Tiedolla johtamisen arvo on huomioitu julkishallinnon organisaatioissa, mutta ajantasaisen ja laadukkaan tiedon tuottaminen operatiiviseen toimintaan toteutuu vasta osittain.
Julkishallinnon organisaatioiden tiedolla johtamisen tavoitteena on kehittää tiedon jakamista ja hyödyntämistä läpi organisaation. Tämä vaatii teknisten valmiuksien lisäksi organisaatiokulttuurin muutosta ja yhteisiä tiedon hyödyntämisen käytäntöjä sekä niiden toimeenpanoa.
Tiedolla johtaminen tulee olla osa organisaation strategiaa ja sen toteutumisen seurantaan tulee määritellä mittarit. Huomionarvoista on myös se, että johdon sitoutumisella on suuri merkitys kokonaisvaltaisen tiedolla johtamisen toteutuksessa kohti organisaation tavoitteita. Julkishallinnon organisaatiot kokevat että henkilöstön välinen luottamus, vuorovaikutus, osallistaminen ja valmentava johtaminen tukevat tiedolla johtamisen tavoitteiden saavuttamista.
Näkemykset nojaavat loppuvuodesta 2021 toteuttamaamme selvitykseen julkishallinnon organisaatioiden tiedolla johtamisen nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Tulosten pohjalta toteutettiin kypsyysanalyysi tiedolla johtamisen toteutumisesta julkishallinnon organisaatioissa.
Tiedon johtaminen on tiedolla johtamisen perusta
Tiedon johtamisessa, eli johtamisessa tarvittavan datapohjan rakentamisessa, varmistetaan tarvittavan tiedon kerääminen ja jalostaminen hyödynnettävään muotoon. Moni organisaatio on tunnistanut merkityksellisen tiedon, mutta sen saatavuudessa on haasteita tai tietoa raportoidaan edelleen manuaalisesti, jolloin tietotarpeisiin vastaaminen ei ole ketterää. Tiedon koordinoinnin tulisi olla hallittua ja sen tulisi tapahtua yhdestä pisteestä. Tiedonhallinnan, tietovarastoinnin ja tietoarkkitehtuurin tulee olla riittävällä kypsyystasolla, jotta datan hyödyntäminen on ylipäätään mahdollista.
Tiedon koordinoinnin tulisi olla hallittua ja sen tulisi tapahtua yhdestä pisteestä
Tiedon kerääminen ja rikastaminen tulee toteuttaa tavoitteita palvelevilla työkaluilla ja teknologioilla. Moni organisaatio on tunnistanut pilviteknologioiden potentiaalin eri lähteistä kerättyjen, suurten datamassojen hyödyntämisessä ja analysoinnissa. Tiedolla johtaminen ei kuitenkaan edellytä pilveen siirtymistä. Tiedon johtamisen ollessa kunnossa organisaatiot voivat ottaa käyttöön edistynyttä analytiikkaa, toimintaa ennakoivia työkaluja ja tekoälyä, joiden potentiaalin moni julkishallinnon organisaatio on huomioinut, mutta harva hyödyntää niitä rutiininomaisesti. Analytiikan tarve kasvaa, kun tiedon havainnoinnista halutaan päästä kohti valmiita päätösehdotuksia.
Paremmat päätökset tehdään keskustelemalla tiedon äärellä
Tieto synnyttää arvoa sille, joka pystyy hyödyntämään sitä omassa toiminnassaan. Tiedon hyödynnettävyys on parhaimmillaan, kun tarvittava tieto on saatavilla ajantasaisena ja laadukkaana. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että organisaatiot haluavat käyttää tietoa yhdessä, keskitetyssä raportointiympäristössä, ja esimerkiksi tilannehuone on tapa tuoda tieto osaksi päätöksentekoa. On tärkeää huomata, että myös henkilöstön kyvykkyyksiä tulee kasvattaa niin, että tiedon hyödyntäminen päivittäisessä työssä on mahdollista. Siihen tarvitaan selkeät toimintamallit sekä avoimempaa tiedon jakamista organisaation sisällä ja joissain tapauksissa sen ulkopuolelle.
Tilannehuoneessa päätökset tehdään tiedon äärellä
Numerot eivät valehtele, mutta on tärkeä ymmärtää mitä ne tarkoittavat. Toteuttamassamme selvityksessä tuli vahvasti ilmi tiedonlukutaitojen merkitys tiedon käytössä - jos tietoja halutaan hyödyntää läpi organisaation, tulee varmistaa, että tiedon käyttäjät osaavat tulkita heille merkityksellistä tietoa. Tiedon hyödyntämistä ja tiedonlukutaitoja tulee kouluttaa ja organisaatioiden tulee varmistaa riittävä tuki tiedolla johtamisen tavoitteiden kirkastamiseen.
Kaiken ei kuitenkaan tarvitse olla kerralla kunnossa, sillä kypsyyden kasvattaminen organisaatiossa tapahtuu vaiheittan kokonaisuutta johtamalla. Siitä on hyvä lähteä liikkeelle, että tiedolla johtamisen potentiaalinen arvo on tunnistettu. Moni organisaatio onkin lisännyt sen osaksi strategiaansa. On tärkeää, että on huomioitu, että tiedolla johtamisen edellytys on johdon ja keskijohdon sitoutuminen sen toteutukseen, ja että se on paljon muutakin kuin raportointia.
10 askelmerkkiä kohti tiedolla johdettua organisaatiota
Tiedolla johtamisen kokonaisuus on laaja ja sen toteutukseen tulee osallistaa niin johtoa, esimiehiä, tiedon käyttäjiä, tietohallintoa kuin analytiikan osaajia. Nämä kymmenen askelta tulee huomioida matkalla kohti tiedolla johdettua organisaatiota.
- Tiedolla johtamisen tavoitteiden määrittely
- Johdon sitoutuminen ja tarvittavat resurssit
- Tiedolla johtamiseen tarvittavan osaamisen varmistaminen
- Tietotarpeen määrittely ja sen ketterä kehittäminen
- Tiedonkäyttöprosessien määrittely
- Tietovaraston ja dataintegraatioiden toteutus
- Tiedon laadun tarkastelu
- Raportointiympäristö ja sen ylläpito
- Edistynyt analytiikka päätöksenteon tueksi
- Tiedon hyödyntämisen tuki tiedon käyttäjille
Haluatko kuulla lisää tiedolla johtamisen mahdollisuuksista organisaatiossasi tai selvittää mistä lähteä liikkeelle tai kuinka edetä ylemmälle kypsyystasolle? Autamme mielellämme, minuun voit olla yhteydessä sähköpostitse katariina.raita@cgi.com.
Kirjoittajasta
Katariina Raita
Tiedolla johtamisen konsultti
Toimin projekti- ja palvelupäällikkönä sekä tiedolla johtamisen ja liiketoiminnan kehittämisen asiantuntijana. Erityisosaamistani on tiedolla johtaminen, strategiatyö, liiketoiminnan kehittäminen ja sen eri prosessit.
