Kostnadsstruktur – ökad flexibilitet och skalbarhet

Artikelserie i fyra delar

Att arbeta i en föränderlig värld - CFO:s perspektiv

Coronapandemin har förändrat förutsättningarna för de flesta ekonomiorganisationer, som annars oftast är traditionellt uppbyggda och ska klara rutinbaserade uppgifter som exempelvis att säkerställa att regulatoriska krav genomförs eller att beräkna kreditförluster. Den nya situationen har gjort att ekonomiavdelningarna har behövt anpassa sina arbetssätt, oftast utifrån det faktum att många behöver arbeta hemifrån. Den moderna CFO:n ställs därmed inför snabbare förändringar än kanske någonsin tidigare.

CGI genomför årligen en omfattande global studie där drygt tusen ledare inom olika branscher tillfrågas om hur de ser på sina kommande affärsmål och behov av IT-investeringar (CGI Client Global Insights).

I vår studie har vi intervjuat ett antal utvalda CFO:er från olika branscher och diskuterat hur pandemin påverkat dem och deras organisationer utifrån ett antal olika perspektiv. Följande områden har diskuterats, både utifrån ett nulägesperspektiv och utifrån hur de kan hanteras i framtiden:  

• Medarbetare – hur leder man sina medarbetare hemifrån? Läs artikeln av Jonas von Euler
• Systemstöd – hur har det fungerat och hur är förväntningarna inför framtiden? Läs artikeln av Lisette Beijar Ohlsson
• Hantering av kassaflödet. Läs artikeln av Elon Ezdri
• Kostnadsstruktur – översyn och anpassningar

Kostnadsstruktur – ökad flexibilitet och skalbarhet - del 4 i artikelserien

Coronapandemin har gjort att många företag ser över och anpassar sin kostnadsstruktur. Inledningsvis har det framför allt handlat om att minska kostnader genom att delvis stänga igen verksamheter och dra ner på personal för att möta en minskad försäljning och kunna överleva i en osäker tid. I nuläget är en av de viktigaste frågorna på CFO:s bord hur man ska ställa om till en mer flexibel och skalbar kostnadsstruktur och gå från fasta till mer rörliga kostnader.

Flertalet av de intervjuade företagen har valt eller tvingats att låta personalen arbeta hemifrån med effekten att kontoren står tomma. Man har snabbt kunnat dra ner på mer rörliga kostnader som fruktkorgar, marknadsaktiviteter, events med mera. Flera företag ser stora möjligheter med att även fortsättningsvis låta sin personal arbeta hemifrån i en större utsträckning. Bland annat har man kunnat minska kontorskostnaden genom att helt säga upp kontor, minska kontorsytor eller gå över till mer flexibla leasingavtal. Flera i intervjustudien har övergett sina klassiska kontor för att arbeta med färre fasta platser och mer distansarbete.

De intervjuade företagen har även hanterat personalkostnaden på olika sätt. Många har infört anställningsstopp, alternativt flyttat beslut om att rekrytera högre upp i organisationen. Vissa har minskat och även sagt upp personal. Andra har erbjudit frivilliga löneavståenden med olika villkor och utöver det har bonusar pausats. Vissa deltagare beskriver hur de har börjat arbeta med en mer flexibel ersättningsstruktur för att kunna vara mer flexibla och skalbara i takt med orderingången.

En annan fråga som diskuterats är hur bolagen ska bibehålla, utveckla och skydda sin leverantörskedja. Oro finns om leverantörer som permitterar personal kanske behöver stänga ner sin produktion. Vissa av de tillfrågade bolagen har minskat sina lager och sett över vilka leverantörer de har i sin försörjningskedja.

