informationsdelning mellan inköp och berörda parter får man en översyn över befintliga inköp och processer, och därigenom öppnas oändligt mycket möjligheter – som att slå ihop avtal med ökade rabatter eller minska antalet vilda köp.
Ett annat perspektiv är CSR- och hållbarhetsfrågor. Som organisation behöver man ha koll på arbetsvillkoren hos sina underleverantörer och inköpsfunktionen har en tydlig roll i det. Genom att sätta sig ner och föra en dialog med verksamheten kan inköp ställa de viktiga frågorna och ifrågasätta delar i avtalen, så att man säkrar bästa möjliga leverantörer, med schyssta villkor, och kvalitet.
Glöm inte: skynda långsamt är bästa sättet framåt
Tänk på att inte gå för fort fram, du behöver ha förankring i leden uppåt och mandat för att kunna involvera verksamheten. Du behöver helt enkelt påvisa nyttan med arbetssättet och ”sälja in det” till ledningsgruppen, så tänk som en säljare och förmedla fördelarna genom case och faktabaserad information. Sedan, när du väl har fått OK, är det bara att köra på – det är inte mycket som kan gå fel när man öppnar upp för dialog och kunskapsutbyte.
