Primary tabs

Budgeten är ett centralt verktyg för de flesta företag, men budgetprocessen är många gånger tidskrävande. Man arbetar ofta med inarbetade rutiner och ineffektiva processer som inte skapar det avsedda värdet för uppföljning, analys och styrning. I många fall driver man budgetarbetet i Excel, som är lätt att använda, men där man inte alltid får rätt kvalitet på informationen och eller rätt överblick på var i processen man är. Så, vilka är utmaningarna och hur kan man effektivisera arbetet med budget och prognos?

Utmaningar för budget- och prognosprocessen

En budget är en bedömning av hur det kommande året kommer att se ut, det vill säga uttrycker en intention, målsättning om vart organisationen vill gå. Prognosen är däremot en förväntan över hur väl verksamheten kommer att lyckas följa budgeten. Den indikerar ett framtida troligt utfall och uppdateras varje månad eller kvartal och sträcker sig över valfri tidsperiod.

Intresset för förnyelse och att tänka nytt kring former för budgetstyrning växer

Ledningsprocesser inom budgetstyrning efterfrågas, som på ett bättre sätt följer verksamhetens rytm och som möjliggör korrekt och snabb reaktion på nya ekonomiska förutsättningar. Budget och prognos är idag verktyg som ingår i ekonomi- eller verksamhetsstyrning och som kräver ständig förbättring för att kunna följa organisationens förändringstakt. Tre områden där man kan effektivisera sitt budget- och prognosarbete är; datainsamling, validering och konsolidering samt genom flexibilitet.

Effektivisera arbetet med systemstöd och flexibilitet i budgetmodellen

Många controllers och ekonomichefer upplever att budget- och prognosprocesserna tar för mycket tid, tid som istället skulle kunna användas för ett mer framåtriktat arbete och analys. Ofta finns en svajande kvalitet i sifferunderlaget och det kan vara svårt att snabbt justera och komplettera information i takt med att företaget förändras och utvecklas. Under pågående budgetarbete kan det också vara svårt att överblicka var i processen man befinner sig – det vill säga, om alla involverade klara med sina respektive delar av budgeten. Effektiviseringen bygger på en väl fungerande planeringsprocess med bra systemstöd.

Träffa våra experter och ta steget mot den moderna ekonomifunktionen
→Hur kan vi hjälpa dig? Boka ett möte med oss för att få en skräddarsydd plan framåt, med rätt verktyg och processer på plats för att öka både effektivitet och fokus på kvalitativt arbete.

budget-prognos

Tre sätt att effektivisera sitt budget- och prognosarbete

Datainsamling – involvera verksamheten i planering och analys

I många fall är detta ett tidskrävande moment, särskilt om man uppdaterar ett gemensamt excelark där information kompletteras i olika omgångar. Hur vet man att den senaste informationen finns med? Med ett verktyg som kan hantera information från olika avdelningar simultant och där resultatansvariga är delaktiga i budgetarbetet, får man en gemensam bild och ett delat ansvar. Detta ökar förståelsen och kunskapen hos de anställda runt företagets strategi, vilket också underlättar kommunikation och förståelse för att sträva åt samma håll. Om det finns ett ”workflow” i systemstödet, kan man enkelt se var i budgetarbetet olika delar av organisationen befinner sig.

Validering och konsolidering - låt verksamheten validera siffrorna

En stor del av CFO:ns och ekonomiavdelningens tid går åt till att validera siffror. Här finns därför stora tidsvinster att hämta, både genom tekniska lösningar och genom att använda organisationen på rätt sätt. Den tekniska biten handlar om att arbeta med budgetverktyg som integreras mot befintliga system i företaget, som exempelvis ekonomi-, affärs- och personalsystem. Då får användaren tillgång till viktiga ingångsvärden som underlag i arbetet. Kan man dessutom sprida budgetinformationen i organisationen, där den i ett och samma system sammanställs, kompletteras och utvecklas av medarbetare, åstadkommer man både en validering av siffror och får ökad kvalitet.

Flexibilitet och snabbrörlighet

I en omvärld som förändras snabbt och där organisationer också är lika snabbföränderliga, behöver man kontinuerligt kunna anpassa såväl processer som systemlösningar. Beroende på vilken typ av förändring och behov som krävs, kan dessutom olika användargrupper behöva involveras vid olika tillfällen och olika mycket. Om en ny situation kräver en snabb prognos med mer aggregerad information berörs färre personer i organisationen. Om istället förankring och delaktighet är viktigt kan man behöva involvera större användargrupper och jobba på en mer detaljerad nivå.

Är ert systemstöd optimalt?

Effektivt budget- och prognosarbete skapar utrymme för innovation

I prognosarbetet kan ett systemstöd hjälpa företaget att fokusera på de delar i verksamheten där förutsättningarna har förändrats – det är där man ska lägga sina insatser. För verksamhetsgrenar som i princip är oförändrade sedan tidigare prognos ska systemstödet säkerställa att man på ett enkelt sätt kan återanvända den informationen.

I en flexibel budgetmodell ska det finnas förutsättningar att simulera budgetutfall utifrån olika drivare, det vill säga parametrar som påverkar budgetens utfall. En budget- och prognosmodell för simuleringsmöjligheter skapar förutsättningar att snabbt ta fram olika scenarion med utgångspunkt i omvärldsförändringar.

Sammanfattningsvis kan sägas att man kan öka effektivisering i budget- och prognosarbetet genom optimering av systemstöd. Detta ökar förutsättningarna för att förbättra processer och få tillgång till medarbetarnas kunskap, vilket ger en validering och ökad kvalitet i budgetarbetet. Genom effektivare sätt att arbeta med budget och prognos skapar man också tid för analys och framåtblick.

Ladda ner vår guide till rätt affärssystem: https://www.acando.se/vad-vi-kan/teman/cfo-insights/sa-navigerar-du-ratt-i-djungeln-av-affarssystem/