Taloushallinnon automaatio kunnan kirjanpitäjän ja taloussuunnittelijan silmin

Hei taloushallinnon kanssa-ammattilainen! Muistatko vielä, kun tietoja ryhdyttiin käsittelemään automaattisesti eli ATK:n avulla? Paperilla olleet tiedot vietiin sähköiseen järjestelmään, jossa niitä pilkottiin, pätkittiin ja yhdistettiin kulloinkin tarvittavilla tavoilla. Ja kun tuotos oli valmis, tulostettiin ja tallennettiin jälleen.

Sellaista se oli ja jotain tällaistahan se taitaa olla vielä osin joissakin prosesseissa tänä päivänäkin. Joku välivaihe on poistunut ja sähköistynyt, mutta yllättävän moni vaihe kulkee kuten ATK:n alkuaikoina. Miksi? Olemmeko me taloushallinnon ammattilaiset sen esteenä vai onko jatkuva rahan puute ongelma? Teknologia sen jo mahdollistaa.

Pisimmillä ollaan varmaankin ostoprosessissa. Siitä ei ole niin kauan aikaa, kun sen välivaiheet ovat sähköistyneet ja laskuja on saatu automaattisesti kohdistettua tilauksiin, jos tavara tai palvelu on toimitettu sovitun mukaan. Vielä parempi on, jos päästään hyödyntämään sopimuksellista laskutusta, jossa erillistilauksia ei tarvita, vaan laskutus perustuu voimassa olevaan sopimukseen ja laskutus sujahtaa prosessista ilman kenenkään toimia automaattisesti. 

Mitä kaikkea kunnan taloushallinnossa kannattaisi automatisoida

Kaikkia tapauksia ei kannata käsitellä jatkossakaan automatisoiden. Näitä ovat esimerkiksi joulukuusihankinnat paikalliselta metsänomistajalta. Tilaukset neuvotellaan puhelimella ja laskukin olisi tulossa paperisena versiona. Toki toimittajaportaalimme kautta joulukuusitoimittaja voisi lähettää prosessiimme nätisti uivan sähköisen laskun. Osa prosessista voikin jäädä täyden automaation ulkopuolelle ja se riittää, kun keskitymme siihen, missä massat ja haasteet eniten tuovat ongelmia ja pullonkauloja prosessiin ja syntyy ihan turhia henkilöitä vaativia vaiheita.

Kunnan taloushallinnossa on satoja toistuvia tapahtumia ja päätöksiä. Automatisointi kannattaa ottaa käyttöön pienin askelin niistä prosesseista, joissa se tuottaa parhaan hyödyn. 

Yksi potentiaalinen automatisoinnin kohde on tapahtumat, jotka nojaavat päätöksiin varojen varaamisesta, niiden käyttämisestä ja tulouttamisesta. Ne voitaisi automaattisesti kytkeä suoraan osaksi taloussuunnitelmaa, kassaennustetta ja sopimuskohdistusta kirjanpitotietoineen. Eikö olisi hienoa saada nämä kaksi maailmaa - taloushallinnon ja päätösten maailmat - kohtaamaan tavalla tai toisella ja tuottamaan täydellistä julkishallinnon taloushallinnon automaatiota siten, että päätöksissä olevat tiedot saadaan hyödynnettyä myös taloushallinnossa? Ja kenties päinvastoin.

Hyvänä esimerkkinä voisi olla tapaus, jossa viranhaltija päättää myydä kuntatekniikan käytössä olleen traktorin paikalliselle kiinteistöyhtiölle. Miten tieto virallisesta päätöksestä, jossa todetaan hinta, yksilöity ostaja sekä tulokohta, saadaan välitettyä ja muodostettua myyntilaskuksi ilman, että päätöstä laskun muodossa on missään vaiheessa organisaation sisällä tarvinnut erikseen käsitellä? 

Oikeastaan kaikki hyväksyntää tarvittavat tiedot voidaan hyväksyä sähköisesti. Raporttia ajaessa yksi vaihtoehto on ohjata raportti suoraan sähköiseen hyväksymiskiertoon. Tällainen voisi olla esimerkiksi sähköisen tase-erittelyn hyväksyminen.

Entä talousarviomäärärahoihin ja käyttösuunnitelmiin liittyvä automaatio? Jos jokainen määräraha on käyttösuunnitelmassa tavalla tai toisella yksilöity ja viety laskentatunnisteille toteuman vertailutietojen saamiseksi, voitaisiinko tätäkin tietoa jollain tavalla hyödyntää taloushallinnon automaatiossa? Päätös käyttösuunnitelmasta jalostuisi suoraan sopimukseksi, jota vastaan hankinta voitaisiin tehdä ja siitä koituvat maksusuoritukset hoituisivat ilman erillistä laskujen hyväksymiskiertoa.

Tässä esimerkkejä, joita olen itse pohtinut monena työpäivänäni niin työssäni kunnan taloushallinnon asiantuntijatehtävissä kuin nyt täällä pöydän toisella puolen CGI:n konsulttina.

Millaisia ajatuksia sinulla on taloushallinnon automaatiosta? Ole rohkeasti yhteydessä minuun! Juttelen mielelläni lisää aiheesta kanssanne.

Autamme tehostamaan kuntasi taloushallintoa. Meiltä saat käyttöösi pitkälle automatisoidut ja kokonaisvaltaiset taloushallinnon ohjelmistot. Pitkä yhteistyömme kuntien kanssa takaa palvelun laadun ja yhdessä voimme rakentaa elinvoimaista tulevaisuuden kuntaa. Lue lisää taloushallinnon palveluistammme.

Lue myös muut aiheeseen liittyvät blogit

• Hallinnon digitalisaatiossa tärkeintä on prosessien tehostaminen
• Ohjelmistorobotti reskontranhoitajana vapauttaa ihmisiä ajatustyöhön
• Ota tekoäly ohjelmistorobotin työkaveriksi taloushallintoon
• Automatisoidun talousraportoinnin tuottavuushyödyt ovat kiistattomat 
• Kolme pientä askelta taloushallinnon automaation hyödyntämiseen