Kauniaisten kaupunki halusi muodostaa selkeän ja yhteisen kokonaiskuvan ICT-toiminnastaan: kustannuksista, käytössä olevista palveluista ja teknologiasta sekä siitä, miten ne tukevat kaupungin arjen toimintaa ja strategisia tavoitteita. Lähtötilanteessa tieto oli hajallaan eri lähteissä ja osin dokumentoimatonta, eikä päätöksenteon tueksi ollut yhtenäistä näkymää kokonaisuuteen.
Analyysi toi esiin ICT-toiminnan vahvuudet, keskeiset kehittämistarpeet ja ohjauksen painopisteet kaupungin kokonaisuuden näkökulmasta. Samalla tunnistettiin konkreettisia optimointi- ja säästömahdollisuuksia.
Selvitys toi ensimmäistä kertaa aidosti yhteen taloudellisen näkymän, ymmärryksen ICT-palveluiden käytöstä sekä teknologisen kokonaiskuvan. Tämä antoi kaupungin johdolle varmuutta priorisoida toimenpiteitä oikein.
Kauniaisten kaupunginjohtaja
Työ käynnistettiin TCO-analyysillä, jossa koottiin yhteen kaupungin ICT-kustannukset kirjanpidon ja ostolaskudatan pohjalta. Kustannukset jäsennettiin toimittajittain ja palvelukokonaisuuksittain sekä tarkasteltiin sekä euromääräisesti että suhteessa niiden rooliin kaupungin toiminnassa. Tämä loi taloudellisen perustan, mutta samalla todettiin, että pelkkä kustannusdata ei yksin riitä ohjaamaan kehittämistä tai priorisointia.
Taloudellista analyysiä täydennettiin haastatteluilla, joissa kartoitettiin IT-henkilöstön arjen toimintaa, havaittuja vahvuuksia ja haasteita sekä toimialojen ja johdon näkemyksiä ICT-palveluiden hyödyistä, kehittämistarpeista ja tulevaisuuden odotuksista. Haastattelut toivat esiin, miten palvelut koetaan käytännössä, missä on päällekkäisyyksiä tai pullonkauloja ja mitkä ratkaisut ovat toiminnan kannalta kriittisiä.
Samanaikaisesti toteutettiin teknologiaympäristön kartoitus, jossa käytiin läpi muun muassa kaupungin ICT-infrastruktuuri ja keskeiset sovelluskokonaisuudet. Kartoitus toi näkyväksi teknisen kokonaiskuvan mukaan lukien toimialojen omat IT-ratkaisut.
Näiden kolmen näkökulman pohjalta muodostettiin kokonaisanalyysi, jossa taloudellinen data, toiminnalliset havainnot ja teknologinen rakenne yhdistettiin yhdeksi selkeäksi tilannekuvaksi. Analyysi toi esiin ICT-toiminnan vahvuudet, keskeiset kehittämistarpeet ja ohjauksen painopisteet kaupungin kokonaisuuden näkökulmasta. Samalla tunnistettiin konkreettisia optimointi- ja säästömahdollisuuksia.
Tietoon perustuva pohja päätöksenteolle
Tulosten ansiosta Kauniaisten kaupunki sai tietoon perustuva pohjan päätöksenteolle sekä pitkäjänteiselle ICT-toiminnan ja -kustannusten johtamiselle. Sekä virkamiehet että luottamushenkilöt kokivat selvityksen onnistuneeksi ja hyödylliseksi.
“Selvitys toi ensimmäistä kertaa aidosti yhteen taloudellisen näkymän, ymmärryksen ICT-palveluiden käytöstä sekä teknologisen kokonaiskuvan. Tämä antoi kaupungin johdolle varmuutta priorisoida toimenpiteitä oikein”, iloitsee Kauniaisten kaupunginjohtaja Christoffer Masar.
