Poikkeama vahvistaa säännön

Liiketoiminnan automatisoinnissa laatu on yksi keskeisimmistä ja kriittisimmistä menestyksen tekijöistä. Jotta automaatio tuottaa arvoa, eli vaikkapa kustannus- ja aikasäästöjä, tulee automaatioasteen olla suhteellisen korkea ja prosessin vakaa. Mutta vaikka käyttöönotto olisi miten laadukas tahansa, prosessit eivät ole vielä tänä päivänä täysin autonomisia.

Robotit noudattavat etukäteen määriteltyä liiketoimintalogiikkaa, jota voidaan vahvistaa koneoppimisen malleilla, jolloin automaatioaste nousee kuin itsestään ajan myötä datamassan kasvaessa. Mutta paraskaan käyttöönotto ei kata kaikkia mahdollisia skenaarioita ja haasteita mitä reaalimaailma voi heittää vastaan. Syntyy tilanteita, joihin määritelty tai opittu säännöstä ei päde. Syntyy siis liiketoimintapoikkeamia.

Kaikkeen ei voi varautua

Käytännön esimerkki liiketoimintapoikkeamasta on vaikkapa viitteetön ostolasku, jota ei puuttuvasta viitetiedosta johtuen voida käsitellä. Vaikka automaatiota olisi terästetty koneoppimisella, ei tekoälykään pysty keksimään puuttuvaa viitetietoa. Tällaisessa tilanteessa prosessia ei pystytä viemään loppuun käytettävissä olevilla tiedoilla, vaan tarvitaan lisäinformaatiota ja ihmisen harkintakykyä.

Poikkeamia syntyy aina, eikä kaikkea ole mahdollista ennustaa eikä kaikkeen voi varautua. Poikkeama ei myöskään ole virhe, eikä tarkoita sitä, että käyttöön otetussa prosessissa olisi laatupoikkeama. Poikkeamia voidaan myös odottaa, mutta jokaista poikkeamatilannetta varten ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista huomioida käyttöönotossa. Jos poikkeama esimerkiksi syntyy vain karkausvuotena helmikuun 29. päivä, jos se on sunnuntai, on todennäköisesti kustannustehokkaampaa käsitellä nämä tilanteet manuaalisesti.

Poikkeamat automatisoinnissa ovat normaalia arkea

Kun poikkeamia syntyy, tarvitaan tukiorganisaatio ja protokollat poikkeamakäsittelyyn. Vastuu on tyypillisesti jakautunut liiketoiminnan ja prosessin ylläpidosta vastaavan tahon välillä. Tarvitaan saumatonta yhteistyötä ja jatkuvaa kehittämistä, jotta poikkeamavolyymiä saadaan laskettua ja automaatioastetta samalla nostettua. Tämä parantaa samalla automaation tuottamaa arvoa organisaatiolle.

Miksi sitten liiketoimintapoikkeamat ovat niin keskeinen käsite automatisoinnin kannalta? Siksi, että poikkeamat usein rinnastetaan teknisiin virheisiin, kun ne itse asiassa ovat ihan normaalia liiketoiminnan arkea. Ne edellyttävät liiketoiminnallista osaamista ja ymmärrystä siitä, mitä prosessin tulee saada syötteenä ja mitä sen tulee tuottaa.

Osaava kumppani on arvokas apu poikkeamien käsittelyssä

Harvalla organisaatiolla on vielä sisäisesti omia tiimejä sekä prosessikehitykseen että operointiin. Osaava kumppani pystyy tällöin toimimaan automaatio-organisaation luonnollisena jatkeena. Kumppani voi tällöin integroitua liiketoiminnan tueksi ja tukea niin poikkeamien käsittelyssä kuin muutostarpeissa. Se edellyttää avointa dialogia, yhteistä kieltä ja vahvaa molemminpuolista luottamusta.
 

Lue blogisarjan kaikki osat ja löydä keinot, joiden avulla suunnittelet automatisoinnin alusta saakka helposti ja fiksusti!

Pelasta liiketoiminta kyykkäämiseltä

Robottikin kaipaa hellää huolenpitoa

Automatisointi muuttaa työntekoa

Robotiikan POC:ia ei ole olemassa

Poikkeama vahvistaa säännön