Det finns många sätt att mäta ett företags digitala mognad. Allt från enkäter baserade på självuppskattning till avancerade modeller skapade på av forskare på anrika universitet. Oavsett metod eller resultat så är digitaliseringen en ständigt pågående rörelse, en ständig förändring, som företag måste relatera till. Ett företag som inte följer med i utvecklingen stannar inte bara upp i sin egen utveckling utan riskerar även att tappa i dragningskraft. En brist på digital mognad kan även skapa en företagskultur där skugg-IT frodas vilket är en stor säkerhetsrisk. Hur kan du som chef och företagsledare stötta din organisation i det digitala mognadsarbetet?
Vad är digital mognad?
Digital mognad beskriver hur långt ett företag eller organisation kommit i sin digitala transformation i förhållande till sin omvärld och vilka verktyg som finns tillgängliga. Jämförelsen kan göras inom företagets bransch eller i en större kontext så som mer övergripande i en region eller i ett land. De flesta har nått en högre digital mognad som privatpersoner än som yrkesutövare. Privat använde de flesta fler och modernare kommunikationsverktyg som chatt, videosamtal och social media-appar än de gör i sin yrkesroll.
Digital omognad skapar utrymme för skugg-IT
En osäkerhet kring informationsflödet internt kan påverka företagskulturen negativt
Är skillnaden mellan hur vi kommunicerar privat med möjligheterna vi har att kommunicera på jobbet för stor finns det en överhängande risks att medarbetarna hittar egna sätt att kommunicera. Det kan röra sig om chatt-appar, sociala media eller molntjänster som är utom företagets och IT-avdelningens kontroll. Det kallas populärt för skugg-IT och kan utgöra en stor säkerhetsrisk för företaget. Om dokument delas i privata molntjänster eller läggs upp på publika sociala media-plattformar har IT ingen möjlighet att styra vem som kommer åt informationen och vem som inte kommer åt den.
Att fel person kan få tillgång till företagets information är illa, men att behöriga personer inte har tillgång till den senaste informationen är nästan lika illa. Beslut kan fattas på gamla grunder och att leta efter information kostar i tid och effektivitet. En ständigt gnagande osäkerhet kring informationsflödet kan påverka företagskulturen negativt.
Teknik och företagskultur som motverkar skugg-IT
Tekniken är den lätta delen. De flesta företag idag har samarbets- och kommunikationsverktyg som till exempel Office 365, Microsoft Teams eller andra samarbetsplattformar, men de utnyttjas inte alltid till sin fulla potential. Företagskulturen är en hårdare nöt att knäcka. Allt som oftast krävs ett mål, en tydlig strategi och en förändringsledare för att bryta de invanda mönster och rutiner som finns på arbetsplatsen. Men det är inte bara upp till en förändringsledare att driva igenom den digitala transformationen med fast hand. Medarbetarna måste med på tåget och engageras för att bli förändringsbenägna.
En förändringsledares goda råd
Utmana arbetskamraterna i ditt team genom att skapa en dialog kring era arbetssätt
Anna Guldstrand arbetar som förändringsledare på CGI och har hjälpt många företag på deras digitaliseringsresa. Hon har stor erfarenhet av vilka hinder som brukar dyka upp på vägen men också vilken otrolig kraft det finns i digitaliseringen. Rätt gjord ökar den innovationslusten och effektiviteten, samt att den lyfter företagskulturen ur gamla tankebanor. Anna bjuder på tre tips du kan använda för att få med dig medarbetarna i förändringen och därigenom accelerera förändringsarbetet.
Tips 1: Utmana dig själv genom att utforska och prova nya arbetssätt. Utmana framför allt de invanda arbetssätten som dränerar din tid och gör dig mindre effektiv. Prova till exempel att försöka lösa en uppgift utan att använda mejl. Det finns många andra effektiva sätt att kommunicera och samarbeta, som till exempel chatt, delade dokument och samarbetsplattformar. Genom att tänka bort mejlen för en stund öppnas ögonen för en mängd möjligheter att samarbeta som inte fyller upp inboxen.
Tips 2: Utmana arbetskamraterna i ditt team genom att skapa en dialog kring era arbetssätt. Vilka hinder brukar ni stöta på och hur kan ni hjälpa varandra? Hur kan ni tillsammans testa nya arbetssätt och stödjande verktyg för att bli effektivare? Leta efter verktyg och rutiner som hjälper teamet komma över hindren och samarbeta bättre.
Tips 3: Uppmuntra varandra och visa uppskattning. Medarbetarna kan med små enkla medel visa varandra uppskattning när de tar sig an nya digitala arbetssätt och beteenden. Det kan vara att gilla ett inlägg eller kommentar på företagets sociala media, skicka emojis eller animerade gif:ar i samarbetsplattformen samt att på andra sätt uppmuntra medarbetarna att fortsätta utforska och testa nya verktyg och arbetssätt.
En uppmuntrande företagskultur är vägen framåt
När det finns en uppmuntrande kultur i gruppen och på företaget, när era arbetssätt är uppdaterade och de digitala verktygen är på plats – då är ni på väg mot digital mognad.
