Gapet mellan verksamhet och IT är apoteksbranschens dyraste problem - och det går att lösa

Jag har en bakgrund som är lite ovanlig i IT-branschen: jag är legitimerad apotekare som sedan länge arbetar som IT-arkitekt och produktchef för apotekssystem. Det betyder att jag har stått bakom expeditionsdisken, hanterat komplicerade receptärenden, och förstår hur en farmaceut känner sig när systemet beter sig oväntat eller när man inte vet hur man ska komma vidare. Det är just den kombinationen, när domänkunskap möter systemdesign, som jag tror är nyckeln till något som alldeles för många organisationer i branschen kämpar med.

Det jag ser, om och om igen, är en grundläggande frikoppling mellan hur verksamheten faktiskt fungerar och hur IT-systemen är designade. Det är inte ett tecken på dåliga beslut eller inkompetenta team. Det är ett strukturellt problem som uppstår när man bygger och implementerar system utifrån ett IT-perspektiv och inte ett verksamhetsperspektiv. Och det är ett problem vars konsekvenser nu förstärks av ett omvärldstryck som branschen aldrig har upplevt tidigare.

Tre kraftfulla förändringstryck som kräver svar nu

De närmaste åren ställer apoteksbranschen inför tre parallella utmaningar som var och en för sig hade krävt strategisk uppmärksamhet. Tillsammans definierar de ett paradigmskifte.

Nationella läkemedelslistan är nu fullt implementerad - men arbetet är inte över

Sedan december 2025 ska alla öppenvårdsapotek vara anslutna till Nationella läkemedelslistan (NLL). Redan innan utrullningen är fullständig har en statlig utredning (SOU 2025:71) har redan identifierat att registret, i sin nuvarande form, inte fullt ut möter de krav riksdagen ursprungligen lade fast 2017. Arbetet med att vidareutveckla NLL fortsätter, vilket innebär att de system som är integrerade mot den kommer att behöva anpassas löpande. För CTO:er och IT-chefer på apoteksbolag är frågan inte längre om man behöver en robust integrationsarkitektur mot NLL, utan hur väl förberedd den är för fortsatt förändring.

EHDS sätter en europeisk standard som apoteken måste förhålla sig till

EU:s förordning om ett europeiskt hälsodataområde (EHDS) trädde i kraft i mars 2025 och börjar tillämpas fullt ut från mars 2027. Till mars 2029 ska e-recept och expeditionsdata vara utbytbara över hela EU via plattformen MyHealth@EU. Läkemedelsverket har nyligen fått ett regeringsuppdrag att förbereda rollen som myndighet för digital hälsa under EHDS, med specifikt ansvar för de delar som rör apotek. Det innebär konkreta krav på interoperabilitet, datakvalitet och systemcertifiering som påverkar alla aktörer i kedjan. Den organisation som redan nu har välstrukturerade och dokumenterade dataflöden har ett betydande försprång.

Beredskapslagstiftningen lägger nya krav på IT-kontinuitet

Som jag har skrivit om tidigare rör sig även totalförsvarets krav in i apotekssfären. TLV:s, eHälsomyndigheten och Läkemedelsverkets utredningar om beredskapsapotek omfattar bland annat diskussioner om krav på redundanta, alternativa receptexpeditionslösningar vid kris som kan innebära att digital driftkontinuitet håller på att gå från "önskvärt" till regulatoriskt krav. Det är en dimension av systemdesign som sällan har vägts in historiskt, men som nu behöver göra det.

Det egentliga problemet är inte tekniken - det är hur vi kopplar den till verkligheten

Det jag har lärt mig efter år i skärningspunkten mellan apotek och IT är något som kan låta enkelt men som är förvånansvärt svårt att omsätta i praktiken: systemen måste designas utifrån hur verksamheten faktiskt fungerar, inte utifrån hur man tror att den fungerar.

