Kun kunnan sovellushallinta on kunnossa, tietokoneiden äärestä ei kuulu ärräpäitä. Sovellukset toimivat ja työ sujuu. Jokaisella on sovelluspakissaan tarvitsemansa työvälineet. Uudet työntekijät käyttävät sovelluksia jo ensimmäisenä päivänä ja käyttöoikeudet on poistettu niiltä, jotka eivät niitä enää tarvitse. Sovellukset toimivat yhteen eikä samaa asiaa tehdä monella eri tavalla.
Kuntien kesken on toki isoja eroja, mutta keskivertokunnassa on tässä parantamisen varaa. Kunnan tietohallinnollakin on vain harvoin kunnollista kokonaiskuvaa käytössä olevista sovelluksista ja niiden käyttöoikeuksista. Parempi kokonaiskuva, sovellusten hallinta ja tiettyjen toimintojen automaatio voisivat säästää niin veronmaksajien rahoja kuin kunnan palkkalistoilla olevien hermojakin.
Asia on ajankohtainen juuri nyt, koska sote-uudistus muuttaa varsin rajusti kuntien toimintaympäristöä. Sovellushallinnan suunnittelu ja siihen panostaminen on tärkeä osa kuntien varautumista ja sopeutumista muuttuvaan tilanteeseen.
Toimintaa on joka tapauksessa uudistettava, joten samalla on hyvä mahdollisuus hoitaa sovellushallinta ja muut IT-asiat kuntoon. Esimerkiksi Nurmijärvellä IT-palveluiden uudistamiseen on jo paneuduttu, koska kunnassa haluttiin vastata kasvaviin tietoturvan vaatimuksiin ja palveluiden digitalisoimisen tarpeesen. Markkinakartoituksen perusteella kunta päätti kilpailuttaa palvelut ja päätyi CGI:n toimittamaan hybridi-IT-ratkaisuun.
Ryteikön ylläpitäminen tulee kalliiksi
Sovellushallinnalla on merkitystä myös kuntatalouden kannalta. Tulee kalliiksi ylläpitää ryteikköä, jossa eri toimialat ovat hankkineet yksittäisiä sovelluksia oman tarpeensa mukaan suuremmin ajattelematta esimerkiksi yhteensopivuuksia tai päivitettävyyttä.
Keskivertokaupungissa on käytössä useita satoja erilaisia sovelluksia. Riski on suuri, että niissä on myös päällekkäisyyksiä – tyypillistä on, että toimialoilla on esimerkiksi omat kulunvalvontajärjestelmät. Käytössä voi olla useita eri toiminnanohjausjärjestelmiä tai käyttöjärjestelmiä ja niiden versioita. Optimoitavaa siis on.
Joskus sovellus on otettu käyttöön vajavaisesti, jolloin siitä ei saada täyttä hyötyä. On riittänyt, että hyödynnetään tietyt kriittiset ominaisuudet eikä ole ajateltu, millä tavoin sovellus auttaisi järjestämään työt tehokkaammin. Esimerkiksi on hankittu HR-järjestelmä, mutta siihen liittyvää sähköisten matkalaskujen osio on jätetty käyttämättä. Tämän seurauksena kunnassa pyöritellään papereita pöydältä toiselle täysin turhaan.
Kaikkea tällaista paljastuu, kun ryteikköä aletaan raivata.
Kuntalaisten palvelukokemuksessa on parantamisen varaa
Sovellusten hallintaan liittyy suuri tuottavuuspotentiaali. Jos kunnissa pystytään parantamaan sovellusten käyttäjäkokemusta, prosessien tehokkuus paranee. Kun työaikana hoidetaan kuntalaisten asioita eikä aika kulu huonosti toimivien, päällekkäisten tai vajavaisesti käyttöönotettujen sovellusten kanssa, kuntalaisten kokemus saamastaan palvelusta paranee.
Pahimmillaan työntekijä joutuu kirjautumaan joka aamu töihin tullessaan useaan eri sovellukseen, koska ne eivät keskustele keskenään. Kallista työaikaa palaa kuntalaisten kannalta toisarvoiseen. Veronmaksajien rahoja käytetään myös toimintoihin, joita ei enää tarvitsisi tehdä ollenkaan, jos sovellusten ominaisuudet olisi otettu käyttöön. Monesti tilanne paranisi pelkästään varmistamalla, että sovellusten lisenssit ovat oikeilla henkilöillä ja vain heillä.
Kuntalaiset ovat tottuneet toimiviin digitaalisiin palveluihin muualla ja toivovat niitä myös kunnilta, joten tässä on paljon voitettavaa.
Ulkopuolinen asiantuntija näkee kokonaisuuden
Vain harvassa kunnassa on toistaiseksi mietitty, miten sovellusryteikköön ajautuminen olisi voitu välttää tai vältettäisiin jatkossa. Saattaa olla niinkin, että kunnan IT-hallinto on liian lähellä nähdäkseen kokonaiskuvan selvästi. Kokenut ulkopuolinen asiantuntija pystyy vertaamaan kunnan tilannetta muihin organisaatioihin ja toimintaympäristöihin kansallisesti ja kansainvälisesti, jolloin kehitystarpeet on helpompi havaita.
Sovellushallinta on tyypillinen esimerkki toiminnosta, joka kannattaa ulkoistaa. Päivittäinen käyttö-, hallinta- ja ylläpitotyö vaatii laajaa käytännön osaamista eri teknologioista. Samaan aikaan täyden hyödyn saaminen sovelluksista edellyttää kuitenkin ison kuvan hallintaa ja strategista ajattelua.
CGI:n kaltaisen ison toimijan etu on, että tunnemme useiden eri toimittajien järjestelmät, osaamme toimia niiden kanssa ja tiedämme, mihin ne pystyvät. Myös toimialojen haasteet ja tyypilliset muutospaineet ovat meille tuttuja. Meillä on vahva näkemys automaation tuomista eduista. Meidän ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan, vaan pystymme siirtämään parhaita käytäntöjä myös alalta toiselle ottaen samalla huomioon alan erityispiirteet.
Kehitys ei pysähdy. Me pystymme varmistamaan, että kunta on valmis vastaanottamaan myös digitalisaation seuraavan aallon.
Mikäli haluat valmistautua digitalisaation seuraavaan aaltoon, olemme julkaisseet avuksesi kuntapäättäjän oppaan IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen. Tilaa oma maksuton opas tästä!
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä aiheeseen liittyvät blogit:
Kirjoittajasta
Sami Sulkko
Yhteiskuntasuhdejohtaja
Missioni on nostaa digitalisaation mahdollisuudet jokaisen julkishallinnon organisaation johtoryhmän strategiseksi huomionkohteeksi sekä poliittisten päättäjien tietoisuuteen. Kuinka voisin auttaa sinua?
