Tiedolla johtaminen tarkoittaa yksinkertaisimmillaan tietoon perustuvaa parempaa päätöksentekoa. Jotta tähän päästäisiin, kuntien pitäisi kerätä sähköisesti tietoa ja kehittää verkkopalveluita, kuten oikea Smart City.
Olen tutkinut kuntien strategiajohtamista ja haastattelin pro gradu -tutkimukseeni kahtakymmentä kuntajohtajaa. Kysyin heiltä, mitä tietoon liittyviä tarpeita kuntajohtajilla on. Entä minkä tiedon varassa suomalaisia kuntia johdetaan?
Tutkimukseni osoitti, että kunnat haluavat hyödyntää tietoa nykyistä enemmän päätöksenteossa. Kunnilla on kuitenkin ratkaistavana monia haasteita ennen kuin tiedolla johtaminen toteutuu.
Ensimmäinen haaste on tiedon valtava määrä. Kunnat toimivat monella eri toimialalla ja ne ovat organisaatioina suuria. Tietoa on kunnissa niin paljon, että sen kerääminen, hyödyntäminen ja raportointi koetaan aikaa vieväksi ja merkityksellisen tiedon tunnistaminen ei ole aina helppoa.
Toisekseen kunnat eivät välttämättä tiedosta, mitä tietoa on olemassa esimerkiksi asukkaista ja ympäristöstä ja miten siitä saa parhaan mahdollisen hyödyn irti kunnan toiminnan kehittämiseksi.
Kolmanneksi haasteena on tiedon tulkitseminen. Miten tehdään analytiikkaa, joka lisää lukijan ymmärrystä aiheesta? Mikä tieto vaikuttaa mihinkin? Tässä tilanteessa käännytään usein meidän data-asiantuntijoiden puoleen, ja hyvä niin. Me voimme auttaa tiedon pureskelussa muotoon, josta on hyötyä sekä opastaa tiedolla johtamisen käytännöissä.
Tavoitteena parempi asukaskokemus
Kunnan tärkein tehtävä on kuntapalveluiden järjestäminen. Tutkimukseni perusteella kunnat haluavat kehittää palveluita vastaamaan asukkaiden tarpeita tietoa hyödyntäen. Kuntastrategioissa kuntalainen on toiminnan keskiössä. Tiedolla johtamisella tulisikin parempaa asukaskokemusta.
Tällä hetkellä aktiivisessa käytössä olevaa asukkaista kertovaa tietoa ovat esimerkiksi kunnan väestörakenteen muutokset. Niitä seuraamalla tehdään palveluverkkosuunnittelua ja varaudutaan tuleviin palvelutarpeisiin. Kunnat keräävät palautetta asukkailta, mutta toteutusta tulisi kehittää. Koulut, vanhuspalvelut ja kunnan asiakaspalvelu tuottavat omia palautekyselyitä, joita hyödynnetään niiden tarkoituksiin. Kuntien tulisi keskittyä tekemään laajempaa palautteen keruuta, jotta ne saavat kokonaiskuvan asukkaiden tyytyväisyydestä kunnan toimintaan ja voivat kehittää sitä isossa kuvassa.
Tutkimuksessani tyytyväisimpiä palautteen kerääjiä olivat kunnat, jotka tekivät säännöllisiä, suuren otoksen asukaspalautekyselyitä puhelinhaastatteluilla. Vastaavan voisi toteuttaa moderneja, digitaalisia työkaluja käyttäen ja näin kunnalla olisi ajantasainen pulssi asukkaiden tyytyväisyydestä.
Smart Cityssä peruspalveluiden tulisi olla nykyajan asiointitottumusten tasolla. Suomalaiset käyttävät sähköistä asiointia verottajan, vakuutusyhtiöiden ja pankkien kanssa. Kuntien verkkopalvelut kehittyvät toistaiseksi jäljessä. Kunnat keräävät tietoa edelleen manuaalisilla lomakkeilla, joka on aikaa vievää ja tietojen jatkohyödyntäminen on haastavaa. Tietoon ei päästä kiinni riittävällä tasolla ja analyysit jäävät tekemättä.
