Tunnistatko tilanteen, jossa arkisto ja asiakirjojen hallinta on jäänyt muiden projektien jalkoihin? Onko riskinä arkaluonteisen tai asiakasherkän tiedon päätyminen sellaisten henkilöiden nähtäville, joille tieto ei kuulu? Näissä tilanteissa on hyvä tunnistaa nykytilanne ja edetä askel kerrallaan kohti tehokkaampaa arkistointia. Juuri nyt on tärkeä huomioida, mihin jo olemassa oleva data siirtyy säilytettäväksi sairaanhoitopiireiltä hyvinvointialueille.
Kuka vastaa hyvinvointialueilla tiedostojen ja asiakirjojen lainmukaisesta säilyttämisestä? Kuinka monta järjestelmää on poistumassa aktiivisesta käytöstä? Onko näiden järjestelmien tietojen säilyvyys varmistettu? Arkistointisuunnitelman noustessa ajankohtaiseksi aiheeksi, on tärkeää ymmärtää nykytilanne ja lähtökohdat. Arkistosuunnitelma on syytä pitää mukana, jottei oleellista ja elintärkeää tietoa jouduta etsimään siirryttäessä toimimaan hyvinvointialueina 2023. Arkistot, kuten kaikki muutkin toiminnan osa-alueet siirtyvät muutoksessa enenevässä määrin digitaaliseen maailmaan.
Muutoksesta on mahdollista selvitä hyvän arkistosuunnitelman avulla. Kokemuksemme mukaan hyvän suunnitelman laatimiseen sisältyy neljä osa-aluetta. Poimi tästä vinkit ja kysymyslista suunnitelman tueksi.
1. Strategisen tason päätökset
Arkistosuunnitelman tulee aina olla ylhäältä johdettu ja on yleensä osa tietojohtamista sekä IT-portfoliota. Tällä ylätasolla tärkeää on tunnistaa, miten suunnitelma liittyy strategiaan, arvoihin ja toimintakulttuuriin. Tuetaanko digitaalista toimintaa, kestävää kehitystä ja/tai loppuasiakkaan tyytyväisyyttä? Näkökulmia on suuri määrä, mutta arkistosuunnitelman osalta on oleellista tunnistaa mahdolliset ristiriidat, ja toteuttaa hallittu prosessi, jolla riskejä minimoidaan ja vahvuudet otetaan osaksi päivittäistä toimintaa.
Jos arkisto ja asiakirjojen hallinta on jäänyt taka-alalle tai muiden projektien jalkoihin, on hyvä tunnistaa nykytilanne ja edetä askel kerrallaan kohti tavoitteita. Keskeistä on huomioida, miten ja mihin jo olemassa oleva data siirtyy säilytettäväksi hyvinvointialueille. Kannattaa myös muistaa, että vaikka arkistointiin ei olisi ollut vielä kohdentaa riittävästi resursseja ei hätä ole suuri. Tärkeinä on vain aloittaa keskustelu ja edetä pienin askelin kohti tavoitteita.
2. Luotettavat ja turvalliset kumppanit
Sote-uudistus on kokoluokaltaan massiivinen ponnistus, johon osallistuu suoraan sekä välillisesti suuri määrä toimijoita. On selvää, että mitä monimuotoisempi kokonaisuus on kyseessä, sitä suurempi merkitys on osallistujien ja kumppaneiden kokemuksella suurista hankkeista. Luotettava ja turvallinen kumppani on ensiarvoinen tuki arkistointisuunnitelmaa ja -projektia toteutettaessa. IT-talot pyrkivät tekemään parhaansa ennakoidessaan niitä kipupisteitä, joista on aikaisemmissa vastaavissa asiakasprojekteissa tai jatkuvan palvelun kautta opittu. Suunnitelmaa laatiessa on hyvä kirjata ylös ne vaatimukset, joita arkistointisuunnitelman toteutus vaatii. Hyvät vaatimukset liittyvät aina todelliseen tarpeeseen ja ovat keskenään linjassa.
