Robotic Process Automation – eller RPA – har funnits ett tag men många företag är fortfarande i startblocket när det kommer till att använda tekniken. Den första tröskeln att ta sig över handlar om att välja ut rätt process att anpassa, och det är inte alltid självklart vilken ände man ska börja i för att nå bäst resultat. Vilka processer går att automatisera och hur kommer man igång? Vi reder ut begreppen och karaktärsdragen som krävs för att en process ska bli kandidat för automatisering.
Processernas karaktärsdrag
Manuella och repetitiva
Arbetsuppgifter och processer som är manuella och repetitiva med ett fördefinierat mönster, till exempel insamling av information, registrering av fakturor, löneadministration och liknande är mycket bra processer för automatisering. Det behöver inte betyda att de måste ha en hög transaktionsvolym. Vissa processer utförs månatligen (exempelvis insamling av finansiella data vid bokslut) men tar mycket arbetstid och kan då frigöra tid vid en period med hög arbetsbelastning.
Digital form
Inga fysiska dokument, exempelvis utskrift av dokument för underskrift, kan vara en del av processen. De flesta robotar arbetar med bildavläsning vilket innebär att alla former av digitala dokument kan hanteras såsom Excel, Word, Xml, PPT, PDF och så vidare.
Regelbaserade
De bästa processerna för automatisering har tydliga instruktioner och beslut baserade på standard och regler. Helst bör undantagen vara få men om lösningarna är enkla kan roboten konfigureras för att automatisera en hög grad av processen. Kom ihåg att robotar är bra när det gäller fördefinierade regler och varje undantag kräver ytterligare instruktioner och hantering.
Träffa våra experter och ta steget mot den moderna ekonomifunktionen
Hur väljer man rätt process?
Att välja rätta process är av ytterst vikt för att lyckas med RPA. Genom att svara Ja på ovanstående kriterier skapar ni en bruttolista på processer att arbeta vidare med, för att utröna ifall dessa är kandidater för automatisering. Förfina sedan kriterierna genom att ta hänsyn till de verksamhetsmässiga, tekniska förutsättningar och krav som finns för just er verksamhet. Exempel på dessa kan vara lagstiftning, förordningar (GDPR), regler eller säkerhetsmässiga krav, (får till exempel roboten logga på alla system? Krävs det personnummer?)
Till slut kan en checklista specificeras och beslutet att automatisera rätt process kan tas snabbare, vilket innebär att RPA-resan inte behöver stanna upp. Checklistan kan innebära att flera processer bör optimeras och standardiseras för att passa roboten och nya processer kan anpassas direkt i roboten. Genom att rangordna era processer efter automatiseringsgrad blir det enklare att komma igång – och komma åt fördelarna med automatisering. Era medarbetare kan avlastas från monotona, tråkiga arbetsuppgifter och frigöra tid till mer värdeskapande uppgifter, vilket i slutändan ger mer nöjda medarbetare.
