Rätt använd, och i kombination med rätt kompetens, är LOU en verklig tillgång vid upphandlingar. Regelverket är ett hjälpande verktyg, eftersom det formaliserar viktiga delar av vad som ingår i en bra upphandlingsmetodik. Om man använder sig av upphandlingslagstiftningen i kombination med de grundläggande principer den vilar på: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet, ömsesidigt erkännande samt konkurrens, har man goda förutsättningar att uppnå de mål man satt upp.
Fem tips för bättre upphandlingar
1. Ta fram en behovsanalys
Som upphandlare, oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor, måste du vara tydlig med vad upphandlingen avser, vad den omfattar och vilka avgränsningar som finns. För de delar som ingår behöver du göra en ordentlig behovsanalys, där du kartlägger nuläge och arbetar fram ett tänkt, framtida börläge. Behovsanalysen ligger sedan till grund för din kravbild på lösningen som ska handlas upp, där de enskilda kraven behöver vara fullständiga, rimliga (tillräckliga men inte mer än så) och tydliga, både för interna och externa intressenter. Att tillsammans med berörda delar av organisationen ha tänkt igenom omfattning och kravbild minskar risken för förseningar och fördyringar. Avslutningsvis är det också oerhört viktigt att i möjligaste mån formulera kraven så att de återspeglar det man faktiskt är ute efter att upphandla (effekt av något slag), det vill säga att inte i onödan styra leverantörer då det kan leda till suboptimering eller att leverantören inte anser sig kunna lämna anbud.
Upphandlingsformen kan antingen hjälpa eller stjälpa, så tänk efter ett extra varv
2. Välj rätt upphandlingsform
Inom ramen för LOU finns ett flertal olika upphandlingsformer och valet av form sätter ramarna för hur upphandlingen ska gå till. Fel vald upphandlingsform blir en begränsning medan rätt vald upphandlingsform ger möjligheter. Detta medför att myndigheter noga bör överväga valet av upphandlingsform och i högre utsträckning välja något annat än den idag vanligaste formen, öppet förfarande.
3. Ha en tydlig plan
Det är viktigt att tydliggöra hur upphandlingen ska gå till, vilket förutsätter en bra planering. Upphandlingsunderlaget behöver innehålla en genomtänkt tidplan och beskrivning av vilka moment som ingår, beslutspunkter och så vidare. Exempel på sådana moment är annonsering, anbudslämning och utvärdering. På detta sätt skapas förutsägbarhet i upphandlingen vilket givetvis är viktigt både i privat och offentlig sektor.
4. Följ upp
Utebliven uppföljning minskar kontrollen över kravställningen
I en upphandling ska det framgå tydligt hur utvärderingen går till. Det är således viktigt att tänka igenom och värdera/prioritera alla krav som ställs. Endast krav som finns med i underlaget kan i) ingå i utvärderingen och ii) följas upp i efterhand (under och efter införandet). Hur utvärderingen ska gå till, vad som ska vägas in och vad som ska lämnas utanför behöver alltså vara klart när anbudsförfrågan skickas ut. Kommunikation med leverantörer och hantering av frågor/svar under upphandlingens gång är andra viktiga områden att hantera korrekt för att säkerställa hög transparens.
5. Strukturera innehållet
För underlätta överskådlighet och säkerställa jämförbarhet är det viktigt att anbudsförfrågan innehåller tydliga instruktioner för hur anbud ska struktureras, vilka bilagor som ska inkluderas samt både specifikt innehåll och även, i möjligaste mån, format på efterfrågad information. Detta bidrar till ordning och reda i upphandlingen; något som gagnar alla parter.
Rätt använd är lagen en tillgång
Så länge Lagen om offentlig upphandlings verktygslåda tillämpas på bästa sätt, är det inte ett bristfälligt regelverk, utan snarare en hjälp till bättre, säkrare och mer kostnadseffektiva upphandlingar. I kombination med rätt kompetens om hantverket (till exempel relevant erfarenhet) och kunskap om hur verktygen ska användas (inom sakområdet och från leverantörsmarknaden), finns egentligen bara fördelar med lagstiftningen. En grundförutsättning är förstås, precis som vid privata upphandlingar, att man har viss framförhållning och säkerställer att man förbereder sig väl – det är alltid en mycket lönsam investering.
