Kunnallisilla toimijoilla on merkittäviä vastuita tiedon säilyttämisessä ja arkistoinnissa. Nurmijärven kunta selätti yhdellä kertaa monta tiedonhallinnallista ja hankintaan liittyvää haastetta, kun arkistointiratkaisun valinta kohdistui puitejärjestelyllä CGI:n sähköiseen arkistointiin.
Ennen käyttöönottoa CGI:n sähköinen arkistointi oli Nurmijärvellä tunnettu taloushallinnon tarpeisiin soveltuvana ratkaisuna, mutta sittemmin käsitys käyttökohteista on laajentunut. Arkistoon siirrettiin ensimmäiseksi verkkolevyasemalla olleita pysyvästi säilytettäviä ympäristötoimialan suunnitelmia, ja tällä hetkellä työn alla ovat varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän tiedot.
”Ilman CGI:n arkistoa olisimme joutuneet tulostamaan varhaiskasvatuksen vanhat asiakirjat paperiarkistoon. Säästimme sähköisen arkistoinnin avulla paljon arkistotilaa, jota paperien säilytys olisi vaatinut”, kertoo Nurmijärven kunnan asianhallintapäällikkö ja tietosuojavastaava Hanna Elomaa.
”Meille on lisäksi tärkeää kyetä tarjoamaan tietopalvelua. Saamme paljon tietopyyntöjä esimerkiksi koulutodistuksista. CGI:n sähköinen arkistointi soveltuu tällaisellekin aineistolle”, Hanna Elomaa jatkaa.
Säästimme sähköisen arkistoinnin avulla paljon arkistotilaa, jota paperien säilytys olisi vaatinut.
Asianhallintapäällikkö ja tietosuojavastaava, Nurmijärven kunta
Arkistoratkaisun hankintapäätöstä ohjasi puitejärjestely
Julkishallinnon palvelukeskus Sarastian puitesopimuksella oli merkittävä rooli sähköisen arkiston valinnassa. Tämän tyyppinen sopimus mahdollistaa kuntien tuotteiden ja palvelujen hankinnan ilman erillistä julkista kilpailutusta. Puitejärjestelyllä myös varmistetaan hankintojen lainmukaisuus.
Sarastia kilpailutti arkistojärjestelmänsä keväällä 2021. Ensisijainen vaatimus kilpailutuksessa oli SÄHKE2-määräyksen mukainen yhteensopivuus sekä tiedonohjaus- että arkistojärjestelmän osalta. Kilpailutuksen voittivat SÄHKE2-sertifioidut CGI:n sähköinen arkistointiratkaisu Digital Archive ja tiedonohjausjärjestelmä VIRTA.
Nurmijärven kunnassa puitejärjestely koettiin sujuvaksi prosessiksi. Hanna Elomaa toteaa: ”Seurasimme tilannetta jo siinä vaiheessa, kun arkistointijärjestelmä oli Sarastian kilpailutuksessa ja kun vaatimusmäärittelyjä tehtiin, joten puitesopimukseen liittyminen tuntui turvalliselta ja helpolta vaihtoehdolta.”
Menestyksekäs järjestelmähankinta palkitsee nyt ja jatkossa
Arkistointi- ja tiedonohjausjärjestelmähankinta on koettu onnistuneeksi. Tyydyttävään lopputulokseen vaikutti, että käyttöönottoprojektin aikana sekä Nurmijärven kunta että toimittaja toivat esiin omia näkemyksiään ja kävivät läpi vaihtoehtoja toteutukselle hyvässä yhteishengessä.
”Päädyimme esimerkiksi aineiston siirrossa välttämään manuaalista toteutusta. Sen sijaan teimme järjestelmien välisen liittymän sekä komentosarjan, joka luo riittävillä metatiedoilla yhtenäisen rakenteen tiedostoille automaattisesti”, CGI:n projektipäällikkö Marja Vuorela kertoo.
Tiedonohjauksen ja arkiston välille rakennettiin oma rajapinta niin, että ne toimivat saumattomasti yhteen. Kunnan oman tiedonohjausjärjestelmän Dynasty TOJ:n tiedot siirrettiin VIRTA-tiedonohjausjärjestelmään, sillä tuossa vaiheessa ei vielä ollut mahdollista integroida Dynasty TOJ:ta suoraan sähköiseen arkistoon.
Järjestelmäkäyttö laajenee yhä. ”Näillä näkymin suunnitelmana on siirtää myös henkilöstöhallinnon tietoja arkistoon”, Hanna Elomaa sanoo.
CGI DataCycle360 -ohjelmistotuoteperheen sähköinen arkistointi on keskitetty ja järjestelmällinen tapa hallita asiakirjoja niiden koko elinkaaren ajan. Tutustu arkistointiratkaisuun ja kysy lisätietoja asiantuntijoiltamme.
