Digitaalisaatio asettaa kasvavia paineita julkisen sektorin sovellushallinnalle ja sen järjestämisen strategiselle suunnittelulle. Sovellushallintapalveluiden ulkoistaminen kannattaa – jos sen tekee hallitusti ja oikean kumppanin kanssa.
Suomen kunnat ovat kokeneita perustietotekniikan ulkoistajia. CGI:n alkuvuodesta teettämässä tutkimuksessa 93 prosenttia kuntapäättäjävastaajista kertoi, että heidän kuntansa IT:n infrapalvelut on ulkoistettu. Sen sijaan sovellushallinnan osalta ulkoistamisen osuus on huomattavasti pienempi.
Tilastokeskuksen mukaan isoissa kunnissa IT-kulujen osuus kaikesta käyttötaloudesta on noin 4–4,2 prosenttia, pienemmissä 2,3 prosentin luokkaa. Usean johtavan tutkimuslaitoksen, muun muassa Gartnerin, arvion mukaan ihanteellinen tapa jakaa IT-kuluja on kohdistaa noin 40 % budjetista ylläpitoon ja noin 60 % IT-palveluiden kehittämiseen. Kiihtyvän digitalisaation myötä tarve tehdä sovelluksiin liittyviä toimenpiteitä kasvaa koko ajan. Asiassa piilee kuitenkin samalla myös vaaran paikka: hallitsemattomana tehdyt toimenpiteet voivat kasvattaa sovellusten ylläpitoon sidotun kulun osuutta IT-budjetista suhteettoman suureksi.
Digitalisaation ja sote-uudistuksen myötä kuntien on syytä kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, miten ne hallinnoivat omaa IT-kokonaisuuttaan nimenomaan kokonaisuutena – ei pelkästään perustietotekniikkaa.
Sovellushallinnan ulkoistaminen synnyttää säästöjä
Useimmissa tapauksissa sovellushallinnan keskittäminen ja ulkoistaminen kannattaa. Monessa kunnassa sovelluspalvelut hankitaan usealta eri palveluntarjoajalta, jolloin kukin sovellus pohjautuu usein omaan erilliseen sopimukseen – ja usein myös omiin käytäntöihin per sopimus. Lopputulemana on usein ylläpidettävän sovellushallinnan osuuden kasvu osana IT-ylläpitokuluja. CGI:n teettämä riippumaton tutkimus tukee oletusta, sillä tulosten mukaan IT-palveluiden ylläpitoon menee kunnissa paikoittain jopa 60-70 prosenttia vuosittaisista IT-menoista.
Ei siis riitä, että sovellushallintapalveluita vain ulkoistetaan tai hankintaan palveluna, vaan niitä on myös keskitettävä. Sovelluspalveluiden keskittämisellä voidaan saada aikaan 25–40 prosentin kulusäästöt.
Kyselytutkimuksemme mukaan kunnat ovat ulkoistaneet IT-infrastruktuuriaan merkittävissä määrin in-house-yrityksille, joskaan ne eivät ole olleet oikotie onneen: sekä säästöjen että haluttujen kehittämisen prioriteettien kehittämisen osalta tavoitteet ovat usein jääneet saavuttamatta. Merkittävää vaikuttavuutta ja tehostusta on kuitenkin saatavilla keskittämällä ja ulkoistamalla sovelluspalveluiden ylläpito. Kunnilla on kuuluisa tuhannen taalan – tässä tapauksessa euron – paikka lähteä etsimään ratkaisua markkinalähtöiseltä toimijalta.
Piilo-IT tuottaa harmaita hiuksia
Suomalaisessa kuntakentässä sovelluksiin liittyvät menot katetaan yleensä toimialojen budjeteista. Tällöin IT-kuluja tarkastellessa tullaan usein huomioineeksi vain perustietotekniikkaan liittyvät kulut, jolloin “piilo-IT:n” osuus jää huomioimatta. Näin ollen kunnan johtajilla on usein vajavainen käsitys kunnan todellisista IT-kuluista ja huonot lähtökohdat kokonaisuuden kehittämiseen.
Kuntien onkin syytä keskittyä selvittämään erityisesti sovellushallinnan osuus IT-palveluiden ylläpitokuluista – usein se on yli 60 prosentin luokkaa. Markkinaehtoinen, avoin kilpailutus on usein järkevä vaihtoehto kokonaiskäsityksen ja ymmärryksen kasvattamiseen.