Sähköisesti kerätty tieto mahdollistaisi tiedolla johtamisen. Kun tieto kerätään ajantasaisesti yhteen paikkaan, jossa siitä muodostetaan raportointia, laajan tietopohjan hyödyntäminen tulee mahdolliseksi.
Johdosta ruohonjuuritasolle
Kuntien olisi asettava konkreettisemmat tavoitteet tiedolla johtamiseen. Asukaskokemuksen parantaminen on hyvä ylätason tavoite. Kunnan pitää kuitenkin tehdä myös huolellinen suunnitelma siitä, mitä muutoksia tämä edellyttää organisaation toiminnassa ja millä tiedolla toteutumista johdetaan. Tiedolla johtamisessa keskeisessä roolissa ovat organisaation toimintatavat.
Moni kunta onkin menossa tähän suuntaan. Kunnat ovat keränneet jo pitkään tietoja esimerkiksi asukasmääristä, työllisyyden kehityksestä, asukkaiden hyvinvoinnista, liikkumisesta sekä vapaa-ajan vietosta. Nyt tehtävänä on yhdistellä tiedot ja muodostaa entistä parempi ymmärrys siitä, mihin suuntaan ollaan menossa. Pelkkä data ei auta, jos ei ole yhdessä mietitty, miten tieto tukee ja ohjaa toimintaa.
Yhteinen tavoite edellyttää, että kunnissa työskentelevät ihmiset johtajista ruohonjuuritasolle ymmärtävät, mitä tiedolla johtaminen heidän työssään käytännössä tarkoittaa. Tiedolla johtamisen asenteen pitää lävistää koko kunnan organisaatio. Sen tulee olla valintoja ja toimintaa ohjaavana tekijänä muussakin kuin teknologiahankinnoissa.
Suuret kunnat työllistävät tuhansia ihmisiä, ja on haaste saada kaikki työntekijät toimimaan kohti yhteistä tavoitetta. Kuntaorganisaatioita johdetaan vaihtelevasti kuntastrategian tavoitteiden mukaisesti. Ylin virkamiesjohto on sisäistänyt strategian tavoitteet, mutta esimerkiksi keskijohdon arjessa strategian käytössä on eroja.
Kuntastrategian päättää kunnanvaltuusto, ja siinä esitetään niitä asioita, joita kunnan haluttaisiin olevan, usein elinvoimainen ja turvallinen paikka asua. Suomen valtio kannustaa julkishallintoa johtamaan organisaatioita tutkittua ja todennettua tietoa käyttäen. Tiedolla johtaminen kuuluu osaksi kuntastrategioita osoittamaan millä keinoin asetettuihin tavoitteisiin päästään.
Päätöksenteko tukeutuu kunnissa usein vahvoihin mielikuviin, kokemuksiin ja tunteisiin siitä, millainen kuntamme on ja miten asiat meillä ovat aina olleet. Kun tähän tuodaan rinnalle dataan perustuvaa tietoa, näkymä voi yllättää. Tällainenko kuntamme onkin?
En sano, että tiedolla johtaminen olisi aina helppoa. Se on kuitenkin paras tapa kehittää kunnasta kaikkia kuntalaisia parhaalla mahdollisella tavalla palveleva paikka elää.
Olemme tehneet kunnille oppaan, joka antaa työkaluja tiedolla johtamiseen, toiminnan kehittämiskohteiden tunnistamiseen sekä parempaan johtamiseen ja päätöksentekoon. Lataa opas tästä.
Blogi perustuu Anna-Maija Moilasen pro gradu –tutkielmaan. (Toteutuuko kuntastrategia? : suorituskyvyn mittaamisen käytännöt kuntastrategian johtamisessa, kesäkuu 2021, Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT, Kauppatiede, tietojohtaminen ja johtajuus)
Myös nämä blogit voisi kiinnostaa sinua
Kirjoittajasta
Anna-Maija Moilanen
Tietojohtaminen lead
Toimin tiedolla johtamisen liiketoimintavastaavana ja autan mielelläni kaikissa tiedolla johtamiseen liittyvissä asioissa.
