Internkommunikationen har utvecklats från den gamla medarbetarpärmen och anslagstavlan i fikarummet, via ett ganska statiskt intranät, till att idag vara ett informationsflöde som flödar både uppåt och nedåt i organisationen. Gamla rutiner har bytts ut mot moderna arbetssätt på den digitala arbetsplatsen, internkommunikation har bytt form och gått från att vara information från ledningen till att vara ett konstant informationsflöde i olika digitala verktyg.
"A och O är att informationen är värdefull för mottagaren"
Emil Wessberg, Digital Workplace-expert på CGI, har sett att en av huvudutmaningarna för kommunikationsavdelningen på företag är att bryta igenom bruset och säkra upp att viktig information verkligen når fram. Bruset är all annan information som medarbetarna exponeras för, information som de ofta behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Den värsta sortens brus är information som sprids men som ingen hinner konsumera och som inte är ett stöd i arbetet. Information som blir till en börda ”Jag borde läsa mer, men hinner inte” - det bruset.
Internkommunikation enligt gamla metoder
Länge har ett uppifrån och ner perspektiv varit rådande inom internkommunikation. Tågordningen var ofta att ledningen publicerade något på intranätet och kommunikationsavdelningen mejlade ut en länk till alla. Centralt producerad information var det allenarådande, information som skulle engagera och riktas till hela organisationen. En kanal, ett format och ett budskap som skulle passa alla.
När internet kom på bred front och blev en del av vår vardag var nyhetsportaler vanliga. Företag var inte sena att haka på och många webbläsare hade en intranätportal som startsida. Nu är det få som dagligen loggar in på en portal, utan vi förväntar oss att allt innehåll är lättillgängligt och relevant utifrån plats och kontext. Telefonens appar och sociala medier har också bidragit till att portalerna trängts bort.
"Drömmen om att alla börjar sin dag på en intranätportal för att läsa nyheter och instruktioner för arbetsdagen har bleknat i och med våra nya sätt att konsumera och söka information", berättar Emil.
Nytt sätt att se på internkommunikation på den digitala arbetsplatsen
Toppstyrningen av internkommunikation fungerar inte. Precis som i det privata vill vi läsa om det som händer nära oss. Lokalt förankrad information engagerar mer och har oftare innehåll som läsaren behöver för sitt arbete. Ett specifikt projekt kan behöva sin egen informationskanal, ett eget internt intranät för att sprida information i gruppen som sedan kan slingra sig uppåt i organisationen till det centrala flödet. Ett sätt att styra arbetet på den digitala arbetsplatsen är att sätta upp lokala samarbetshubbar med lokal information som driver informationsströmmen i rätt riktning till intresserade medarbetare. Det kan röra sig om chattgrupper, Facebook- eller Yammer-grupper eller Microsoft Teams - digitala platser där information kan riktas och styras så att rätt mottagare nås.
Läs mer
Har ni en strategi för hur er digitala arbetsmiljö förstärker engagemanget på arbetsplatsen? Träffa våra digitala experter för att utvärdera er internkommunikation.
Headless CMS gör innehållet till kung
Verktyg som Headless CMS är på stark frammarsch. Headless CMS är system där formgivningen frikopplats från innehållet och därigenom skapat förutsättningen att arbeta enligt content first. Innehållet produceras utan påverkan från hur det ska publiceras och sedan kan det användas i de kanaler som målgruppen befinner sig i utan att omarbetas.
"Intranätet går från att vara en webbsida med information till att vara en tjänst som andra system kan konsumera. Den lokala projekthubben prenumererar på information från intranätet samtidigt som intranätet samlar in information från hubben. Kommunikation handlar om att göra saker gemensamt. Botar och digitala assistenter kan konsumera tjänsten och hjälpa till när användaren ber om det".
Hur bryter internkommunikationen igenom bruset?
"Genom att låta ett centralt informationsflöde, i till exempel Yammer, vara delbart för diskussion i lokala flöden, som Teams, kan information inte bara spridas utan även förädlas och nå rätt person snabbare. De företagsledningar och kommunikatörer som lyckats bryta igenom bruset med sin internkommunikation är de som tagit vara på lokal information och vävt samman den med det centrala flödet. Information flödar både uppåt och neråt. Med hjälp av olika typer av verktyg, allt från taggning till Artificiell Intelligens som tolkar användarnas beteenden, kan innehållet i både det lokala och centrala flödet individanpassas för bästa relevans".
Nya normer för internkommunikation på den digitala arbetsplatsen
I en tid av informationsmättnad har både avsändaren och mottagaren ett ansvar. Mottagaren har ett ansvar för hur de väljer bort information och hur de reagerar på det de väljer att konsumera. På samma sätt måste avsändarens kommunikation inom företag vara genomtänkt och relevant. Det går inte att trycka ut ledningsgruppens kalkylark i organisationen och tro att engagemang kommer att uppstå i alla led.
"Det är när vi befinner oss i rätt sammanhang, med rätt information som vi skapar kommunikation och det är där och då som det skapas mervärde. Idéer blir bara värdefulla när vi delar dem. Den främsta digitala tjänsten? Det är din kollega", avslutar Emil.
Läs mer
Ladda ner vår guide till en effektiv internkommunikation
