Kuva Jaakko Aaltosesta

Jaakko Aaltonen

Kehitysjohtaja

Sovellusten kasvava määrä vaatii kunnilta yhä enemmän resursseja toiminnallisuuksien ja palveluiden hallintaan sekä ennakoivaan ylläpitoon. Tätä vauhdittaa erityisesti meneillään oleva hallinnonalojen digitalisaatio sekä sote-uudistus. Puutteet voivat aiheuttaa pahimmillaan katkoksia kriittisissä kansalaispalveluissa.

Uuden maailman sovellushallinnassa haasteisiin on vastattu esimerkiksi palveluintegraatiomallilla, hyödyntämällä ennakoivaa palveluanalytiikkaa sekä tuottamalla palveluita toiminnan tarpeiden mukaisesti.

Kunnat, kuten myös yksityisen sektorin yritykset, ovat hankkineet sovelluspalvelut useimmiten ulkopuolisena palveluna. Rakennemuutos kiihdyttää tarvetta tarkastella sovelluspalveluiden järjestämisen strategiaa useasta eri näkökulmasta.

Kunnissa on käytössä huomattava määrä sovelluksia ja järjestelmiä, jotka ovat voineet olla käytössä useita vuosikymmeniä, osa jopa yli 30 vuotta. Ylätason käsitteenä voidaan puhua kahden eri kehittämissyklin sovelluksista: perusjärjestelmistä sekä asiakasta kohtaavista sovelluksista, joiden tarpeet esimerkiksi muutosnopeuden ja halutun toimintavarmuuden osalta saattavat poiketa merkittävästikin toisistaan. 

Pilvipalvelut edustavat uutta normaalia ja pohjautuvat usein konfiguroitavaan kaupalliseen tuotepohjaiseen ratkaisuun, kun taas perusjärjestelmät pohjautuvat usein koestettuun ja kypsän iän saavuttaneeseen teknologiaan, jossa useassa tapauksessa käytössä voi olla käyttötarpeeseen koodattu järjestelmä. Kumpaakin tarvitaan usein ja vielä samanaikaisesti, mutta tuen määrä, laatu ja kustannus poikkeavat niiden välillä usein suurestikin.

Perusjärjestelmien osalta tilanne halutaan pitää usein stabiilina ja hallittavana turvallisuudesta tinkimättä. Sovellusportfolion hallinnan näkökulmasta erityisesti pilvisovellusten määrän kasvaminen tietää kuitenkin IT-yksiköille yhä useampaa hallinnoitavaa sopimusta – varsinaisten sovellusten ylläpidon ohella. Oletusarvoisesti käytössä oleville sovelluksille tarvitaan kuitenkin yhtäläinen palvelukattavuus ja tuki. 

 

Tukiverkoston rönsyt haasteena

Kuntien hallinnoitavien sovellusten määrä lasketaan tavallisesti sadoissa, suurimmissa jopa tuhansissa. Sovellusten ylläpitokäytännöt, halutut palvelujen vasteajat sekä muut käytännön toiminnallisuudet voivat vaihdella sopimuksesta ja palvelusta riippuen huomattavan paljon. Käytön tuen verkosto voikin olla hyvin dynaaminen sekä toimintaan ja ylläpitoon liittyvien henkilöiden määrä paikoitellen hyvinkin suuri, samoin kuin toimijoiden verkosto, joka kunnille sovelluspalveluita tuottaa.

Sirpaloituneessa kokonaisuudessa horisontaalisten kyvykkyyksien, kuten esimerkiksi automaation ja robotiikan käyttöönotto, jää vajavaiseksi tai sille ei löydetä riittävää hyötypotentiaalia.

Uuden, kiihtyvän digitalisaation maailmassa sovellusten tukipalvelumallia tulee tarkastella ennen kaikkea strategisesta näkökulmasta: Miten sovelluksia hallinnoidaan optimaalisesti sekä onko malli tehokas, taloudellinen ja joustava? Tukeeko sovellusten hallintamalli kunnan digistrategiaa, onko käytössä tarvittavat kyvykkyydet, operointimalli ja osaaminen? Onko kunta valmis digiaikaan ja vastaamaan kuntalaisten kasvaviin palvelutavoitteisiin tehokkaasti, turvallisuudesta tinkimättä?

 

Reaaliaikainen tarkastelu keskiöön

Kyvykkyyksien näkökulmasta sovellusten käytettävyyttä ja suorituskykyä tulisi kyetä tarkastelemaan reaaliaikaisesti. Suoriutuvatko sovellukset vaaditulla suorituskykytasolla tukien toimintaa ja ydinprosesseja? Onko sovellusten konfiguraatio ajantasainen? Entä tietoturva?

Analyysi pitäisi pystyä ulottumaan koko portfolioon, etenkin toiminnan kannalta kriittisiin sovelluksiin ja järjestelmiin reaaliaikaisesti – ei vain jälkikäteen esimerkiksi kuukausittain tarkasteltavaa palveluraporttia varten. 

Sovellushallinnassa on erityisesti panostettava ennakoivaan ylläpitoon, jossa varhaisen ongelmanselvityksen, automatiikan ja analytiikan avulla ongelmat ja uhat voidaan tunnistaa etukäteen jo ennen kuin ne konkretisoituvat. Kapasiteettia, muutostarvetta ja skaalautumista tulee kyetä ennakoimaan – huomioiden niin teknologia, prosessit kuin palvelukyvykkyydetkin. Ne muodostavat kolminaisuuden, joka on linjassa keskeisten toiminnan strategisten painopistealueiden ja tavoitteiden kanssa.

