Digitaliseringen är en ständigt aktuell fråga, men det som digitaliseras i externa processer behöver även digitaliseras internt. Anställda som arbetar i omoderna verktyg riskerar att halka efter i sin personliga digitala utveckling, och bli tveksamma kravställare och innovatörer. För att inte bli ifrånsprungen – och upprätthålla status som en attraktiv arbetsgivare – är bra digitala verktyg på arbetsplatsen A och O.
En genväg till ökad produktivitet
En digital arbetsplats underlättar, genom sina många samarbetsfunktioner, en högre produktivitet på arbetet. För att ta ett konkret exempel minskar antalet splittrade mailsnurror markant. Arbetsytorna ligger i molnet och man slipper skicka ut ett dokument för feedback till ett antal kollegor, och få en drös med olika versioner tillbaka. Med den digitala arbetsplatsen blir det standard att alla jobbar i samma dokument online, för att effektivisera samarbetet och minimera risken att värdefull information tappas bort på vägen.
De digitala ytorna gör det också enkelt att involvera flera personer samtidigt och därmed upptäcka vilka jobb som har satts igång eller redan är gjorda – allt för att undvika frustrerande dubbelarbete.
Förbättrat samarbete ökar effektiviteten
Den lärande organisationen
”Den lärande organisationen” är ett vedertaget begrepp för verksamheter som synliggör innehåll för sina anställa, i motsats till att placera innehåll svårtillgängligt. AI och machine learning som är inbyggt i den digitala arbetsplatsen möjliggör att ostrukturerad information lyfts fram för individen på ett tydligt sätt. På den personliga arbetsytan visas dina senast öppnade dokument och filer du kan vara intresserad av baserat på sökhistorik, vilket ökar relevansen. Man kan också se vad människor i ens direkta närhet arbetar med just nu och möten som kan vara aktuella att gå på, en funktion som sprider kunskapsdelning i organisationen.
Vad blir de direkta effekterna?
Ökad produktivitet i organisationen ger en hel del positiva effekter, däribland ökad återanvändning av befintlig kunskap – det blir helt enkelt lättare att hitta och engagera experter inom ett visst ämne. Och som medarbetare blir det smidigt att erbjuda hjälp när någon delar ett dokument i ett öppet forum och efterfrågar stöd. Men framför allt leder ökat samarbete till en okomplicerad uppföljning av resultat, så att man får bättre koll på utfall och nuläge i projekt.
Vi hjälper våra kunder att nå ökad produktivitet med den digitala arbetsplatsen
→ Digital Workplace
Mer ordning och reda i informationen
Med en digital arbetsplats ligger all information, inklusive de anställdas personuppgifter, samlade på ett och samma ställe i molnet. Ur ett säkerhets- och integritetsperspektiv är det att föredra, då det undviks att informationen ligger lokalt på enskilda datorer eller andra platser som försvårar spårbarheten. Den nya dataskyddsförordningen GDPR trädde i kraft 2018 och innebär att man måste kunna svara på exakt vilka personuppgifter man har sparade, var de finns och varför man lagrar dem. En digital arbetsplats underlättar arbetet med det som brukar kallas för ostrukturerad data avsevärt, en administrativt utmanande post inom den nya förordningen.
Det finns också oändliga exempel på personer som har bytt jobb, men som fortfarande har tillgång till det förra jobbets data, för att verksamheten saknar en övergripande koll på vilka som har slutat och vilka verktyg de har haft tillgång till. Samma sak gäller också för leverantörer som har blivit inaktuella – det saknas ofta strukturerade uppgifter om dessa, som den digitala arbetsplatsen kan tydliggöra.
Kan man vara för säker?
Man ska vara lite försiktig med att vara allt för säker och korrekt i alla processer, eftersom det faktiskt kan bli kontraproduktivt. ”Shadow IT” är en metafor som betyder att det finns bra, moderna verktyg för de anställda, men säkerhetspolicys gör att verktygen blir svåra att arbeta med. Det extra krånglet leder då till att man letar sig vidare till alternativa verktyg såsom den privata mailen eller chattar, som inte alls är lämpliga ur ett säkerhetsperspektiv. Därför är det viktigt att ledord som tillgänglighet och enkelhet alltid kommer först vid utvecklingen av en digital arbetsplats.
Ur ett säkerhetsperspektiv möjliggör en välarbetad digital arbetsplats planer för externt samarbete när kunder, partners eller leverantörer är involverade. Då är det positivt att kunna tillhandahålla en samarbetsyta där man har koll på vilka som är inbjudna, vilken information som ligger delad och vilka behörigheter alla har.
Läs även
Den digitala arbetsplatsen - Vägen till effektivitet, kreativitet och innovation på jobbet →
Ett vässat engagemang
En bra digital arbetsplats kommer med smarta funktioner som underlättar vardagen för medarbetarna och gör jobbet enklare att genomföra. Framför allt finns det en inbyggd tillgänglighet i hela systemet. När allt ligger samlat i molnet behöver man inte bära med sig datorväskan hem för att kunna utföra sitt jobb – man kan koppla upp sig från vilken enhet som helst och logga in online för att komma åt sin personliga yta. Det skapar en flexibilitet och frihet som i sig kan öka engagemanget från de anställda och skapa känslan av en modern arbetsplats.
Chattfunktioner gör att man direkt kan ställa en fråga till vem som helst i organisationen när som helst, och få snabba svar, en lösning som för människor samman och bidrar till ett öppet, inkluderande arbetsklimat.
På den digitala arbetsplatsen måste man också ta hänseende till att alla har olika behov – personen ute på fältet kan ha helt andra arbetsuppgifter än den på huvudkontoret, och det behöver präglas i verktygen. Man behöver då se till att informationen som finns är densamma, men att den presenteras på olika sätt genom anpassningar.
En fråga om värderingar
På det stora hela är det en fråga om värderingar - organisationens värdeord behöver lägga grunden till det som blir den digitala arbetsplatsen. När ledord som användarvänlighet och samarbete får stå i centrum, blir de positiva effekterna på arbetet ofta större än väntat, oavsett om det gäller produktivitet, ordning och reda eller engagemang.
