Tietojohtaminen on pitkään ollut kestoaihe kuntien strategioissa. Kaikki ovat sitä mieltä, että datan ja siitä jalostetun tiedon hyödyntämisen pitäisi olla osa tämän päivän kuntajohtamista. Odotukset ovat kovat ja valtiovarainministeriökin toteaa, että “tietojohtamisella voidaan parantaa toiminnan laatua, tehokkuutta ja vaikuttavuutta.”
Tietojohtamisessa hyödynnettävää dataa syntyy jatkuvasti kiihtyvällä vauhdilla. Pilvipalvelujen myötä edullinen tallennus- ja laskentakapasiteetti on kaikkien kuntatoimijoiden ulottuvilla. Teknologiset lähtökohdat tietojohtamisen innovaatioille ovat paremmat kuin koskaan aikaisemmin.
Tästä huolimatta tietojohtaminen on useimmissa kunnissa vielä lähtökuopissa. Syyt ovat syvemmällä kuntien toiminnan perusteissa kuin äkkiseltään voisi kuvitella.
Tietojohtamisen haasteet kunnissa
Ennen pureutumista tietojohtamisen problematiikkaan syvemmin on hyvä täsmentää käytettävää terminologiaa. Keskeistä on ymmärtää ero tiedon tuottamiseen käytettävien menetelmien ja työkalujen, sekä tuotetun tiedon hyödyntämisen välillä. Tiedonhallinnan tarkoituksena on tuottaa laadukasta tietoa mahdollisimman käyttökelpoisessa muodossa, kun tiedolla johtaminen viittaa tiedon hyödyntämiseen johtamisessa ja päätöksenteossa. Tässä artikkelissa tietojohtaminen tarkoittaa tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen yhdessä muodostamaa laajempaa kokonaisuutta.
Tietojohtamisen haasteista puhuttaessa katseet kääntyvät helposti tiedonhallinnan suuntaan. Usein ajatellaan, että ongelmat ratkeavat, kun otetaan käyttöön uusi tietoallas tai raportointiväline. Toiset taas laativat datastrategioita, jotka keskittyvät teknologialinjausten lisäksi kuvaamaan tiedonhallinnan organisointia ja hallintorakenteita.
On sinänsä aivan totta, että hyvin suunniteltu ja johdettu tiedonhallinta on edellytys tiedolla johtamiselle ja tähän liittyvää osaamista kaivattaisiin kunnissa lisää. Tietojohtamisen näkeminen teknisenä ja hallinnollisena asiana suuntaa kuitenkin huomion pois kaikkien olennaisimmasta asiasta, kuntien johtamisesta ja toiminnan kehittämisestä.
Kontekstualisoinnilla kohti tuloksekkaampaa tietojohtamista
Kaikki lienevät yksimielisiä tiedon hyödyntämisen roolista keskeisenä menestystekijänä nykyaikaisessa kuntajohtamisessa. Laadukas, selkeä ja riittävä tieto auttaa tekemään parempia päätöksiä ja kohdentamaan niukkoja resursseja sinne, missä niiden tarve on suurin. Tähän ei kuitenkaan päästä pelkästään keräämällä ja varastoimalla dataa, vaan sitä on kyettävä yhdistelemään ja jalostamaan käyttökelpoiseen muotoon.
Avainasemassa on datan kontekstualisointi, jossa yksittäiset tietoaineistot liitetään osaksi yhtenäistä ongelmanratkaisun käsitemaailmaa. Esimerkiksi pelkät bussien reittitiedot eivät vielä sellaisenaan ole kovin hyödyllisiä. Kun ne sen sijaan yhdistetään vaikkapa tietoon kunnan palveluverkoista, on mahdollista saada hyvä käsitys palvelujen saavutettavuudesta joukkoliikennettä käyttäen. Tätä kautta saatua tietoa voidaan edelleen hyödyntää joukkoliikenteen kehittämisessä.
Siinä missä onnistunut kontekstualisointi on välttämätöntä tiedon hyödynnettävyydelle, se on samalla hyvinkin vaativa tehtävä kuntajohtamisen näkökulmasta. Jalonen, Laihonen ja Lönnqvist kuvaavat artikkelissaan Tietojohtaminen osaksi kunnan strategista johtamista (2012) kuntien datamaisemaa osuvasti rosoiseksi. Rosoisuus aiheutuu päätöksenteon kohteena olevien ongelmien monimutkaisuudesta, joka vaikeuttaa tiedon kysynnän ja tarjonnan määrittelyä.
Mitä vaikeampi ongelma on kyseessä, sitä hankalampi on päättää minkälaiseen tietoon ja kontekstiin pohjautuen päätöksiä pitäisi tehdä. Mitä tietoa tulisi käyttää esimerkiksi kuntien työllisyyspalvelujen vaikuttavuuden arvioimisessa? Mikä osuus työllisyyden parantumisesta on kunnan omien toimien aikaansaannosta ja mikä seurausta yleisestä talouden suhdanteiden paranemisesta? Minkälaisia tietolähteitä on käytettävissä?
Tuloksellinen tietojohtaminen vaatii uudenlaista osaamista
Näin moniulotteisiin kysymyksiin vastaaminen vaatii syvällisen sisältöymmärryksen ohella kykyä analysoida toiminnan prosesseja ja tunnistaa ongelmanratkaisuun liittyvät keskeiset kysymykset, ilmiöt, käsitteet ja niiden väliset riippuvuudet. Tähän liittyvä osaaminen toimii puuttuvana linkkinä tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen välimaastossa. Se mahdollistaa monialaisille osaajille yhteisen kielen ja auttaa erottamaan merkityksellisen tiedon epäolennaisesta.
Toisaalta on lohdullinen tieto, että kuntien kohtaamien ongelmien ratkaiseminen on kaikille yhtä vaikeaa. Apua ja tukeakin on tarjolla. Valitsemalla oikeanlaiset kumppanit kunnat voivat merkittävästi parantaa ongelmanratkaisukykyään.
Kumppanien valinnassa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota toimittajien kykyyn ymmärtää ja jäsentää kuntien toimintaa laaja-alaisesti. Kaikesta datasta ja teknologisista edistysaskelista huolimatta tuottavuus voi kasvaa ainoastaan, kun toiminta muuttuu. Toiminnan muutoksen keskiössä ovat edelleen ihmiset ja ihmisten välinen vuorovaikutus.
Inhimillinen näkökulma on vahvasti läsnä myös tietointensiivisessä päätöksenteossa. Eräs kuntapäättäjä kysyi minulta aikoinaan, että “meneekö politiikan tekemisestä kaikki mielenkiinto, jos ruvetaan johtamaan tiedolla ja tekemään päätöksiä pelkkien faktojen perusteella?”. Vastasin että ei mene, päinvastoin. Tiedon tulkinta ja muuntaminen toimintaa ohjaaviksi valinnoiksi on prosessi, jossa faktat yhdistyvät tiedon vastaanottajan omiin arvoihin ja käsityksiin. Intohimoiselle poliittiselle debatille on tilausta jatkossakin.
Lue myös nämä aiheeseen liittyvät blogit
Kirjoittajasta
Jussi Vira
Kehitysjohtaja
Osaamisalueitani ovat kuntien strateginen suunnittelu ja digitaalisen muutoksen johtaminen. Minulla on myös laaja-alaista käytännön kokemusta dataan ja tekoälyyn pohjautuvista ratkaisuista. Kuinka voisin olla avuksi?
