Titania - Kokonaisvaltainen työvuorosuunnittelu

Osallistava työvuorosuunnittelu

Osallistavassa työvuorosuunnittelussa yhdistyy työntekijöiden toiveiden huomioiminen ja optimoinnin hyödyntäminen osana työvuorosuunnittelua. Osallistavassa työvuorosuunnittelussa järjestelmän optimointi auttaa varmistamaan osaamisen kohdentamisen optimaalisesti asiakas- tai potilastarve, ergonomia ja toiveet huomioiden oikein varmistaen samalla työvuorojen tasapuolisuuden. Tämä tehostaa erityisesti työvuorosuunnittelijan työaikaa.

Titaniassa toivepohjainen osallistava työvuorosuunnittelu perustuu tekoälyavusteiseen optimointiin, joka mahdollistaa työntekijöiden omien työvuorotoiveiden tekemisen yhteisesti sovittujen ohjeiden ja pelisääntöjen mukaisesti. Ratkaisu sisältää Työterveyslaitoksen suosituksiin perustuvan työaikojen kuormittavuuden seurannan ja tarjoaa ohjeistusta työvuoroergonomian toteutukseen.

Työaikojen kuormittavuuden huomioiminen edistää työn kuormituksen hallintaa, tukee palautumista sekä ylläpitää työkykyä ja -motivaatiota. Lisäksi menetelmä auttaa työnantajaa tunnistamaan ajoissa työajoista aiheutuvia haitta- ja vaaratekijöitä.

Osallistavan työvuorosuunnittelun hyödyt

• Mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihin
• Varmistaa osaamisen kohdentamisen
• Tukee työvuoroergonmista suunnittelua
• Varmistaa tasapuolisuuden vuoroissa
• Tehostaa työvuorosunnittelijan työtä
• Säästää henkilöstön suunnitteluun kuluvaa aikaa

Toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu

Toimintalähtöisessä suunnittelussa lähdetään liikkeelle siitä, että kriittisimmät työvuorot ja tehtävät täytetään ensin. Kun näkyvyys sekä henkilöstön osaamiseen että tehtävien vaatimaan osaamiseen paranee, voidaan osaaminen ja tehtävät sovittaa entistä paremmin yhteen. Käytettävissä olevat työntekijät voidaan sijoittaa sinne, missä on toiminnan näkökulmasta tarpeellisinta eikä resursseja kohdisteta liian vaativiin eikä liian helppoihin tehtäviin. Toimintalähtöisessä työvuorosuunnittelussa henkilökunnalla on myös mahdollisuus esittää toiveita.

Toimintalähtöisessä työvuorosuunnittelussa kysyntä ja tarjonta kohtaavat

Toimintalähtöisessä suunnittelussa voidaan lähteä liikkeelle siitä, että kriittisimmät työvuorot ja tehtävät täytetään ensimmäisenä. Kun näkyvyys henkilöstön osaamiseen ja tehtävien vaatimaan osaamiseen paranee, mahdollistuu myös tehtävien ja osaamisen parempi kohtaaminen. Resursseja ei kohdisteta liian vaativiin eikä liian helppoihin tehtäviin. Käytettävissä olevat työntekijät voidaan sijoittaa sinne, missä on toiminnan näkökulmasta tarpeellisinta. Myös toimintalähtöisessä työvuorosuunnittelussa henkilökunnalla on mahdollisuus esittää toiveita.

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun hyödyt

• Mahdollinen resurssivaje tai -ylitykset ovat selkeästi nähtävillä työvuorosuunnittelun, työvuoromuutosten ja toteumakirjauksen aikana
• Kun lähtötiedot määritellään kerran perusteellisesti, jaksokohtainen työvuorolistan suunnittelu vie huomattavasti vähemmän aikaa
• Näkyvyys suunnittelupisteen henkilöstön osaamiseen, osaamisen tasoon ja osaajien määrään paranee
• Toiminta- ja tarvelähtöinen työvuorosuunnittelu helpottaa ja selkeyttää työvuorojen suunnittelutyötä
• Työvuorojen suunnittelu kokonaisuutena nopeutuu ja suunnittelua voidaan tarvittaessa keskittää, kun suunnittelun lähtötiedot ovat kunnossa

