Hallinnon digitalisaatiossa tärkeintä on prosessien tehostaminen

Prosessien pitäisi olla dokumentoituja, ohjeistettuja ja mahdollisimman automaattisia. Hyvin usein prosesseissa kuitenkin on epävirallisia dokumentoimattomia työvaiheita, tai sovitusta prosessista ei välitetä. Valmiiksi tuotteistettujen mallien avulla on mahdollista luoda perusta parhaille käytännöille ja tunnistetuille prosesseille. 

Mihin organisaation aikaa kuluu ja miten prosesseja voisi parantaa?

Prosessien parantamisessa kannattaa ensisijaisesti käyttää sovellusten omien toimintojen tuomia mahdollisuuksia kuten:

• ajastukset
• scriptit
• työnkulut
• tarkistukset 

ja muut automatisoitavat toiminnot. Täsmäytykset kannattaa tehdä automaatiolla ja tiliöinteihin löytyy mallipohjia tai muita sääntöjä. 

Kun kirjaukset on tehty säännöstöjen mukaan, raporteilla saadaan automaattisesti haluttu informaatio. Tavoitteena on keskittyä käsittelemään vain poikkeuksia.

Sähköinen muuttuu digitaaliseksi

Sekä laskujen käsittelyssä että henkilöstöprosesseissa jäävät usein käyttämättä mahdollisuudet, joita sovellukset valmiiksi tarjoavat. Esimerkiksi kierron automatisointi on hyvin usein puutteellista.

Moni kuvittelee käyttävänsä laskujen käsittelyssä parhaita sähköisiä prosesseja, vaikka todellisuudessa näin ei ole. Kun esimerkiksi hyödyntää käsittelysääntöjen tekemisessä toimittajien sähköisessä laskusanomassa lähettämää tietoa tai järjestelmän sisäisiä käsittelysääntöjä, laskujen käsittely helpottuu ja nopeutuu jo huomattavasti.

Sähköisestä prosessista tulee digitalisoitu ottamalla käyttöön kaikki vaihtoehdot kokonaisuudessaan. Se vaatii käyttöönottovaiheessa jonkin verran jumppaa, mutta tehostaa myös prosessia merkittävästi aina automaattiseen arkistointiin asti.

Papereista digitalisoituun prosessiin - mikä on sinun organisaatiosi digitalisoitumisen aste?

Keskity käyttäjiin

Myös raportoinnissa kannattaa miettiä prosesseja. Kannattaa keskittyä raportoinnin kohdekäyttäjiin: miten he haluavat siirtyä raportilta toiselle ja mitä tietoa yhdestä paikasta on mahdollista raportoida:

• Johdon raportoinnissa voidaan yhdistää ja käsitellä tietovarastossa eri lähteistä tuotu tieto ja näin muodostaa uutta lisäarvoa. 
• Taloushallinnon kustannustietoa voidaan yhdistää henkilöstöhallinnon tietoihin ja toiminnan volyymeihin. 

Jos sovelluksen arkkitehtuuri ja ominaisuudet on kehitetty tätä silmällä pitäen, hyviä tuloksia saadaan hyvinkin lyhyessä ajassa. CGI:n Kuntamallissa esimerkiksi palvelutuotteiden kustannuslaskentaan on liitetty vyörytyssääntöjen helppo tallentaminen ja suoritteiden sisäänluku vaikkapa Excelistä.

Palvelukustannuslaskennan automatisoinnissa ei siis välttämättä tarvita isoja integraatiorajapintoja ja suuria tietoaltaita. Nykyiset raportointisovellukset ovat visuaalisesti havainnollisia ja helppokäyttöisiä.

Tietovarastosta voi myös analysoida tietoa erilaisilla tilostollisilla malleilla. Datan louhinta, koneoppiminen ja tekoäly tuovat oman lisäulottuvuutensa datamalleihin.

Robotiikka avuksi

Robotiikka tuo lisäarvoa moniin prosesseihin. Suurin hyöty robotiikasta saadaan, kun:

• volyymit ovat suuria,
• työ voidaan tehdä normaalin työajan ulkopuolella,
• tietoa käsitellään useissa eri järjestelmissä, jolloin sovelluksen oma automatisointi ei riitä.

Parhaimmillaan robotiikan takaisinmaksuaika on vain joitakin kuukausia.

CGI:n Kuntamallissa robotisoinnin voi aloittaa Robotiikkaa palveluna -mallilla yhdestä prosessista ilman isoja teknisiä panostuksia. Näin saadaan pienellä panostuksella suuri hyöty. Tässäkin tapauksessa suuri osa käyttöönottovaiheesta kuluu prosessin määrittelemiseen ja dokumentointiin. Itse robotiikan tekeminen on helppoa ja yksinkertaista, kun prosessi on selvillä ja dokumentoitu.

Robotiikasta on hyötyä erityisesti toiminnoissa, jotka ovat tärkeitä säännöllisesti tehtyinä prosesseina, mutta jotka usein jäävät kiireen keskellä tekemättä. Robotiikka on tuotantokäytössä esimerkiksi toimittajien perustamiseen ja YTJ-tietojen tarkastukseen liittyvissä toiminnoissa. Robotiikkaa on helposti hyödynnettävissä myös täsmäytysten automatisoinnissa ja niiden lokituksessa.

Tärkeintä on prosessien mitattava parannus ja siitä saatava hyöty. Digitalisaatio on tässä upea apuväline. Sen avulla voi vapauttaa resursseja rutiineista tuottavampiin työtehtäviin tai vähentää kokonaistyövoiman tarvetta. Uskon että yllätyt, kun teet laskelmia säästöjen suuruudesta ja takaisinmaksuajan lyhyydestä, varsinkin jos prosessiin liittyviä ihmisiä on paljon. Säästö = Käytetty aika x Henkilöiden määrä x Toistojen määrä. Kokeile!

CGI:n Kuntamallissa tämä kaikki on mukana prosessien tunnistamisesta ja dokumentoinnista aina automaation, robotiikan ja kustannustehokkuuden mittaamiseen saakka.

Autamme tehostamaan kuntasi taloushallintoa. Meiltä saat käyttöösi pitkälle automatisoidut ja kokonaisvaltaiset taloushallinnon ohjelmistot. Pitkä yhteistyömme kuntien kanssa takaa palvelun laadun ja yhdessä voimme rakentaa elinvoimaista tulevaisuuden kuntaa. Lue lisää taloushallinnon palveluistammme.

Lue myös muut aiheeseen liittyvät blogit

• Ohjelmistorobotti reskontranhoitajana vapauttaa ihmisiä ajatustyöhön
• Ota tekoäly ohjelmistorobotin työkaveriksi taloushallintoon
• Automatisoidun talousraportoinnin tuottavuushyödyt ovat kiistattomat 
• Taloushallinnon automaatio kunnan kirjanpitäjän ja taloussuunnittelijan silmin
• Kolme pientä askelta taloushallinnon automaation hyödyntämiseen