Riikka Toivonen

Riikka Toivonen

Työvoiman hallinnan asiantuntija

Työvuorosuunnittelun blogisarja osa 2: Helpota työvuorosuunnittelun tuskaa

Työvuorojen suunnittelu on keskeinen, keskustelua herättävä osa monen organisaation hallintorutiineja.

Hyvin hoidettuna yksilöllinen työvuorosuunnittelu lisää työtyytyväisyyttä, sitouttaa työntekijöitä ja vaikuttaa näin myös organisaation työnantajamielikuvaan ja houkuttelevuuteen.

Työvuorojen suunnittelu voidaan hoitaa työläästi tai vaivattomasti. Vaivaton vaihtoehto on järkevämpi niin työnantajan, esimiehen kuin työntekijänkin näkökulmasta.

Vaivattomaan työvuorosuunnitteluun on myös tarjolla valmiit suunnittelumallit: optimointiavusteinen työvuororakenteen ja työvuorolistojen suunnittelu sekä yhteisöllinen suunnittelu.

Optimointiavusteinen työvuororakenteen ja työvuorolistojen suunnittelu

Optimoinnin perusideana on sovittaa henkilöiden osaaminen ja vuorojen osaamisvaateet kustannustehokkaasti ja kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.

Optimoinnin edut:

  • Optimointityökalu käyttää esimerkiksi ennustedataa ja hyödyntää sitä automaattisesti tavalla, johon perinteinen työvuorosuunnittelu ei pysty.
  • Inhimilliset virheet vähenevät, ja hallinnollista työaikaa vapautuu työvuoron suunnittelusta tärkeämpiin tehtäviin. Optimoidut työvuorosuunnitelmat vastaavat todellista työvoimatarvetta: oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
  • Optimointi helpottaa hyödyntämään paremmin käytettävissä olevia resursseja. Inhimilliset virheet vähenevät, ja hallinnollista työaikaa vapautuu työvuoron suunnittelusta myös muihin tehtäviin.

Optimointityökalu hyödyntää lakien ja TES-määräysten mukaisia kovia sääntöjä automaattisessa työvuorosuunnittelussa.

Pehmeät eli ergonomiasäännöt ottavat lisäksi huomioon työntekijöiden toiveet ja hienosäätävät työvuoroja kaikkien kannalta tasapuolisemmiksi. Näin ne edesauttavat henkilöstön työtyytyväisyyttä ja jaksamista.

Yhteisöllinen suunnittelu mahdollistaa työntekijälähtöisen työvuorosuunnittelun

Pohjoismaista ja erityisesti hoiva-alalta lähtenyt osallistavan malli on leviämässä myös muille aloille, joilla halutaan kiinnittää yhä enemmän huomiota työntekijöiden jaksamiseen.

Yhteisöllisen suunnittelun ideana on työntekijälähtöisyys. Työntekijät voivat valita itselleen sopivimmat työvuorot työntekijän itsepalvelussa, joka edesauttaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista. Jokainen voi esimerkiksi merkitä ehdottomasti haluamansa vuorot ns. “Jokeritoiveiksi”. Järjestelmä ottaa ne huomioon kovien optimointisääntöjen rajoissa.

Toimivasti toteutettu, osallistava ja yksilöllinen työvuorosuunnittelu sitouttaa työntekijöitä, auttaa heitä jaksamaan paremmin ja vähentää poissaoloja. Samalla se tekee sekä työpaikasta että yrityksestä tai organisaatiosta kilpailijoita houkuttelevamman työpaikan.

Two people write on sticky notes displayed on an office wall

CGI:n sivuilta löydät päivitetut digitaaliset ratkaisut kaikkiin henkilöstöhallinnon ja -johtamisen sekä työajanhallinnan tarpeisiin.

Olemme koonneet näkökulmia työvuorosuunnitteluun blogisarjaamme. Voi tutustua muihin artikkeleihin näistä linkeistä:  Lääke työvuorosuunnitteluun on olemassa ja Näin hyödyt päättäjänä työvuorosuunnittelusta.

 

Kirjoittajasta

Riikka Toivonen

Riikka Toivonen

Työvoiman hallinnan asiantuntija

Olen Riikka Toivonen ja työskentelen konsulttina CGI:llä työvoiman hallinnan ratkaisujen parissa. Olen työvuorosuunnittelun sekä ajanhallinnan asiantuntija ja minulle on tärkeää löytää asiakkailleni oikeat ratkaisut tukemaan heidän liiketoimintansa erilaisia prosesseja.