Tablet specification

Framtidens lönelandskap – sömlöst, intelligent och användardrivet

Den snabba utvecklingen inom AI och API:er förändrar systemlandskapet i grunden. Med processautomation, AI-agenter och orkestrering kan företag integrera sina best-of-breed-lösningar i ett sömlöst digitalt ekosystem – anpassat efter verksamhetens behov.

POL möjliggör en framtid där kunder själva designar sina processer och låter användare arbeta i sina favoritverktyg. Allt integrerat och säkrat via API:er mot POL:s lönenära processer.
 

Kontakta oss

1 000 000
anställda får lön genom CGI:s olika lönesystem för privat och offentlig sektor
150 000
anställda får lön genom POL
100+
olika kollektivavtal hanteras i POL

Relaterade HR- och lönetjänster

HR och lön för privat sektor
HR och lön för offentlig sektor
Löneoutsourcing

Fördelar med POL lönesystem

Beprövat systemstöd
  • Ett av marknadens mest flexibla lönesystem för medelstora och stora företag och koncerner
  • Kraftfull lönemotor för hantering av över 100 kollektivavtal inom bland annat bank, handel och bygg och inom avtalen stora möjligheter till anpassningar
  • Effektivt – varje lönespecialist hanterar i genomsnitt 1 500–2 000 lönespecar per löneperiod
  • Skapat för och av våra kunder i ett gemensamt kunskapsutbyte över tid med användaren i fokus
Integrationer ligger i vårt DNA
  • Lång erfarenhet av komplexa kundprojekt med krav på olika typer av integrationer
  • API-lager för import och export av data till/från POL
  • Integrationer med banker, Skatteverket, Försäkringskassan, arbetsgivarintyg.nu, SCB, Svenskt Näringsliv, Collectum, Fora, Försäkringsgirot och andra försäkringsgivare
  • Integrationer med företags egna tids- och HR-system
  • Lönespecifikation skickad till plattformar såsom Kivra och Benifex
Säkerhet
  • Utveckling i enlighet med ett systematiskt säkerhetsarbete
  • Regelbundna säkerhetstester utförda av oberoende partners
Långsiktig trygghet
  • Vår support och våra konsulter ger er kontinuerligt stöd och hjälp med att utnyttja POL:s möjligheter till ett effektivt lönearbete
  • Kontinuitet och transparens i kundrelationen garanterar en tät dialog och en kort startsträcka för hantering av alla lönehanteringsärenden
  • CGI är ett av världens största konsultföretag med över 50 års erfarenhet av applikationstjänster för företag, organisationer och myndigheter över hela världen
Plus mycket mer …
  • Lönespecifikation med ditt företags egen logga och profilfärg
  • Mobilt stöd för tid- och reserapportering, attest och ledighetsansökan via Självservice
  • Inloggning till Självservice via BankID eller Freja+
  • Automatisk distribution av rapporter till fördefinierade mottagare
  • Möjlighet att köra provlön för snabb verifiering att en anställds lön har blivit rätt beräknad efter en förändring eller justering

 

Fördelar med CGI POL lönesystem

För lönespecialisterna

För lönespecialisterna – experterna – erbjuder vi en helhetslösning med alla verktyg som behövs för effektiv löneproduktion med hög automatiseringsgrad.

Vi arbetar kontinuerligt för att minimera manuella steg och göra lönearbetet så smidigt och friktionsfritt som möjligt. Automatiska påminnelser stödjer lönespecialisten genom att signalera viktiga händelser som kräver åtgärd. Tack vare POL:s stora flexibilitet kan systemet anpassas och lönehanteringen automatiseras i enlighet med löneföretagens kollektivavtal och andra önskemål.

En person sitter vid ett skrivbord och använder en laptop som visar en digital webbtjänst med text, bilder och navigeringsalternativ.
Löneadministration

Lönespecialistens huvudsakliga verktyg där allt som behövs för underhåll av person- och anställningsinformation, schemaläggning, LAS-information, arbetsgivarintyg, lönekörning med mera finns tillgängligt. 

