Helsingin työllisyyspalveluissa varauduttiin tilanteeseen, joka on monelle kunnalle tuttu: merkittävä lainsäädäntömuutos on tulossa, mutta sen todellisia vaikutuksia palveluihin on vaikea arvioida etukäteen. Toimeentulotukiuudistuksen odotettiin tuovan työllisyyspalveluihin uusia asiakkaita. Keskeinen kysymys kaupungin johdolle oli: kuinka paljon?
Vastaus ei ollut yksinkertainen. Jos asiakkaita tulee paljon enemmän kuin arvioidaan, palvelut voivat ruuhkautua ja käsittelyajat venyä. Jos resursseja taas varataan liikaa, syntyy turhia kustannuksia. Kaupunki tarvitsi keinon tarkastella tulevaa systemaattisesti, vaikka historiallista dataa tilanteesta ei ollut.
Tiesimme, että muutos vaikuttaa asiakasmääriin, mutta suuruusluokasta ei ollut varmuutta. Tarvitsimme parempaa näkyvyyttä päätöksenteon tueksi, kertoo Helsingin työllisyyspalveluiden johtava asiantuntija Hanna Huumonen
Simulointi tuo selkeyttä palveluiden resursointiin
Koska kyseessä oli täysin uusi tilanne, perinteiset ennustemallit eivät soveltuneet tehtävään. Sen sijaan Helsingin työllisyyspalveluille kehitettiin simulointimalli, joka auttaa ymmärtämään päätösten vaikutuksia erilaisissa tulevaisuuden skenaarioissa.
Mallin avulla johto voi määritellä erilaisia oletuksia uusien asiakkaiden määrästä, asiakkuuksien kestosta sekä palveluprosessin rakenteesta. Näiden lähtötietojen perusteella simulointi näyttää konkreettisesti, mitä eri vaihtoehdot tarkoittaisivat käytännössä. Malli kertoo, kuinka monta asiakasta olisi samanaikaisesti palveluissa, kuinka paljon henkilöstöä heidän palvelemiseensa tarvitaan ja millaisia kustannuksia eri skenaariot aiheuttaisivat. Näin epävarmasta tulevaisuudesta tulee hallittava päätöksentekotilanne.
Helsingin työllisyyspalveluissa varauduttiin toimeentulotukiuudistuksen vaikutuksiin, joiden suuruutta oli vaikea ennakoida. Uusien asiakkaiden määrän kasvu saattoi ruuhkauttaa palvelut tai vaihtoehtoisesti johtaa ylimitoitettuihin resursseihin. Kaupunki tarvitsi tavan arvioida tulevaa systemaattisesti ilman historiallista vertailudataa.
Pystyimme ensimmäistä kertaa konkretisoimaan, missä kohtaa prosessia syntyy kuormitusta ja miten siihen kannattaa reagoida etukäteen.
Helsingin työllisyyspalveluiden johtava asiantuntija
Parempia päätöksiä epävarmassa tilanteessa
Simulointimalli antaa johdolle selkeän näkymän vaihtoehtojen vaikutuksiin. Sen avulla voidaan myös tunnistaa palvelujärjestelmän mahdolliset pullonkaulat ennen kuin ne syntyvät.
"Pystyimme ensimmäistä kertaa konkretisoimaan, missä kohtaa prosessia syntyy kuormitusta ja miten siihen kannattaa reagoida etukäteen", kuvailee Huumonen.
Kun päätöksenteko perustuu arvailun sijaan analyysiin, resurssit voidaan mitoittaa realistisesti ja palvelukysynnän muutoksiin voidaan varautua paremmin. Samalla kustannuksia voidaan hallita tehokkaammin. Tämä auttaa varmistamaan, että kaupunkilaiset saavat tarvitsemansa palvelut sujuvasti myös muutostilanteissa.
Työkalu jatkuvaan suunnitteluun
Ratkaisu ei ole vain kertaluontoinen analyysi, vaan simulointimalli on suunniteltu jatkuvan toiminnan ja talouden suunnittelun välineeksi. Kun uudistuksen vaikutuksista alkaa kertyä oikeaa dataa, tieto voidaan syöttää takaisin malliin. Tämän ansiosta sen tuottamat arviot tarkentuvat jatkuvasti.
"Mallin arvo kasvaa ajan myötä, kun saamme lisää toteutunutta dataa ja voimme kehittää ennusteita entistä tarkemmiksi", toteaa Huumonen.
Näin mallista tulee dynaaminen työkalu, joka auttaa kuntien ja kaupunkien johtoa varautumaan toimintaympäristön muutoksiin ja tekemään parempia päätöksiä myös tulevaisuudessa.
