Sovellushallinnan järjestämisen osalta kunnat ovat tällä hetkellä monin paikoin samassa tilanteessa kuin mitä liike-elämässä on oltu jo pidemmän aikaa. Meneillään oleva rakennemuutos ja kansalaisten kasvavat odotukset kuntien palveluja kohtaan edellyttävät kuntien IT-johdolta suunnitelmallisuutta, strategista otetta sekä järkeviä kumppanuuksia.
Sote-uudistuksen voimaantulon myötä kuntien IT-toiminnot kokevat muutoksia, kun suuri osa IT:stä siirtyy perustettavien hyvinvointialueiden vastuulle. Samaan aikaan kuntien vastuulle kuitenkin jää valtaosa muutosta edeltäneestä sovellusportfoliosta, josta on huolehdittava aiemmin odotetulla palvelutasolla ja kuitenkin entistä pienemmällä euromäärällä. Palveluiden tuottamisen yksikkökustannukset saattavat monessa kunnassa jopa tuplaantua sote-IT-palveluiden siirtyessä hyvinvointialueille.
Meneillään olevan rakennemuutoksen vuoksi kuntien on nyt pohdittava, miten saada kustannukset, tehokkuus sekä palveluiden ja järjestelmien ajantasaisuus optimaaliselle tasolle.
Liike-elämässä vastaavanlaisten haasteiden kanssa on painittu jo pitkään, kun esimerkiksi osaa liiketoiminnan prosesseista on jouduttu hallitsemaan usean eri sovelluksen kautta – ääriesimerkkinä tilanne, jossa osa yrityksen toiminnasta on myyty kilpailijalle tai toiselle toimijalle. Toiminnan rakennemuutos koskettaa aina myös IT-järjestelmiä ja järjestämisen kustannuksia sekä edellyttää strategista tarkastelua ja suunnittelua. Rakennemuutokset tarjoavat myös oivan tilaisuuden suunnitella ja toteuttaa uutta tilannetta parhaiten tukeva ja pitkälle tulevaisuuteen kestävä strategia, joka huomioi myös kustannustehokkaan ja modernin IT-operointimallin.
Hallittu siirtymä kaiken ytimessä
Liiketoimintasovellusten harmonisointi ja konsolidointi ovat olleet kestoaihe muun muassa teollisuudessa ja finanssisektorilla. On pohdittu, millä tavalla sovellukset ovat linjassa yrityksen strategian kanssa, miten ne tukevat liiketoiminnan digitalisointia ja ennen kaikkea sitä, miten järjestelmillä pystytään tuottamaan kilpailuetua. Pienempi joukko keskenään integroituja sovelluksia tuo tehokkuutta ja samalla kokonaisuus on hallittavampi ja kustannustehokkaampi ylläpitää. Digitalisaation kiihtymisen myötä slogan “every company is a software company” on arkipäivää usealle yritykselle, sillä kyky ylläpitää ja kehittää liiketoimintaa on tänä päivänä hyvin läheisessä kytköksessä sovelluksiin ja järjestelmiin. IT ja kyky hyödyntää sitä luovat kilpailuetua, ja tämä on pian arkipäivää myös kunnissa.
Yritysmaailmassa digitalisaatiotulvan synnyttämää sovellusportfolioiden kasvua on pyritty hallitsemaan esimerkiksi ottamalla käyttöön keskitettyjä, liiketoimintojen poikki integroituja ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmiä sekä tekemällä pitkän tähtäimen suunnitelmia portfolion hallinnointiin.
Mittava ERP-hanke on usein monivuotinen investointi, joka edellyttää tarkkaa muutosjohtamista sekä erityisesti käyttöönoton jälkeen onnistunutta vanhojen järjestelmien alasajoa sekä datamigraatiota. On tärkeää muistaa, että etenkään laajoja uudistuksia ei kannata – eikä yleensä voidakaan – tehdä kertarysäyksenä.
Usean yrityksen strategisena tavoitteena viime vuosina on ollut siirtää painopiste datajohdettuun toimintamalliin ja prosesseihin sekä hyödyntää alustatalouden tarjoamia mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämisessä. Samalla painopistettä on siirretty prosessien ja tietovirtojen integraatiosta tiedolla johtamiseen ja analytiikan täysimääräiseen hyödyntämiseen.
Kaikissa näissä esimerkeissä taustalla on kuitenkin pitkän tähtäimen strategia ja suunnitelma, liiketoimintalähtöinen kokonaisarkkitehtuurivisio ja strategia sekä ymmärrys tulevaisuuden liiketoiminnan tarpeista ja mahdollisuuksista. Aihe on myös kunnille erittäin ajankohtainen, mihin rakennemuutos tuo oivan purskeen viedä visio käytännön toteutuksiin ja osaksi kunnan arkea. Nyt on oikea aika suunnitella, linjata ja luoda kuntastrategiasta johdettu digistrategia sekä sitä parhaiten tukeva IT-operointimalli ja palvelut.
Toiminnallinen ja arkkitehtuurellinen visio tarvitsee taustalleen operointimallin ja palvelut, jotka tukevat toimintaa sekä ovat muokattavissa, skaalautuvia ja kustannustehokkaita.
Vaatimustaso kasvaa – vastauksena osaava palveluintegraatio
Kansalaisten odotukset kuntien palveluja kohtaan ovat paitsi korkealla, myös entistä moniulotteisempia. Kunnan sähköisten palveluiden on oltava tarjolla aika- ja paikkariippumattomasti, ympäri vuorokauden. Tässä katseet kääntyvät ennen kaikkea sovellushallinnan rooliin: palveluiden on oltava ajantasaisia sekä saavutettavissa, ja tiedon niiden välillä on liikuttava saumattomasti.
Kun kunnat suunnittelevat sovellusympäristön ja palveluiden uusimista, suositeltavaa on kääntyä sellaisen toimittajan puoleen, jolla on tarvittava tietotaito, osaaminen ja kumppanit kunnan sovellusympäristön hallintaan – eikä pelkästään muutaman sovelluksen osalta.
Muutosmatkalla apunasi kuntapäättäjän opas IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen
Nykyisellä ICT-palvelujen järjestämismallilla kunnat eivät pysty vastaamaan tulevaisuuden palvelutarpeisiin ja kuntalaisten kasvaviin odotuksiin. Samanaikaisesti kunnat kamppailevat elinvoimaan ja talouteen liittyvien haasteiden kanssa. Kuntapäättäjien tehtävänä on löytää näkemyksellisiä ja kustannustehokkaita tapoja vastata heille asetettuihin vaatimuksiin - tämä oppaamme auttaa sinua selviytymään tulevaisuudessa.
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä kuntien sovellushallintaan liittyvät blogit:
Kirjoittajasta
Jaakko Aaltonen
Kehitysjohtaja
Hei! Olen Jaakko ja erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. Kysy rohkeasti lisää!
