Primary tabs

En ökad konkurrens, samtidigt som det ställs ökade krav på transparens i verksamheter, kräver allt effektivare organisationer. Vi måste ha koll på hur vi arbetar för att kunna uppfylla kundvärde på ett så effektivt sätt som möjligt. Genom en processkartläggning identifieras och synliggörs processerna i verksamheten. 

En processkartläggning kan genomföras av en rad olika anledningar. Till exempel kan interna eller externa revisioner ställa krav på att vi kan beskriva verksamheten och dess flöden, kunder kan ställa krav på att verksamheten är ISO-certifierad eller så behöver verksamhetens faktiska behov kartläggas inför kommande systemimplementationer. Oavsett anledning är det viktigt att klargöra syfte och vad vi vill uppnå innan vi drar igång ett processkartläggningsarbete. 

För att kunna styra och utveckla en verksamhet på ett strukturerat sätt behöver de viktigaste processerna identifieras och synliggöras. När processer synliggörs är det enklare för varje medarbetare att se hur det egna arbetet bidrar till helheten. 

Nedan följer 5 fördelar med att jobba med processkartläggning: 

1. Synliggör och skapar samsyn kring arbetssätt  

Genom att beskriva processer visuellt synliggörs hur vi arbetar i verksamheten och vi får en övergripande förståelse för hur olika delar av organisationen bidrar till att skapa värde. 

I traditionella organisationer är verksamheten organiserad i funktioner där det utvecklats arbetssätt som är optimerade för just den funktionen: till exempel ekonomi, HR eller kundtjänst. Processer beskriver hur flöden fungerar oberoende funktionsgränser. Istället för att varje funktion jobbar med sitt, utan större eftertanke på hur det påverkar andra funktioner, innebär ett processorienterat arbetssätt att fokus ligger på att skapa värde för kunden med effektiva flöden som bygger på kvalitet, samarbete och utveckling. 

Att verksamheten har en gemensam syn, underlättar för samarbete mellan avdelningar och vi har möjlighet att utveckla och förbättra arbetssätten ur ett kundperspektiv. 

2. Sätter kunden i fokus 

Genom att jobba med processkartläggning skapar vi en förståelse för vad som ger kunden värde. Inte sällan fastnar vi i gamla vanor och gör som vi alltid har gjort utan att egentligen tänka efter hur det bidrar till verksamhetens mål. Det kan till exempel vara rapporter som ingen läser eller arbetsmoment som kom till en gång för att lösa ett problem, men som idag har tappat sitt syfte. Med kartlagda processer kan vi börja ifrågasätta invanda arbetssätt och identifiera förbättringsområden som gör att vi på ett effektivare sätt skapar värde för kunden. 

process-kartlaggning

3. Harmoniserar arbetssätt mellan geografiska enheter 

I större organisationer finns en tendens att utveckla olika arbetssätt i olika geografiska områden. Detta kan vara ett resultat av organisk tillväxt eller sammanslagning av bolag. I många fall är det befogat med lokala varianter för att exempelvis uppfylla lokala krav från myndigheter. Men ofta finns stora synergieffekter att hämta av att lära från varandra, identifiera best practice och på så sätt utveckla gemensamma, effektivare processer. Genom att kartlägga nuvarande arbetssätt synliggör vi skillnader och kan identifiera best practice.  

4. Skapar stabil grund för utveckling och ständig förbättring 

Med etablerade processer kan vi identifiera problem och möjligheter på ett strukturerat sätt, exempelvis genom att fånga upp interna förbättringsförslag, feedback från kund eller externa revisioner. 

Genom att mäta och analysera processer får vi en bättre förståelse för hur verksamheten levererar i ett produktivitets-, tids- eller kvalitetsperspektiv. Utifrån dessa mätningar kan vi identifiera möjliga förbättringar, prioritera samt implementera förbättringsprojekt som leder till exempelvis effektivare hanteringar, kortare ledtider och nöjdare kunder. 

Etablerade processer skapar även en bra utgångspunkt för att ta till sig den senaste digitala tekniken. 

5. Förenklar kommunikation och skapar förtroende intern och externt 

Med etablerade och visuella processer är det enklare att skapa förståelse för hur det egna arbetet bidrar till helheten. Det kan även bidra till ett ökat förtroende hos kunder och samarbetspartners och kan ibland vara en förutsättning för att utveckla nya affärer och samarbeten. 

För att lyckas med processkartläggning är det viktigt att göra rätt saker i rätt ordning. Arbetet bör utföras strukturerat och införas stegvis. Målet med processkartläggning bör dock aldrig vara processdokumentation utan processer som fungerar och används i verkligheten. När processerna aktivt används får vi engagerade medarbetare som drar åt samma håll. 

Ladda ner vår guide till rätt affärssystem: https://www.acando.se/vad-vi-kan/teman/cfo-insights/sa-navigerar-du-ratt-i-djungeln-av-affarssystem/