Riikka Toivonen

Riikka Toivonen

Työvoiman hallinnan asiantuntija

Helpota työvuorosuunnittelun tuskaa - Työvuorosuunnittelun blogisarja osa 2

Työvuorojen suunnittelu on keskeinen, keskustelua herättävä osa monen organisaation hallintorutiineja. Hyvin hoidettuna yksilöllinen työvuorosuunnittelu lisää työtyytyväisyyttä, sitouttaa työntekijöitä ja vaikuttaa näin myös organisaation työnantajamielikuvaan ja houkuttelevuuteen. 

Työvuorojen suunnittelu voidaan hoitaa työläästi tai vaivattomasti. Vaivaton vaihtoehto on järkevämpi niin työnantajan, esimiehen kuin työntekijänkin näkökulmasta. Vaivattomaan työvuorosuunnitteluun on myös tarjolla apua ja järjestelmien tarjoamia valmiita työkaluja kuten optimointiavusteinen työvuororakenteen ja työvuorolistojen suunnittelu sekä yhteisöllinen suunnittelu.

Optimointiavusteinen työvuororakenteen ja työvuorolistojen suunnittelu

Optimoinnin perusideana on sovittaa henkilöiden osaaminen ja vuorojen osaamisvaateet kustannustehokkaasti ja kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.

Optimoinnin ja järjestelmän optimointityökalun edut:

  • Optimointityökalu käyttää esimerkiksi ennustedataa ja hyödyntää sitä automaattisesti tavalla, johon perinteinen työvuorosuunnittelu ei pysty.
  • Inhimilliset virheet vähenevät, ja hallinnollista työaikaa vapautuu työvuoron suunnittelusta tärkeämpiin tehtäviin.
  • Optimoidut työvuorosuunnitelmat vastaavat todellista työvoimatarvetta: oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
  • Optimointi helpottaa hyödyntämään paremmin käytettävissä olevia resursseja. 
  • Valmis optimointityökalu hyödyntää lakien ja TES-määräysten mukaisia kovia sääntöjä automaattisessa työvuorosuunnittelussa. 
  • Järjestelmästä valmiina löytyvät pehmeät eli ergonomiasäännöt ottavat lisäksi huomioon työntekijöiden toiveet ja hienosäätävät työvuoroja kaikkien kannalta tasapuolisemmiksi. Näin ne edesauttavat henkilöstön työtyytyväisyyttä ja jaksamista.

Yhteisöllinen suunnittelu mahdollistaa työntekijälähtöisen työvuorosuunnittelun

Pohjoismaista ja erityisesti hoiva-alalta lähtenyt osallistavan malli on leviämässä myös muille aloille, joilla halutaan kiinnittää yhä enemmän huomiota työntekijöiden jaksamiseen. Yhteisöllisen suunnittelun ideana on työntekijälähtöisyys. Työntekijät voivat valita itselleen sopivimmat työvuorot työntekijän itsepalvelussa, joka edesauttaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista. Jokainen voi esimerkiksi merkitä ehdottomasti haluamansa vuorot ns. “Jokeritoiveiksi”. Järjestelmä ottaa ne huomioon kovien optimointisääntöjen rajoissa.

Toimivasti toteutettu, osallistava ja yksilöllinen työvuorosuunnittelu sitouttaa työntekijöitä, auttaa heitä jaksamaan paremmin ja vähentää poissaoloja. Samalla se tekee sekä työpaikasta että yrityksestä tai organisaatiosta kilpailijoita houkuttelevamman työpaikan.

Haluatko lisätietoja?

Two people write on sticky notes displayed on an office wall

Etsitkö ratkaisua sujuvaan ja optimoituun työvuorosuunnitteluun? 