Uusia kyvykkyyksiä ovat myös toimialojen käyttökontekstiin sidotut erilaiset itsepalveluratkaisut, joita voidaan usein ulottaa myös varsinaisille palveluiden loppukäyttäjälle saakka. Tällaisia ovat esimerkiksi itsepalveluportaalit, joiden avulla käyttäjä voi tuoda tarpeensa esille ja palvelupyyntöjä voidaan ratkaista automaation keinoin, odottamatta palvelupyynnön ratkaisua taustatoiminnoissa. Yksinkertainen esimerkki tällaisista ratkaisuista ovat erilaiset palveluchatbotit, jotka luovat palvelupyynnön tarvitsematta pyynnön ohjaamista usean eri kontaktipisteen kautta.

 

Palveluintegraatiomalli vastaa tulevaisuuden tarpeisiin

Uuden ajan kyvykkyyksiin liittyvä, ajankohtainen aihe on palveluintegraatiomallien ja -kyvykkyyksien käyttöönotto (SIAM, Service Integration and Management). Yksinkertaistaen SIAM-mallissa asiakas luo ja ottaa yhdessä palveluintegraatiokumppanin kanssa käyttöön viitekehyksen ja palvelut, jonka osana määritellään sovellushallinnan toiminteet, vastuut ja roolit koko sovellusportfolion ylläpidon osalta.

SIAM-palveluoperaattori voi olla esimerkiksi konesalipalveluiden nykyinen toimittaja, sovelluspalveluiden toimittaja tai muista palvelutoimituksista itsenäinen – jälkimmäinen vaihtoehto tosin on suhteellisen harvinainen suomalaisessa IT-markkinassa.

SIAM-viitekehykseen liitetään usein vastuu myös varsinaisista operatiivisista palvelunhallintatehtävistä pelkän päästä päähän -palvelukoordinoinnin sijaan. Samalla toiminnalle tuodaan laajempi tavoite onnistua kokonaistoimituksessa. Tällöin kyvykkyys huolehtii myös esimerkiksi käyttövaltuushallinnasta, ennakoivasta ylläpitotoiminnasta sekä palveluautomatiikasta koko sovellusportfolion osalta – myös kolmannen osapuolen tuottamien sovellusten ja järjestelmien osalta.

Tämän kaltainen järjestely on herättänyt kysymyksiä, voiko palveluntuottaja toimia tällaisessa ekosysteemissä. Itse asiassa kyseinen malli on kuitenkin ollut käytössä yksityisellä sektorilla jo pitkään ja esimerkiksi CGI:n kaltaisessa yrityksessä osa tavanomaista palvelutarjoomaa. Menettely on myös todettu hyvin toimivaksi. Suomalaisessa IT-palvelumarkkinassa IT-yhtiöt ovat tottuneet toimimaan ekosysteemeissä ja tekemään yhteistyötä.

Tulevaisuudessa pilvipalveluiden käyttö tulee kasvamaan entisestään. Kuntien ja kaupunkien IT-johdossa on käännettävä katse sovellushallintapalveluiden kokonaisuuteen ja siihen, millainen palvelumalli niitä parhaiten palvelee: Miten toimittajaekosysteemissä olevia toimijoita voidaan vaihtaa? Miten tieto eri sovellusten ja järjestelmien välillä integroituu? Miten kiihtyvässä digitalisaatiossa pidetään yllä tietosuojaa ja tilannekuvaa siitä?

Lopulta kyse on lopulta strategiasta ja näkemyksellisyydestä – Kanavoidaanko rajallinen IT-osaaminen palveluiden ylläpitoon, operatiivisten ongelmien selvittämiseen, häiriötilanteiden ratkaisuun ja palveluekosysteemin operatiiviseen koordinointiin vai toiminnan strategiseen kehittämiseen, digistrategian toimeenpanoon sekä palveluekosysteemin kehittämiseen? Tulevaisuuden älykäs kunta, todellinen Smart City reagoi muutoksen tarpeeseen välittömästi, myös IT-järjestelmien osalta.

Haluatko keskustella lisää? Olen mielelläni avuksi, ota rohkeasti yhteyttä!

  

IT-ulkoistuksesta strategiseen digikumppanuuteen – näin rakennetaan huomisen kunta

Kuntapäättäjien opas IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen

Nykyisellä ICT-palvelujen järjestämismallilla kunnat eivät pysty vastaamaan tulevaisuuden palvelutarpeisiin ja kuntalaisten kasvaviin odotuksiin. Samanaikaisesti kunnat kamppailevat elinvoimaan ja talouteen liittyvien haasteiden kanssa. Kuntapäättäjien tehtävänä on löytää näkemyksellisiä ja kustannustehokkaita tapoja vastata heille asetettuihin vaatimuksiin - tämä oppaamme auttaa sinua eteenpäin.

Tilaa opas tästä

 

Sinua voisi kiinnostaa myös nämä kuntien sovellushallintaan liittyvät blogit:

 

Kirjoittajasta

Kuva Jaakko Aaltosesta

Jaakko Aaltonen

Kehitysjohtaja

Olen Jaakko Aaltonen ja toimin liiketoiminnan kehitysjohtajana CGI:llä. Minulla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus liikkeenjohdon konsultoinnista, IT-ulkoistuksista, sovellushallintapalveluista, infrastruktuuripalveluista, sekä tieto- ja kyberturvallisuudesta niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture), palveluhallinta, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. ...