Optimointiavusteinen työvuorosuunnittelu

Optimoivaa työvuorosuunnittelua hyödynnetään toimintalähtöisessä työvuorosuunnittelussa, joissa asiakas- ja potilastarve, osaamisvaatimukset, työaikasäännöt, työvuoroergonomia ja henkilöstön toiveet on sovitettava yhteen mahdollisimman tasapainoisesti.

Titaniassa optimointi tuottaa suunnittelijalle työvuorolistaehdotuksia asiakkaan määrittämien sääntöjen ja reunaehtojen pohjalta. Suunnittelun lähtökohtana on, että jokaisessa vuorossa on toiminnan tarpeen edellyttämä määrä henkilöstöä ja tarvittava osaaminen. Samalla huomioidaan työaikalainsäädäntö, työehtosopimukset, paikalliset pelisäännöt sekä kuormitukseen ja palautumiseen liittyvät työvuoroergonomian periaatteet.

Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet ovat osa optimointiavusteisen työvuorosuunnittelun kokonaisuutta. Työntekijöiden toiveita, prioriteetteja ja yksilöllisiä suunnittelutarpeita pyritään toteuttamaan mahdollisimman hyvin siten, että toiminnan tarve ja pakolliset reunaehdot täyttyvät. Optimointi huomioi toiveita yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, läpinäkyvästi ja tasapuolisesti.

Optimointi ei julkaise työvuoroja eikä tee lopullisia päätöksiä itsenäisesti. Se tuottaa työvuorosuunnitelmapohjan auttaen työvuorosuunnittelijaa vertailemaan vaihtoehtoja, tunnistamaan resurssi- ja osaamisvajeita jo suunnitteluvaiheessa sekä tekemään näkyväksi tilanteet, joissa kaikkia tavoitteita ei voida toteuttaa yhtä aikaa. Lopullisen työvuorolistan tarkistaa, viimeistelee ja hyväksyy aina suunnittelija tai asiakkaan määrittämä vastuuhenkilö.

Optimoivassa työvuorosuunnittelussa ratkaisu muodostuu yhteisten sääntöjen mukaan

Optimoinnissa suunnittelun järjestys on selkeä: ensin varmistetaan toiminnan tarve, oikea osaaminen ja pakollisten sääntöjen noudattaminen. Tämän jälkeen optimointi pyrkii toteuttamaan henkilöstön toiveet ja jakamaan työvuorot mahdollisimman tasapuolisesti.

Optimointi on erityisen hyödyllistä suurissa yksiköissä, joissa työvuoroihin tarvitaan monipuolista osaamista ja joissa useiden työntekijöiden, roolien, osaamisvaatimusten ja toiveiden yhteensovittaminen on käsin suunniteltuna haastavaa. Tavoitteena on ennakoitava työvuorolista, joka tukee sekä palvelun toteutumista että henkilöstön palautumista ja työssä jaksamista.

Työvuorosuunnittelun optimoinnin merkitys

• Kohdentaa henkilöstöresurssin esimiehen arvioiman asiakas- ja potilastarpeen mukaisesti
• Auttaa varmistamaan oikean osaamisen oikeaan työvuoroon
• Huomioi työaikalainsäädännön, työehtosopimukset, paikalliset pelisäännöt ja työvuoroergonomian
• Käsittelee henkilöstön toiveita yhdenmukaisesti ja tasapuolisesti
• Tuo resurssi- ja osaamisvajeet näkyviin jo suunnitteluvaiheessa
• Tukee palautumista ja vähentää kuormittavia työvuoroyhdistelmiä
• Vähentää manuaalista suunnittelutyötä ja tukee suunnittelijan päätöksentekoa
• Tekee näkyväksi mahdolliset osaamisvajeet asiakas- ja potilastarpeeseen verrattuna