Digitalisaation hyötyjen toteutuminen vaatii kunnilta rohkeutta uudistua

Kunnissa tarvitaan nopeita ratkaisuja. Taloudelliset paineet, nopea eläköityminen ja väestön ikääntymisen myötä muuttuvat palvelutarpeet pakottavat kuntia uudistamaan toimintaansa. Säästöjä olisi saatava aikaan niin tukitoiminnoissa kuin palvelualueillakin.

Tarvittavien digitaalisten uudistusten toteuttaminen on usein kuitenkin liian hidasta. Taustalla on useita ongelmia:

• Kehittämistoimet ovat pistemäisiä ja "iso kuva" puuttuu. Kehittäminen on hajanaista ja keskittyy yksittäisiin projekteihin tai toimenpiteisiin ilman laajempaa strategista kokonaisnäkemystä, jolloin se ei tuo merkittäviä parannuksia.
• Toimenpiteiden priorisointi on puutteellista. Yli palvelualueiden tapahtuva priorisointi koetaan hankalaksi, ja projektien arviointia niiden taloudellisen ja toiminnallisen vaikuttavuuden perusteella ei tehdä. Kun resursseja joudutaan jakamaan liian monen projektin kesken, niiden käyttö on tehotonta.
• IT-toimintamalli ei vastaa liiketoiminnan vaatimuksiin. IT-organisaatio ei ole riittävällä tavalla mukana liiketoimintaa koskevassa päätöksenteossa, eikä täysin ymmärrä liiketoiminnan tarpeita ja tavoitteita. Tästä syystä se ei kykene kehittämään toimintaansa, osaamistaan ja teknologiaperustaansa siten, että se pystyy ketterästi reagoimaan uusiin liiketoimintavaatimuksiin.
• Uusia teknologioita ei hyödynnetä riittävästi toiminnan kehittämisessä. Ymmärrys uusien teknologioiden mahdollisuuksista on puutteellista, jolloin niiden hyötyjä ei osata tunnistaa. Lisäksi riittämätön muutosjohtaminen hidastaa teknologian käyttöönottoa ja tarvittavaa toimintatapojen muutosta.

Onnistuneen digitalisaation neljä osa-aluetta

Jotta kunnat voivat parantaa toimintansa tuottavuutta ja saavuttaa strategiset tavoitteensa, niiden on pysyttävä digitaalisen muutoksen vauhdissa. Tämä edellyttää paitsi uutta osaamista, myös rohkeutta uudistaa toimintaa laaja-alaisesti. Onnistumisen takaamiseksi on tärkeää huomioida seuraavat osa-alueet:

1. Digitalisaation johtaminen

On välttämätöntä kyetä arvioimaan ja mittaamaan digihankkeiden hyötyjä ja riskejä, priorisoimaan kehittämistoimenpiteitä sekä toteuttamaan valitut hankkeet menestyksekkäästi osana laajempaa strategista visiota. Tämä edellyttää vahvaa johtajuutta ja selkeää näkemystä digitaalisen muutoksen suunnasta.

2. IT-toimintamallin kehittäminen

IT-organisaation prosesseja, sekä johtamis- ja ohjausmalleja on kehitettävä niin, että IT on olennainen osa kaikkea liiketoiminnan kehittämistä. IT on strateginen toimija, ei pelkkä tukipalvelu. Samalla on arvioitava, mitä toimintoja kannattaa hoitaa itse ja mitä hankkia palveluna.

3. Teknologian ja datan hyödyntäminen

IT-infrastruktuurin modernisointi, sovellusalustojen ja pilvipalvelujen hyödyntäminen sekä tiedon saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen ovat keskeinen osa teknologiaperustan uudistamista. Hallittavampi ja skaalautuvampi ICT-infrastruktuuri auttaa parantamaan palveluiden laatua, vähentämään operatiivisia kustannuksia sekä reagoimaan nopeammin ja tehokkaammin liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin.

4. Toiminnan tehostaminen

Organisaatioiden on laajamittaisesti automatisoitava toimintojaan ja hyödynnettävä analytiikkaa jatkuvan parantamisen mahdollistamiseksi. Digitalisaation hyödyntäminen vaatii enemmän kuin vain uusien teknologioiden käyttöönottoa. Keskiössä on kulttuurin, prosessien ja toimintamallien uudelleenarviointi ja näihin liittyvä muutosjohtaminen.

Tartu rohkeasti toimeen

Kunnissa tarvitaan laaja-alaisia ja rohkeita uudistuksia, jotta voidaan vastata nykyisiin ja tuleviin haasteisiin. Rohkea uusien toimintamallien käyttöönotto ja modernien teknologioiden hyödyntäminen luovat perustan vahvemmalle ja kestävämmälle tulevaisuudelle. Onnistuminen vaatii kaikkien neljän edellä kuvatun osa-alueen tasapainoista huomioimista. Osaavaa kumppania valittaessa tärkeänä kriteerinä on, että kumppani kykenee toimimaan kunnan tukena kaikilla osa-alueilla.