3. Nykyaikainen arkistojärjestelmä / arkkitehtuuri
Oli kyseessä sitten tietoturva tai käytettävyys, on päivänselvää, että modernit sekä käytössä testatut ratkaisut antavat parhaat mahdollisuudet onnistua niin arkistoinnin käyttöönotossa kuin jatkokehityksessä, joiden pohjalta muodostuu kehittyvä ja moderni toimintaympäristö sote-ammattilaisten arkeen.
Viime vuosina yleisempiä keskustelun aiheita asiakkaidemme kanssa ovat olleet pilvipalvelujen mahdollisuudet, ja sähköinen asiointi kuten sähköinen allekirjoittaminen sekä asianhallinta. Sähke2 -sertifikaatti sekä SAPA tuovat omat vaatimuksensa arkistoratkaisun valintaan.
Oleellista on tunnistaa omat tarpeet ja löytää tarpeisiin soveltuvat modernit työkalut ja palvelut. Tekoäly voi kuulostaa hyvältä ja houkuttelevalta. Mutta jos organisaatio ja järjestelmäkartta ei mahdollista tekoälyn hyödyntämistä, syntyy siitä turhia kustannuksia ja ajankäyttöä.
4. Kokonaisratkaisu
Parhaassa tilanteessa päästään tekemään yhteistyötä toimittajan kanssa, jolla on kokemusta nykyaikaisten järjestelmien toimittamisesta sote-ammattilaisten käyttöön. Tällöin on mahdollista varmistua, että jo käyttöönottoprojekti tukee arkiston toimivuutta parhaalla mahdollisella tavalla.
Tavoitteena ei ole vain onnistunut projekti ja kokonaisratkaisu, joka on toteutettu aikataulussa ja budjetissa. Oleellista on myös varmistua, että järjestelmää on helppo käyttää ja se mahdollistaa arkiston tärkeimmät tehtävän. Oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja oikeilla henkilöillä.
Kokonaisratkaisua harkittaessa huolellinen projektisuunnitelma on keskeinen osa onnistunutta toteutusta. Projektisuunnitelman tulisi sisältää projektin kannalta oleelliset vaiheet: arkiston määrittelyn, vaiheistuksen sekä aikataulun, integraatioiden suunnittelun, metatiedot, testauksen, migraatioiden suunnittelun, koulutukset ja muutostenhallinnan.
Miten tästä eteenpäin?
Jotta arkistoasiassa on mahdollista päästä eteenpäin, on tärkeää ymmärtää nykytilanne ja lähtökohdat. Samoin oleellista on pitää arkistosuunnitelma mukana sote-siirtymän kokonaissuunnittelussa, jottei oleellista ja elintärkeää tietoa jouduta tulevaisuudessa etsimään kissojen ja koirien kanssa.
Jos heräsit pohtimaan kokonaisuutta, ota seuraava muistilista pohdittavaksi arkistojen osalta:
- Miten meillä johdetaan arkistoa?
- Kenen vastuulla ylimmässä johdossa arkistointi on?
- Miten arkiston toimintaa ja tehokkuutta mitataan, jotta arkisto tukee toiminnan mittareita parhaalla mahdollisella tavalla?
- Millaisia näyttöjä toimittajalla on julkisten toimijoiden ja arkaluontoisen materiaalin arkistoinnista? Millaista turvaa luo toimittajan koko ja referenssit?
- Miten voidaan varmistua siitä, että kumppaneilla on kokemusta tämän kokoluokan hankkeista?
- Millainen integroitavuus arkistoratkaisulla on?
- Onko ratkaisu osa ekosysteemiä vai joudutaanko jokainen integraatio rakentamaan alusta?
- Mitä sertifikaatteja järjestelmiltä vaaditaan?
--
Me CGI:llä käymme keskusteluja useiden hyvinvointialueiden kanssa. Tavoitteenamme on jakaa onnistumisia sekä parhaat käytänteet asiakkaidemme kanssa. Jos haluatte käydä läpi nykyistä suunnitelmaanne tai huomaatte tarvitsevanne apua arkistointisuunnitelma, ottakaa yhteyttä asiantuntijoihimme.
Kiinnostaako sote - lue lisää aiheesta:
Kirjoittajasta
Vili Urpilainen
Director
Olen Vili Urpilainen ja työskentelen CGI:llä johtajana julkisten asiakkaiden yksikössä.