Sovelluspalvelujen hankinnassa kuntia luonnollisesti mietityttää, rajoittuuko kunnan mahdollisuus kilpailuttaa valitsemiaan toimijoita, mikäli palvelut hankitaan esimerkiksi yhdeltä isolta palveluntarjoajalta. Huoli on ymmärrettävä, mutta useimmiten turha. Ulkoistetussa palvelumallissa kunnilla on yhä vapaus kilpailuttaa toimijoita ja uusia sovellushankkeita.
Sovellushallintapalveluiden keskittämisen suuri etu on, että yksi niin sanottu prime-toimija pitää yllä kunnan IT-johdon kanssa ajantasaista näkymää kokonaisuudesta. Se korjaa virheitä, tekee koordinoitua muutoshallintaa, vastaa laajoista versiopäivityksistä, koordinoi koko palveluketjua sekä on lisäksi mukana sovelluskehityshankkeissa varmistamassa onnistuneen ja turvallisen käyttöönoton sekä käytön aikaisen tuen.
Tämän mallin ansiosta palveluntarjoaja voi olla myös mukana ketterässä kehittämisessä ja tehdä ennakoivia toimenpiteitä, varmistaa onnistuneita uusien palveluiden käyttöönottoja sekä laajoja muutoksia olemassa oleviin palveluihin.
Ulkoistetun sovellushallinnan edut
Mikä kaikki muuttuu ulkoistetun mallin myötä? Asiaa voidaan tarkastella kolmen pääkategorian kautta, joita ovat arvontuotto, toimitusmalli sekä hallintamalli.
1. Arvontuotto. Kapasiteetin ja prosessien hallinnan sijasta keskiössä tulee olla hukan minimointi eli se, miten voidaan toimia mahdollisimman tehokkaasti laajassa mittakaavassa. Tähän kuuluu olennaisena etuna esimerkiksi se, että asiakkaan käytössä on syväasiantuntijoita, jotka ovat välittömästi käytettävissä ratkomaan häiriöitä, ongelmia ja muutostarpeita. Palveluiden ylläpidon lisäksi sovelluskehittämisen syklit ja uudet innovaatiot vaativat kevyempää ja ketterämpää palvelumallia, mihin keskitetyllä sovellushallinnalla voidaan vastata.
2. Toimitusmalli. Palvelun toimituksen keskiössä on osaaminen, kokemus ja älykäs automaatio sekä sen täysimääräinen hyödyntäminen. Yksinkertaiset ja helpot tehtävät ratkaisee kone eikä ihminen. Asiantuntijat työskentelevät asiakkaan lähellä, jopa samoissa tiloissa. Asiakkaan käytettävissä ovat syväasiantuntijat, ja ketterillä tiimeillä on perusteellinen näkemys sekä asiakkaasta että sovelluksista. Fokus on asiakkaan toiminnassa – ei arvioituun työvoimaan sidotussa, usein palvelukeskusmallisessa toimituksessa.
3. Hallintamalli. Painopiste on siirtynyt toiminnan mittareihin eli siihen, miten palveluita käytetään ja hyödynnetään – miten kunnalle pystytään tuottamaan arvoa mahdollisimman läpinäkyvästi ja tehokkaasti. Perinteisen SLA/KPI-raportoinnin sijasta painopiste laadun mittaamisessa on kyvyssä tuottaa lisäarvoa.
Muutosmatkalla apunasi kuntapäättäjän opas IT-ulkoistuksen kilpailuttamiseen ja digitaalisen transformaation vauhdittamiseen
Nykyisellä ICT-palvelujen järjestämismallilla kunnat eivät pysty vastaamaan tulevaisuuden palvelutarpeisiin ja kuntalaisten kasvaviin odotuksiin. Samanaikaisesti kunnat kamppailevat elinvoimaan ja talouteen liittyvien haasteiden kanssa. Kuntapäättäjien tehtävänä on löytää näkemyksellisiä ja kustannustehokkaita tapoja vastata heille asetettuihin vaatimuksiin - tämä oppaamme auttaa sinua selviytymään tulevaisuudessa.
Sinua voisi kiinnostaa myös nämä kuntien sovellushallintaan liittyvät blogit:
Kirjoittajasta
Jaakko Aaltonen
Kehitysjohtaja
Hei! Olen Jaakko ja erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. Kysy rohkeasti lisää!