Behörigheter och regelverk

Här hanteras behörigheter till de olika POL-applikationerna och Självservice. Alla systemanvändarkonton är knutna till verkliga personer vilket ger tillförlitlig spårbarhet där det går att se vem som har gjort förändringar och när detta har skett. I denna applikation hanteras även regelverk och inställningar som styr hur de olika POL-applikationerna arbetar.

Produktion av underlag till pensionsutbetalare

Automatisk hantering av försäkrings- och pensionsuppgifter till olika mottagare, såsom Collectum, Bankpension och Fora. Periodens pensionsmedförande lön och ersättningar, nyanställningar och avslut läses in från lönesystemet med en knapptryckning för eventuella vidare justeringar innan rapporten skapas till uppgiftsmottagaren.

Resultatredovisning

Möjlighet att utifrån lönekörningens resultattransaktioner skapa en fil till företagets ekonomisystem. I EKO skapas önskad konteringsautomatik innan överföringen till ekonomisystemet sker.

Rapporter och analyser

POL:s rapportgenerator levereras med en uppsättning fördefinierade mallar, såsom person- och anställningsuppgifter, jubilarer, löneutveckling, bokföringsunderlag, semesterskuld, personalomsättning, frånvaroanalys, övertidsjournal med mera. 

Du kan också enkelt bygga helt egna rapporter utifrån olika förutsättningar och villkor, t ex för att följa upp avvikelser efter en lönekörning. 
Skapa en rapport som du själv vill ha den – det är du som bestämmer urvalet, detaljnivån, sorteringen och summeringen.

Automatisk rapportdistribution 

Som ett tillval kan POL:s rapportgenerator kompletteras med automatisk generering och distribution av rapporter till förutbestämda mottagare, via POL Självservice och/eller e-post. 
Exempel: HR vill ha en månatlig rapport som visar övertidsuttag per medarbetare för den aktuella månaden och ackumulerat för innevarande år.

För medarbetare och chefer

POL Självservice är en portal där anställda kan tidrapportera, göra reseräkningar, ansöka om ledighet med mera. Här kan också chefer kommunicera direkt med medarbetarna via meddelanden och attestera, bevilja och avslå rapporteringar inför periodens löneberäkning. Automatiska påminnelser ger ett bra stöd samtidigt som lönespecialistens arbete avlastas. Självserviceportalen kan köras på en mobiltelefon eller surfplatta och nås via single sign-on, BankID eller Freja+.

Självservice – webbgränssnitt för medarbetare och chefer
Tidrapportering

Här kan den anställde rapportera avvikande tid, t ex sjukfrånvaro, semester och övertid mot det personliga arbetstidsschemat. Rapporten läses in i lönesystemet efter attest av chef i Självservice.
Kan även ställas in för rapportering av arbetad tid och tid som lagts ner på ett annat kostnadsställe än hemkostnadsstället.

Reserapportering

Rapportering av ersättningsanspråk för inrikes och utrikes resor, representation, kilometerersättning och utlägg.

Inskannade kvitton kan läsas in och bifogas så att attestanten har alla dokument elektroniskt. Attest sker via Självservice attestfunktion.

Söka/bevilja ledighet

Här kan den anställde ansöka om ledighet, t ex semester eller föräldraledighet. Ansökan skickas till chefen för godkännande eller avslag. Vid godkänd ledighet överförs informationen automatiskt till lönesystemet.

Personregisterutdrag

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har en anställd rätt att få information om vilka uppgifter som finns registrerade i företagets system. Med Personregisterutdrag kan den anställde själv skapa en rapport i pdf-format med de personuppgifter som finns lagrade om honom eller henne i lönesystemet.

Lönespecifikation

Efter att en löneberäkning genomförts kan den anställde se sin lönespecifikation i POL Självservice för såväl aktuell period som tidigare perioder.

Valfri rapport skickad till chefen

Via POL:s rapportgenerator kan fördefinierade rapporter såsom kvartalsrapporter och övertidsuttag regelbundet och automatiskt genereras och skickas till chefens personliga konto i Självservice.

