Työmarkkinoilla käydään koko ajan kovenevaa kamppailua osaavasta työvoimasta. Vastaaminen erityisesti uusien sukupolvien odotuksiin on olennainen keino sitouttaa henkilöstöä sekä parantaa työn tarpeen ja työvoiman kohtaamista.
Työ ja sen tekeminen muuttuvat parhaillaan vauhdikkaasti. Yhtenä suurena muutosveturina toimivat työelämään saapuvat uudet sukupolvet, joiden työhön kohdistuvat odotukset ja vaatimukset poikkeavat merkittävästi aikaisemmasta. Heidän listaltaan löytyvät muun muassa kasvanut vuorovaikutus, omat toiveet sekä työelämän ja vapaa-ajan parempi kohtaaminen.
Väestörakenteen muutoksen myötä kilpailu työvoimasta on yksi työvuorosuunnittelun megatrendi, jonka taklaaminen edellyttää organisaatiolta hyvää henkilöstötyytyväisyyttä ja työnantajamielikuvaa. Nuorten vaatimuksiin on pystyttävä vastaamaan, mutta samalla myös ikääntyvien työntekijöiden toivotaan jaksavan työelämässä entistä pidempään. Tätä voidaan tukea hyvällä työaikaergonomialla eli työvuorojen keston, ajoituksen ja rytmityksen suunnittelulla niin, että ne sopivat mahdollisimman hyvin työntekijälle organisaation tuotannolliset ehdot huomioiden.
Mitä paremmin työntekijöiden toiveet ja pyynnöt sekä työn kuormittavuustekijät pystytään huomioimaan työvuorosuunnittelussa, sitä tyytyväisempiä ja sitoutuneempia työntekijät todennäköisesti ovat. Tällä tavalla vähennetään jatkuvaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä ja vuokratyövoiman käyttämistä, jotka molemmat ovat kalliita keinoja lääkitä henkilöstöpulaa.
Toinen työvuorosuunnittelun megatrendi liittyy resurssien kohdentamiseen. Hyvällä työvuorosuunnittelulla varmistetaan työn tarpeen ja työvoiman käytön kohtaaminen niin, että työn kustannukset ylitöiden ja lisien osalta pysyvät hallinnassa ja että jokaisessa työvuorossa on oikea määrä osaajia vaadittavilla taidoilla oikealla hetkellä esimerkiksi kaupan kassalla, varastoissa tai hoivapalveluissa.
Työvuorosuunnittelun kolmas megatrendi on digitalisaatio, jossa korostuvat erityisesti automaatio, optimointi, itsepalvelu ja tiedolla johtaminen. CGI:n työvuorosuunnittelun asiantuntija Jere Lyytinen kertoo, että hämmästyttävän monessa yrityksessä työvuorosuunnittelua tehdään edelleen manuaalisesti.
”Optimointihan ei tiedostamattaan suosi ketään, vaan jakaa vuorot tasapuolisesti kaikille.”
”Automaatio ja työvuorojen optimointi mahdollistavat manuaalisen työn vähentämisen ja helpottavat suunnittelijan työtä. Optimointihan ei myöskään edes tiedostamattaan suosi ketään, vaan jakaa vuorot tasapuolisesti kaikille. Lisäksi myös työvuorosuunnitteludataa on entistä enemmän ja monipuolisemmin hyödynnettävissä suunnittelun tukena ja sen jälkeen päätöksenteossa”, täydentää Lyytinen.
Yhtenä keskeisenä ajurina työvuorosuunnittelussa korostuu työntekijälähtöisyys, joka tarkoittaa entistä enemmän vaikutusmahdollisuuksia omiin työvuoroihin. Työntekijät haluavat myös tietää, mistä tehtävistä heidän työvuoronsa koostuvat. Työvuorojen tulee olla myös mahdollisimman tasapuolisia työntekijöiden näkökulmasta. Samaan aikaan organisaatioiden on pystyttävä reagoimaan muutostilanteisiin mahdollisimman vaivattomasti ja nopeasti, varmistamaan lainsäädännön ja sopimusten noudattaminen työvuorosuunnittelussa sekä maksimoimaan työvuoroista saatavissa oleva hyöty.
”Ergonomiaa huomioidaan entistä enemmän työvuorosuunnittelussa ja työntekijöille annetaankin nykyään suoria vaikutusmahdollisuuksia työvuoroihin.”
Työvuorosuunnittelun muuttuvien tarpeiden tyydyttämisessä auttavat koko ajan kehittyvät järjestelmät ja digitaaliset työkalut. Modulaariset, monipuolisista eri toiminnoista koostuvat ja asiakaskohtaisesti muokattavissa olevat ratkaisut taipuvat helposti eri toimialojen tarpeisiin. Näin ne mahdollistavat tehokkaan ja joustavan työvuorosuunnittelun lisäksi esimerkiksi asiakasvirtatiedon hyödyntämisen sekä työvuorokohtaisten osaamisvaateiden ja TES-ehtojen täyttymisen varmistamisen.
”Ergonomiaa huomioidaan entistä enemmän työvuorosuunnittelussa ja työntekijöille annetaankin nykyään suoria vaikutusmahdollisuuksia työvuoroihin. Esimerkiksi työntekijän mobiilisti toimivien itsepalvelujen kautta voi muun muassa jättää loman ajankohtaan liittyviä toiveita, napata itselleen vapaina olevia lisävuoroja ja sopia työvuoron vaihtamisesta. Kaikki nämä tekevät suunnittelusta työntekijälähtöisempää”, summaa Lyytinen ratkaisujen mahdollistamia ominaisuuksia.
Tyypillinen tilanne on se, että työvuorosuunnitteluun liittyvässä kehitystyössä tavoitteena on vaihtaa työvuorosuunnittelun järjestelmä. Tämä on usein yksi lopputulema, mutta järjestelmän lisäksi tärkeää on tunnistaa myös jokaisen organisaation toimintatapojen muutos järjestelmämuutoksen rinnalla ja osana koko työvuorosuunnittelun kehittämistä.
Koostimme työvuorosuunnittelun kehittämisen ja lähtötilanteen kartoittamiseksi listan kysymyksiä, joilla arvioida työvuorosuunnittelun kehittämisen ja työvuorosuunnittelujärjestelmän uudistamisen lähtökohtia omassa organisaatiossa.
Kun haluat kehittää työvuorosuunnittelua tai uudistaa järjestelmää, pohdi erityisesti näitä:
Jos aihe on teille ajankohtainen ja kaipaat asiantuntijan näkemyksiä, ota yhteyttä CGI:n työvuorosuunnittelun asiantuntijoihin.
Olen Jere Lyytinen ja toimin konsulttina CGI:llä työvoiman hallinnan ratkaisujen parissa. Olen työvuorosuunnittelun asiantuntija ja minulle on tärkeää löytää asiakkaillemme juuri heille sopivat ratkaisut tukemaan ja kehittämään heidän liiketoimintaansa ja sen erilaisia prosesseja.