I läkemedelsmiljöer är det här skillnaden mellan ett system som stödjer farmaceuten i ett komplext expeditionsärende och ett system som skapar ytterligare ett steg att hantera i en stressad situation. Det är skillnaden mellan ett system som hjälper till att förebygga en felexpedition och ett system vars varningar har blivit så frekventa att de ignoreras. Det är, i slutändan, skillnaden mellan IT som stärker patientsäkerheten och IT som skapar risker för den.

Den här typen av gap uppstår inte för att någon fattat dåliga beslut. Det uppstår för att de som förstår verksamheten djupast - farmaceuter, expeditionspersonal, apotekschefer - ofta inte sitter med vid bordet när systemkrav definieras, alternativt att de är med, men att kraven missförstås under resans gång.

Vad jag har lärt mig om vad som faktiskt fungerar

En insikt som har formats under åren: framgångsrika transformationsprojekt i apoteksmiljö lyckas inte enbart tack vare tekniken eller projektstorleken — de lyckas för att de är förankrade i hur verksamheten faktiskt fungerar på expeditionsnivå.

I reglerade miljöer som apotek kan en väldefinierad justering i ett arbetsflöde, eller ett förbättrat beslutsstöd i en specifik situation, ha oproportionerligt stor effekt på kvalitet och effektivitet. Det beror på att farmaceuter arbetar i högt tempo med hög kognitiv belastning. varje friktion som tas bort, varje rätt information som visas i rätt ögonblick, multipliceras över tusentals expeditioner.

Det kräver dock att man förstår var friktionen faktiskt sitter. Och det kräver att man har en metod för att fånga det. Inte via workshops med ledningsgruppen, utan genom att faktiskt följa arbetet nära och bygga tillit med de som utför det.

Tre saker brukar göra störst skillnad i praktiken:

• Kravdefinition som utgår från verksamhetens verklighet, inte systemets möjligheter. Det låter självklart. Men i de flesta organisationer speglar kravdokumenten det befintliga systemets logik, inte det faktiska behovet. Att utmana de antagandena, och bygga en gemensam bild av vad som egentligen behövs, är ofta det svåraste och viktigaste steget.
• Tvärfunktionell dialog som hålls levande under hela implementationen. Det räcker inte att involvera verksamheten i kravfasen och sedan överlämna till IT. De tolkningar och kompromisser som görs under vägen behöver kontinuerlig återkoppling från dem som förstår verksamhetskonsekvenserna.
• Mätning av rätt saker. Projektet kan leverera i tid och inom budget och ändå misslyckas om man inte mäter om den faktiska arbetsprocessen har blivit bättre. I apoteksmiljö innebär det att mäta saker som expeditionstid, antal avbrott i flödet, och hur väl systemet stödjer de ärenden som är mest komplexa, inte bara genomströmning.

Vad det här innebär strategiskt för apoteksbolagets ledning

Jag tror att det finns en tendens att behandla systemfrågor som tekniska frågor, och därmed delegera dem. Det är en logik som fungerar för många IT-investeringar. Men i apoteksmiljö, där systemens utformning direkt påverkar patientsäkerhet, compliance och kundupplevelse, är det en kostsam avgränsning.

Det pågående regelverkslandskapet i form av NLL:s fortsatta utveckling, EHDS-implementationen och beredskapskraven, gör dessutom att digitala systemval nu har en strategisk tidshorisont som kräver ledningens perspektiv. Valet av systemarkitektur idag avgör flexibiliteten att möta regulatoriska krav om tre, fem och tio år. Det är inte ett val som bör fattas enbart på kortsiktiga ekonomiska grunder.

Den fråga jag brukar ställa till ledningsgrupper i branschen är enkel, men inte alltid lätt att svara på: Vet ni faktiskt hur era system stödjer eller hindrar det dagliga arbetet på expeditionsnivå? Inte i teorin utan i praktiken, i de specifika situationer där det är som svårast?

Svaret på den frågan är en bättre utgångspunkt för strategiska systemdiskussioner än de flesta systemdemonstrationer och kravlistor.

Vill du veta mer? Kontakta mig.