Projektregister (bygg)

Del av POL:s systemlösning för bygglön. Här underhåller administratören de projekt som företagets anställda ska kunna rapportera tid på, t ex generella projektuppgifter, perioder för tidrapportering, ingående arbetslag, behörighetsgrupper, koppling till lönestatistikområden med mera.

Läs mer om POL Bygg

Era löner – vår kärnverksamhet

POL lönesystem

POL lönesystem består av en programsvit för lönehantering kopplad till en personaldatabas där all information om företagets anställda finns samlad. Vissa produkter är obligatoriska och ingår i en standardleverans medan andra kan köpas till i takt med att er installation byggs ut allteftersom behoven på företaget förändras.

Ladda ner produktblad

Era löner – vår kärnverksamhet

FAQ

Hur levereras POL lönesystem?

POL levereras som en SaaS-tjänst eller i form av löneoutsourcing. I SaaS-tjänsten tillhandahåller vi alla delar kunden behöver för att hålla lönesystemet i drift. Här ingår maskiner, operativsystem, licenser, underhåll, support, lokaler, säkerhet, produktion och de resurser som krävs för att upprätthålla hög prestanda och tillgänglighet.

Hur fungerar självserviceportalen?

POL Självservice är en tillvalsmodul där medarbetare enkelt kan tidrapportera, skriva reseräkningar, ansöka om ledighet, ta fram personregisterutdrag med mera. Chefer kan attestera tidrapporter och reseräkningar och bevilja ledighet. Chefer med ett självservicekonto kan också få fördefinierade rapporter automatiskt skickade till sig, t ex månadsvis eller kvartalsvis.

Hur hanterar POL GDPR och personuppgifter?

Du som kund och personuppgiftsansvarig ansvarar för de uppgifter som underhålls om era anställda i lönesystemet. CGI som personuppgiftsbiträde ansvarar för att funktioner finns på plats i lönesystemet för att rätta eller radera personuppgifter och tillhandahålla ett utdrag med de uppgifter som finns lagrade i lönesystemet.

Loggning sker när en användare av lönesystemet skapar, ändrar, tittar på eller tar bort en personuppgift.

Via funktioner i systemet kan du som kund dessutom själv bestämma när personuppgifter ska raderas efter att den anställdes avgångsdatum passerats.

Kan vi anpassa systemet efter våra behov?

En av POL:s största styrkor är möjligheten att via formler, parameterinställningar och regeluppsättningar anpassa lönesystemet efter aktuella kollektivavtal. Provlönekörningar kan utföras för att verifiera att en eller flera anställdas löner har blivit rätt efter en förändring eller justering av en formel eller inställning.

Vilka system kan POL integrera med?

Integrationer ligger i POL:s dna. Vi har idag integrationer med bland annat kunders egna tids- och HR-system, Skatteverket, arbetsgivarintyg.nu, banker, Försäkringskassan, SCB, Svenskt Näringsliv, Collectum, Fora, Försäkringsgirot och andra försäkringsgivare.

Med API:er öppnar sig helt nya möjligheter där företag själva väljer hur och när de vill hämta, lämna och använda informationen. Inom POL arbetar vi kontinuerligt med att utveckla API:er för utbyte av information mellan våra och myndigheters och våra kunders system.

Hur kommer man igång med POL lönesystem?

Vi har lång erfarenhet av att implementera POL hos nya kunder samt även utöka POL-installationer med ny funktionalitet hos befintliga kunder. Våra erfarna konsulter bistår med hjälp vid uppsättningen.

Hur går ett införandeprojekt till?

Projekten kan se mycket olika ut men genomförs med utgångspunkt i vår projektmodell där följande faser ingår.

  • Förstudier och införandeplan samt fastställande av omfattning med avseende på ingående moduler och integrationer.
  • Teknisk och applikatorisk uppsättning, testkonvertering och konfiguration av ingående applikationer. Kartläggning av inkommande och utgående integrationer. Regelverk för beräkningar enligt lagar och avtal i samråd med kund.
  • Produktionskonvertering, produktionsstart och acceptanstest, Första utbetalningen gjord i det nya systemet.
  • Utbildning och kunskapsöverföring. Överlämning av leverans från projekt till förvaltning. Leveransgodkännande och projektavslut.