Kolme pientä askelta taloushallinnon automaation hyödyntämiseen

Julkishallinnon automaatiosta puhuttaessa mietitään usein jotain suurta ja isoa tekoälyhanketta, johon organisaatiolla ei ole aikaa, osaamista eikä rahaa. Tämän ei tarvitse aina olla totta. Automaation voi aloittaa myös pienin askelin.

Yksi polku kohti automaation askelia kulkee valtion digiavustusten kautta. Tätä polkua kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Voit pyytää apua tuen hakemiseen ja ensimmäisten askelten ottamiseen järjestelmätoimittajalta. Kun budjetti on kasassa, näiden kolmen pienen askeleen ottaminen tuntuu helpolta, taloushallinnon toiminta tehostuu ja aikaa jää oikeisiin syvää asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin.

Ensimmäinen askel: nykytilan arviointi

Ensimmäinen askel automatisointiin on miettiä omia toimintatapoja ja rutiineja, mitä prosessin läpivientiin sisältyy. Kannattaa kysyä itseltään, tehdäänkö meillä oikeita asioita ja onko kaikki vaiheet varmasti tarpeellisia? Kunnissa hyväksytään moneen kertaan samoja asioita ja välillä osin turhiakin asioita. Myyntisaamisten hyväksyntä on jäänyt jo pois useimmilta ja moni on ymmärtänyt, että ostolaskujen maksatukseen hyväksynnäksi riittää jo kertaalleen sähköisessä ostojen kiertojärjestelmässä tehty hyväksyntä. Näin korona aikaan kannattaa myös miettiä, mikä prosessin vaihe pakottaa menemään työpaikalle. Kaikki paperilla tehtävät asiat kuuluvat näihin ja niistä on aika luopua.

Toinen askel: priorisoi prosessit

Tärkeää automatisoinnissa on keskittyä asioihin, joihin menee eniten aikaa ja missä voi tulla eniten virheitä. Tunnista vaiheet, joissa tietoa kerätään ja käsitellään manuaalisesti. Varmista myös, että tieto esitetään siinä muodossa, että kaikki ymmärtävät sen samalla tavalla.

Kuten Kuntatieto-hankekin toteaa: ”Jotta taloushallintoa voidaan automatisoida, on kunnan muutettava omia toimintatapojaan.” Apua tähän tuo prosessikonsultointi, jolla ulkopuolinen asiantuntija voi kysymyksin haastaa, miten asiat nyt hoituvat ja miksi asioita tehdään kuten nyt. Itsekin näitä konsultointeja pitäneenä kutsun niitä provosointi päiviksi. Uskallatko sinä tilata meidät haastamaan prosessianne?

Kolmas askel: tunnista pikavoitot ja ryhdy toimeen

Kun prosessit on priorisoitu, ota ne työn alle tärkeysjärjestyksessä. Voit lähteä edistämään yhtä asiaa kerrallaan. Tunnista myös saatavilla olevat pikavoitot. Käytössä olevassa järjestelmässä saattaa olla valmiita toiminnallisuuksia, jotka eivät ole vielä organisaatiollasi käytössä. Näiden toiminnallisuuksien käyttöönotto on yleensä helppoa ja nopeaa. Ohessa muutama esimerkki helpoista automaation kohteista:

Kustannusten kohdistamisen automaatio

Tärkeitä automatisoitavia kohteita on kustannusten kohdistaminen oikein. Ei ole järkevää yrittää kirjata kaikkea suoraan esimerkiksi tuotteille tai palveluille, kun on mahdollista vyöryttää hallinnon kustannukset ensin perustoiminnoille ja sitten täydentää tuotteet kirjauksiin sovittavin jakoperustein. Tämä tuottaa huimasti lisätietoa, mitä palvelut organisaatiossa todella vaativat syntyäkseen euroina ja henkilöinä. Kun toteutuma puoli on selvitetty, voidaan siirtyä myös suunnittelemaan toimintaa tuotteiden kautta. Tuotetasoinen raportointi on oivallinen seurannan väline eri vuosien ja eri toimipisteiden vertailussa. Mitä päiväkotipäivä todella maksaa eri päiväkodeissa tuotettuna?

Kohdistamista voidaan automatisoida myös kausille. Kuukausitason budjetointi ei ole vaikeaa ja työlästä, kun hyödynnät olemassa olevaa dataa, jakoperusteita sekä prosenttijakoja automatisoiden jaon. Talousarvion viimeisen vaiheen valmistuttua vuositason talousarvio on helppo ja nopea jakaa kuukausille ja seuranta paranee vuoden aikana merkittävästi ja reagointi muutoksiin on nopeampaa jo alkuvuoden aikana.

Raportoinnin ja seurannan automatisointi

Kun dataa kerätään hyödyntäen valmiina olevaa dataa mahdollisemman paljon ja tehden automaattisesti näiden avulla lisäarvoa seurantaan, voidaan sitouttaa entistä paremmin johtoa tarvittaviin muutoksiin. Tästä hyvä esimerkki on säännöllinen tilivuoden sisäinen ennustaminen. Ennustaminen vuosineljänneksittäin sitovuustasoittain ja tilisumma tarkkuudella on helppoa ja nopeaa. Ennuste modulista saat myös suoraan valmista dataa osavuosikatsaukseen sekä kuntatietoraportointiin. Ennustaminen helpottaa myös lisätalousarvion laadintaa, jos sellaiselle tulee tarve.

Raportoinnissa selviä automatisoinnin paikkoja ovat esimerkiksi sähköiset raportointikanavat. Lähetä kuntatietoraportti XBRL-muodossa palveluväylää pitkin välttäen turhat välivaiheet tai tilaa ennakkoperintärekisteri kysely järjestelmätoimittajalta palveluna silloin, kun sinulle itselläsi on liian kiire tilinpäätöksen keskellä. Eikö olisi myös loistavaa palvelua, jos valitut raportit tulostuisivat automaattisesti sähköpostiisi haluamallasi hetkellä ja valinnoilla. Näin säästät myös raportin ajamisen vaivan ja odotusajan. Määritykset teet kertaalleen järjestelmään ja järjestelmä hoitaa loput. Ehdottomasti raportteihin kannattaa myös aktivoida porautumistoiminnallisuus laskun kuville, jolloin heti pääsee sisälle, mistä raportin luvut koostuvat, eikä aikaa mene kyseisten laskujen etsimiseen laskun kierrosta.

Et siis tarvitse isoja askelia aloittaaksesi automatisoinnin tekemisen jo tänään. Olethan yhteydessä, jos voimme sparrata kanssanne teitäkin entistä automatisoidumpaan taloushallintoon.

Autamme tehostamaan kuntasi taloushallintoa. Meiltä saat käyttöösi pitkälle automatisoidut ja kokonaisvaltaiset taloushallinnon ohjelmistot. Pitkä yhteistyömme kuntien kanssa takaa palvelun laadun ja yhdessä voimme rakentaa elinvoimaista tulevaisuuden kuntaa. Lue lisää taloushallinnon palveluistammme.

Lue myös muut aiheeseen liittyvät blogit

• Hallinnon digitalisaatiossa tärkeintä on prosessien tehostaminen
• Ohjelmistorobotti reskontranhoitajana vapauttaa ihmisiä ajatustyöhön
• Ota tekoäly ohjelmistorobotin työkaveriksi taloushallintoon
• Automatisoidun talousraportoinnin tuottavuushyödyt ovat kiistattomat
• Taloushallinnon automaatio kunnan kirjanpitäjän ja taloussuunnittelijan silmin