Interna sociala medier kan främja både kultur och gemenskap på arbetsplatsen, och effektivisera kommunikationen kollegor emellan. Fördelarna är många – men hur gör man det på rätt sätt? Och hur säkerställer man att det inte ekar tomt i kanalerna? Vi tipsar om vägen till engagemang på arbetsplatsen genom interna sociala medier.
Möte med skeptikern
"Ska vi ha Facebook på jobbet?" frågar en av dina mest skeptiska kollegor, och tankar om det kommer vara relevant att vd:n delar sina kakrecept, marknadschefen sina semesterbilder eller löneadministratören helgens festplaner dyker snabbt upp. Det kan då vara lätt att gå i försvarsställning och tala om vad sociala medier på arbetsplatsen inte är och vad man helst inte bör dela där.
Berätta istället vad sociala medier på jobbet är: det är en mötesplats, kollegor emellan, för att dela jobbrelaterad information och kommunicera digitalt. Det kan handla om snabba frågor och svar, att dela kunskap om vad som händer i företaget eller branschen, att ge möjlighet att kommentera och gilla interna nyheter från organisationens intranät eller att bjuda in till olika aktiviteter på arbetsplatsen.
Spelar storleken roll?
Men behövs det inte en viss storlek på en organisation för att inte bli helt tyst och tomt? Jo, den stora nyttan med nätverk som sociala medier kommer när det är tillräckligt många som är aktiva. Alla anställda behöver inte vara aktiva genom att skriva nya inlägg, men tillräckligt många behöver delta i dialogen, gilla nya inlägg och svara på frågor för att nätverket ska kännas värt att delta i och skapa värde.
Det går inte att säga exakt hur många som behövs för ett framgångsrikt internt socialt media i en organisation. Det finns exempel på ganska små företag med 1 000 anställda som har ett väldigt aktivt och värdeskapande internt socialt media, medan andra exempel är riktigt stora företag där dialogen inte riktigt tar fart mer än i små isolerade öar, med några få aktiva.
Alla är inte aktiva - men de flesta läser eller engagerar sig i inläggen
På sociala medier och forum på internet finns en känd ”1-9-90”-regel som säger att det är 1% som är riktigt aktiva och skapar nytt innehåll, 9% som engagerar sig genom att gilla, dela eller kommentera men skapar inte själva något nytt och den stora majoriteten 90% är deltagare vars aktivitet inte syns, men som ändå är med och läser, lyssnar och deltar passivt.
Även inom ett företag är det ofta så att några få är väldigt aktiva, andra kommenterar och gillar, medan majoriteten inte är så aktiva. Det kan ändå vara värdeskapande, om man vet att majoriteten lyssnar, läser och tar till sig. En erfarenhet som riktigt aktiva deltagare har är när andra, mer digitalt försynta kollegor kommer fram på fikapausen och ger dig beröm för ditt senaste inlägg eller berättar hur mycket de uppskattar att följa dig. Så om du är osäker på nyttan, fråga några riktigt aktiva personer ifall de får positiv återkoppling från mer tysta kollegor.
Varför tar det inte fart?
Vad kan det bero på att det i vissa organisationer ändå inte händer, utan de interna sociala medierna ekar tomt och tyst? Till en stor del beror det på företagskulturen, där en kultur som bygger på tillit och samarbete, som gör att man är villig att dela med sig utan att direkt få någonting tillbaka, och där det är naturligt att hjälpa sina kollegor medan en mer konkurrensinriktad kultur sätter hinder för delningen.
För ett nystartat internt socialt media är det också en tidsfråga, det tar tid att ändra etablerade vanor och utveckla nya arbetssätt. För att komma igång behöver du en plan med konkreta förändrings- och kommunikationsaktiviteter. Passa på att engagera ambassadörer från olika delar av organisationen, som hjälper till att påminna sina kollegor. Annars är det enkelt att gå tillbaka till det man är van vid och fortsätta att maila varandra, men då tappar man möjligheten att involvera de som inte är med i mail-växlingen.
Vad kan du göra konkret?
Här kommer några tips och exempel på tillfällen när interna sociala medier passar bättre än andra kommunikationssätt:
-
Har en fråga som du inte vet vem som kan svara på? Visst har du varit med på en mailtråd som bara växer, med en ursprungsfråga som skickas vidare med ett ”nej, jag kan inte, men de där borta kanske vet”? Ett exempel på en sådan mailtråd hade hunnit växa under hela fem dagar och till slut involverade närmare hundra personer, men ingen av dem kunde svara på ursprungsfrågan. Samma fråga postades på interna sociala medier och inom fem minuter, kom ett tydligt och bra svar från en kollega som aldrig hade blivit inbjuden i mailtråden.
-
Har ett svar som du tror många är intresserade av? Hur ofta händer det inte att du svarar direkt på mail utan att först reflektera ifall det kanske är fler som skulle vara intresserade av svaret? Nästa gång du är på väg att maila ett svar till en kollega, tänk en gång till och posta det i interna sociala medier istället.
-
Öppna för dialog och ge fler möjlighet att komma med förslag och idéer till förbättringar. Bjud in individer till dialogen genom att @-omnämna dem, då får de en notifiering att du bjudit in dem, och andra kan se vilka du bjudit in.
-
Hylla din kollega som gjort en extra bra insats. Gör du det på interna sociala medier är det enkelt för andra att gilla och därmed också visa sin uppskattning till kollegan.
