Effektivitet och produktivitet. Ord som får vissa att sluta läsa, och andra att njuta. Vilken kan bero på om man själv effektiviserar eller blir ”effektiviserad”. Men alla vill vi göra mer med mindre och få ut mer av det vi lägger ner. Jens Weil, CGI:s expert på SharePoint- och Office365-baserade lösningar, vill bannlysa varenda onödig process och knapptryckning från vårt dagliga arbete.
Alla har dem: processerna man fasar för. Kvittoredovisningen, nyregistreringen av en leverantör, beställningen av en ny mobiltelefon när den andra ramlade ut ur fickan i taxikön och skärmen ser ut som ett surrealistiskt konstverk. Men man drar sig för att komma igång eftersom man vet att det är en process förknippad med obegripligheter, mystiska felkoder och en stor risk för att behöva göra fel.
"Märkligast av allt är att dessa processer och formulär med stor sannolikhet skapats ur en effektiviseringsiver, men resultatet har ofta blivit ett monster man aldrig avsåg att skapa. Och hela kontorsmiljön på ett genomsnittligt företag är ett universum av krångliga, dysfunktionella och/eller onödiga processer. Dessa bidrar ofta till förlorad kontroll vilket i sin tur lätt leder till stress och förlorat tid för sitt egentliga arbete", säger Jens Weil.
På jakt efter den tid som slösas bort
Inom Jens område, SharePoint/Office365-baserade lösningar, arbetar man med att se över och strukturera om IT-miljön på kontoret. Även om fokus för det arbete som Jens team levererar är en teknisk lösning baserad på en effektiv och pedagogisk kombination av verktyg och funktioner, börjar arbetet alltid med en djupdykning i kundens verksamhet:
”Att automatisera en serie knapptryckningar och handgrepp som användaren måste göra om och om igen är tacksamt och ger en omedelbar och synlig effekt. Men att eliminera behovet av att göra dessa handgrepp, istället för att enbart automatisera dem, ger de riktigt stora effektivitetsvinsterna och den produktivitetshöjning man vill ha”.
Därför börjar man alltid med att titta på hur arbetsdagarna ser ut, vilka funktioner man behöver komma åt, vilka rutiner man har. Baserat på denna kartläggning skapar man en plan för vad som behöver elimineras, förenklas eller automatiseras.
I skuggan av magin
Ett typiskt exempel som Jens gärna pratar om är onboarding-processen, det vill säga när en ny medarbetare ska in i systemen. Man ska registreras i katalogtjänsten och få en identitet med tillgång till de funktioner och den information man behöver. Sedan ska dator, telefon och applikationerna sättas upp och det är en process som på många sätt bara blivit svårare – särskilt när allt fler system köps som molntjänster.
”Det är nog inte alls ovanligt att det tar dagar eller veckor att komma igång som nyanställd. Samtidigt som vi gläds åt teknikframstegen och smått magiska applikationer baserade på till exempel machine learning, sakernas internet och mixad verklighet är denna administrativa process inte sällan krångligare än någonsin”.
Det synliga och det osynliga värdet
Jens påpekar hur viktigt det första intrycket är när man som nyanställd kommer in på ett företag. Att komma till ett skrivbord, starta upp sin dator och telefon – och allt är på plats och fungerar utan krångel. Och givetvis en fin välkomstkvast på bordet.
”Om man mäter hur lång handläggningstid ett visst ärende kräver från IT-avdelningen, och då tittar på en self service-lösning där användarna själva utför olika saker i en portal, ser man besparingen för IT-avdelningen, men inte för organisationen i helhet. Och definitivt inte de psykosociala effekterna av krånglig och stressig on boarding, jämfört med en smidig och positiv”.
Därför menar Jens att man, som hans team gör, alltid måste utgå från ett mer holistiskt perspektiv för att leverera effektivisering och produktivitetshöjning för hela organisationen. Och att man alltid arbetar modulärt så att produktiviteten kontinuerligt kan höjas genom olika insatser. Då slipper man monster.