Några av företagen beskrev svårigheter med att driva IT-implementeringar under Coronapandemin. Samtidigt har Corona belyst behovet av fortsatta IT-investeringar och att öka digitaliseringstakten för att möjliggöra mer agila, anpassningsbara organisationer. Generellt sett har bolagen beskrivit en fungerande förflyttning till hemarbete, men man tycker att det varit mer besvärligt att genomföra förändringar avseende styrning, mätetal och verksamhet. Flera av deltagarna beskriver hur de behöver fortsätta att driva IT-investeringar och digitalisering för att vara konkurrenskraftiga och förberedda för framtida kriser som har stor påverkan på verksamheten.

CGI point of view

Utveckla omställningsbar kostnadsbas:

Korta kontrakt, flexibla köpevillkor, skalbara kostnader, modern och flexibel arbetsplats.

Om företag ska bli mer omställningsbara behövs en mer flexibel och skalbar kostnadsbas. Ett exempel är kontorsrelaterade kostnader. Då allt fler företag och medarbetare ser stora fördelar med ett ökat arbete hemifrån ställs frågan hur vi kommer att använda våra kontor framöver och hur vi enklare kan variera och anpassa kontorsresurser efter faktiskt behov över tid.

I takt med att allt fler företag gått över till mer flexibla kontorslösningar, som exempelvis aktivitetsbaserade arbetsplatser, har nya, mer flexibla kontorslösningar introducerats på marknaden de senaste åren. För att ytterligare öka flexibiliteten när det gäller kontorslösningar kommer företagen tillsammans med leverantörerna att behöva hitta nya arbetssätt som möjliggör mer skalbara och flexibla kontor. Ett sådant exempel är att gå mot så kallad ”share economy” där man kan dela kontorslokaler med andra företag.

Vi menar att målet med att ställa om sin kostnadsbas inte i främsta hand bör vara att få så låga kostnader som möjligt utan att övergå mot mer omställningsbara kostnader som är följsamma mot företagens intäktsnivåer. Detta innebär i förlängningen att vi accepterar en lägre vinstmarginal över tid, givet att vi kan bibehålla en vinstmarginal under tider med lägre intäkter.

Omstrukturera personalkostnader

Den minst flexibla kostnaden för svenska företag är antagligen personalkostnader i och med svensk lagstiftning och kollektivavtal. Under pandemin gick svenska staten in med enorma summor för att stötta företagen genom att möjliggöra permitteringar genom delade kostnader med företagen och i stort sett bibehållen ersättning till medarbetaren. Vad vi förespråkar är att det enskilda bolaget, branschen, nätverket eller fackförbundet ser över vilka möjligheter som kan införas för att hantera omställningar i framtiden. Ju bättre företagen och medarbetarna kan hantera framtida omställningar, desto snabbare kommer vi att återhämta oss efter varje omställning.

Säkra leverantörskedjan

Samarbeta med leverantörsnätverket för att möjliggöra följsam skalbarhet, det vill säga att se till att alla har samma möjlighet att skala ner och upp produktion och kostnad.

Fortsätt investera i IT

Digitalisering och automatisering är idag nödvändigt för att bibehålla sin relevans på marknaden och för att säkra en långsiktig och lönsam tillväxt. Genom att automatisera icke värdeskapande aktiviteter samt att digitalisera värdekedjan kan man uppnå lägre kostnader och en mer flexibel kostnadsstruktur.

För att kunna ställa om den finansiella styrningen behöver man adekvata verktyg för verksamhetsstyrning, prognostisering och uppföljning av verksamheten.

Tips:

• Upprätta korta leverantörskontrakt med flexibla köpevillkor.
• Bygg upp en skalbar kostnadsstruktur.
• Skapa en modern och flexibel arbetsplats.
• Samarbeta nära med leverantörer för upp- och nedskalning. 
• Fortsätt investera i IT-lösningar som frigör tid och resurser.

Kort om Mattias

Mattias Thurang är en erfaren projektledare och verksamhetsutvecklare med förmågan att tillföra struktur till de flesta situationer. Han har en gedigen erfarenhet av att analysera, dokumentera och utveckla finansiella processer och modeller.