Yksi keskeisimmistä tekijöistä toimivan, nykyaikaisen työvuorosuunnittelun taustalla on järjestelmä jolla suunnittelua tehdään. Ei ole kahta samanlaista organisaatiota. Työajat, lomapäivät, lepoajat, työnkuvat ja monet muut tekijät voivat vaihdella yhtiöittäin ja toimialoittain. Moni tekijä voi vaikuttaa työntekijöiden päivittäiseen aikatauluun. Hyvä työvoimanhallintaratkaisu voidaan mukauttaa organisaatioiden erityistarpeisiin. Ja sama toimii myös toiseen suuntaan – työntekijät voivat vaikuttaa ilmoittamalla saavutettavuudestaan ja toiveistaan. 

ORTEC WFM -kumppaniratkaisu on käyttäjäystävällinen vaihtoehto suurille ja keskisuurille organisaatioille kokonaisvaltaiseen työvoiman hallintaan vuosikymmenien ajalle. Järjestelmä perustuu ORTECin kehittämään WFM-järjestelmään, jonka me CGI:ssä toimitamme asiakkaiden tarpeiden mukaan räätälöitynä.

Ortec WFM - räätälöityjä ominaisuuksia eri toimialojen tarpeisiin

Terveydenhuolto- ja hoivapalvelut
  • Hoitajamitoituksen varmistaminen
  • Välillisen ja välittömän työn erotteleminen
  • Tasoittumisjaksojen huomioiminen
  • Poissaolotilanteiden muutoshallinta
  • Osaamisvaateiden täyttymisen varmistaminen
  • Automaattiset tulkitut palkkatapahtumat ja palkkatulkinnat
  • Räätälöitävä, kattava raportointi
  • Vuorojen poiminta itsepalvelusta
  • Tehokas BI-tuki
Kauppa
  • Resurssointi asiakasvirtojen mukaisesti
  • Minimimiehityksen varmistaminen
  • Tavarantoimitusten huomioiminen resursoinnissa
  • Erilaisten työsuhdetyyppien hallinnointi yhdessä (osa- ja määräaikaisuudet, eri sopimustyypit)
  • Eri ammattiryhmien hallinnointi
  • Työ- ja vapaalaskurit
  • Lisätyön tarjoaminen ja poimiminen
  • Työntekijöiden ristiinkäyttö eri yksiköissä ja tehtävissä
  • Poissaolotilanteiden muutoshallinta
  • Työpiste-ergonomia ja työpisteen käytön mukainen suunnittelu.
Valmistava teollisuus
  • Työpisteoptimointi – oikea henkilö ja osaaminen tiettyyn tehtävään
  • Työnkierto – työpisteiden miehityksen vaihto, osaamisen ja kuormituksen tasaaminen (ergonomia)
  • Muutoshallinta – poissaolotilanteiden hallinta ja työpistemiehityksen osaamisten varmistaminen poissatilanteissa
  • Työajanlyhennysten / henkilösaldojen laskenta (ylityö ja lisätyö)
  • Mahdollisuus yhdistää leimaustoiminnallisuus työpisteisiin.

Tutustu Ortec WFM -kumppaniratkaisuun täällä

Kiinnostaako aihe?

Olemme koonneet näkökulmia työvuorosuunnitteluun blogisarjaamme. Voi tutustua muihin artikkeleihin näistä linkeistä:  Lääke työvuorosuunnitteluun on olemassa ja Näin hyödyt päättäjänä työvuorosuunnittelusta.

CGI:n sivuilta löydät päivitetut digitaaliset ratkaisut myös kaikkiin muihin henkilöstöhallinnon ja -johtamisen sekä työajanhallinnan tarpeisiin.

Kirjoittajasta

Riikka Toivonen

Riikka Toivonen

Työvoiman hallinnan asiantuntija

Olen Riikka Toivonen ja työskentelen konsulttina CGI:llä työvoiman hallinnan ratkaisujen parissa. Olen työvuorosuunnittelun sekä ajanhallinnan asiantuntija ja minulle on tärkeää löytää asiakkailleni oikeat ratkaisut tukemaan heidän liiketoimintansa erilaisia prosesseja.